KitalösungenFreiräume geschaffen

In den circa 130 städtischen Kitas der Stadt Nürnberg mit ihren mehr als 530.000 Einwohnenden betreuen rund 1.900 Mitarbeitende über 10.000 Kinder. Die vorhandenen Verwaltungssysteme waren jedoch veraltet und nicht miteinander vernetzt. Daten der Kinder oder des Kitapersonals mussten in mehr als vier Systemen manuell erfasst werden. Weitere Verwaltungseinheiten sind auf genau diese Daten angewiesen, um zum Beispiel die Gebührenerhebung und -verwaltung, die Dienstplanung oder Zuarbeiten für die Kitas zu erbringen. Fehler in der Datenpflege der verschiedenen Systeme führten zu Ungenauigkeiten in der Datenlage, die aufwendig behoben werden mussten.

Von Mitte 2021 bis März 2023 hat Nürnberg daher einen erfolgreