StandardisierungFIM für Services

Deutschland liegt bei der Nutzung von E-Government-Angeboten im internationalen Vergleich weit zurück. Mit dem im Sommer 2017 verabschiedeten Onlinezugangsgesetz (OZG) möchte die Politik den Durchbruch für modernes E-Government schaffen. Nun verbessert ein Gesetz allein die Lage noch nicht, schafft aber den notwendigen Rahmen. Wichtig ist aus Sicht der Kommunen, wie die weitere Ausgestaltung der Anforderungen und die gebotene Unterstützung aussehen. Wurde zunächst noch etwas schwammig von „möglichst vielen Verwaltungsleistungen“ gesprochen, die von Bund, Ländern und Kommunen für die Nutzer einfach und schnell über ein zentrales Verwaltungsportal angeboten werden sollten, wird es nun konkret. Es liegt ein Umsetzungskatalog vor, der 575 für die Bürger wichtige Leistungen umfasst. Das OZG verpflichtet alle Verwaltungen, diese Online-Dienste bis zum Jahr 2022 anzubieten. Das ist eine Herkules­aufgabe. Auch wenn diese Leistungen nicht alle die kommunale Ebene betreffen, so sind Kommunen mit ihren begrenzten Ressourcen und Mitteln für IT-Projekte doch besonders gefordert. Es ist offensichtlich, dass das nur in einer gemeinsamen Anstrengung gelingen kann.

Implementierungsaufwand der OZG-Vorgaben senken

Genau dort setzt das Föderale Informationsmanagement (FIM) an, das vom IT-Planungsrat zur Unterstützung bei der Umsetzung des OZG initiiert wurde. FIM ist der neue, bundesweit einheitliche Standard für Verwaltungsleistungen und dient dazu, leicht verständliche Informationen für die Bürger, einheitliche Datenstrukturen für Formularsysteme und standardisierte Prozessvorgaben für den Verwaltungsvollzug bereitzustellen. Erklärtes Ziel von FIM ist es, den Übersetzungs- und Implementierungsaufwand der OZG-Vorgaben zu senken. Dazu können die Verwaltungen auf qualitätsgesicherte Vorarbeiten und Grundlagen zurückgreifen, um digitale Antrags-, Genehmigungs- und Anzeigeverfahren einfach und rechtssicher umzusetzen. Zudem bietet FIM technische Möglichkeiten, die eine rasche Umsetzung erlauben. Damit sichert die Lösung nicht nur die Qualität der Verfahren durch eine einheitliche Umsetzung, sondern bietet auch erhebliche Potenziale für Einsparungen.

Leistungen, Datenfelder und Prozesse

Inhaltlich besteht ein FIM-Modell aus den Bausteinen Leistung, Datenfelder und Prozesse. Im Bereich Leistungen wird beschrieben, was eine Verwaltungsleistung ist, auf welchen gesetzlichen Grundlagen sie basiert und welche Einrichtungen und Organisationen an ihr beteiligt sind. Konkret beinhaltet das Modell auch die notwendigen Textbausteine, die juristisch geprüft sind und stets aktualisiert werden. Die Komponente Datenfelder definiert alle Daten, die für eine Leistung zwingend benötigt werden. Die Datenfelder werden standardisiert im FIM-Modell beschrieben und können für die Modellierung der Formulare importiert werden. Als drittes Element kommt die Prozessbeschreibung dazu, die den Ablauf sowie die erforderlichen Bearbeitungs- und Prüfschritte definiert.
In Analogie zu einem Kochrezept ausgedrückt, besteht ein FIM-Modell für eine Verwaltungsleistung also aus einer detaillierten Beschreibung des zu kochenden Gerichts mit Nährwertangaben (Leistungen), der ausführlichen und präzisen Zutatenliste (Datenfelder) und der Anleitung für die eigentliche Zubereitung (Prozess). FIM ist mit seiner Vielzahl an Modellen dann quasi das Kochbuch und geht über die Beschreibung hinaus noch einen entscheidenden Schritt weiter: Es bietet auch die Grundlage dafür, dass die Umsetzung der Verfahren in schneller Folge effizient erfolgen kann.

Modellierung, Wiederverwendung und Standardisierung

Dazu basiert FIM auf den drei Ansätzen Modellierung, Wiederverwendung und Standardisierung. Die Verwaltungsverfahren werden zunächst abstrakt in einem Modell beschrieben, das sich immer wiederkehrender Bausteine für Texte, Datenfelder und Prozesselemente bedient. Diese Bausteine sind fach- und vorhabenübergreifend. Mit den XÖV-Standards wird klar beschrieben, wie Daten mit einem Antrags- oder Fall-Management oder vorhandenen Fachverfahren auszutauschen sind.
Diese Kombination von Modellierung, Wiederverwendung und Standardisierung schlägt die Brücke zu modernen E-Government-Plattformen, die genau auf diesem Dreiklang basieren. Am Beispiel der Plattform cit IntelliForm, die FIM-Modelle bereits importieren kann, wird das deutlich. In cit intelliForm können die übernommenen Datenfelder zur Modellierung von Online-Formularen oder Formularassistenten genutzt werden. Auch dort wird Wiederverwendung großgeschrieben. Das gilt sowohl für kleine Beispiele wie immer wiederkehrende Feldgruppen, beispielsweise Adressen, als auch für übergreifende Komponenten wie eID, E-Payment oder Service- beziehungsweise Bürgerkonten.

Homogenes Bild für den Bürger

Aus dem Modell wird dann das fertige Online-Formular, die fertige Online-Anwendung generiert. Ändert sich etwas an der Gesetzgebung und damit am FIM-Modell, können die Änderungen durch den modellgetriebenen Ansatz schnell umgesetzt werden. Durch die Standardisierung der Umsetzung und die Verwendung einer einheitlichen Verwaltungsplattform wird nebenbei auch dafür gesorgt, dass alle Leistungen im gleichen Look-and-Feel angeboten werden und ein homogenes Bild für den Bürger entsteht.
Moderne E-Government-Plattformen bieten zudem einen weiteren wichtigen Vorteil: Für den Großteil der im Leistungskatalog des OZG aufgeführten Leistungen – über 500 – gibt es kein eigenes Fachverfahren oder das Fachverfahren kann die (Vor-)Prozesse online nicht unterstützen. Das heißt, die Kommunen müssen eine eigene Lösung schaffen, wie die Daten erfasst und in das Fachverfahren übertragen werden können. cit intelliForm bietet deshalb ein vollständiges Antrags- und Fall-Management.

Nürnberg, Augsburg und Erfurt verfolgen modellgetriebenen Ansatz

Darüber hinaus stellt die Plattform auch einen Online-Kanal zum Austausch weiterer Unterlagen oder beispielsweise für die Zustellung von Bescheiden bereit. Damit wird eine ergänzende Funktionalität geboten, die dem eingesetzten Fachverfahren unter Umständen fehlt. Die Mitarbeiter der Verwaltung können alle Anträge in einer zentralen Umgebung einsehen und bearbeiten. Damit sind Kommunen in der Lage, nicht nur die im OZG geforderten Leistungen einheitlich online bereitzustellen, sondern auch ganzheitlich online zu bearbeiten.
Mit FIM und der richtigen E-Government-Plattform kann eine Kommune hunderte von Leistungen online zur Verfügung stellen. Städte wie Nürnberg, Augsburg oder Erfurt verfolgen diesen modellgetriebenen Ansatz bereits seit Jahren und nehmen wie am Fließband neue Leistungen online. Auch Bundesländer wie Bayern oder Schleswig-Holstein sind mit cit intelliForm und der standardisierten Umsetzung und Bereitstellung von Verwaltungsleistungen für die Kommunen erfolgreich.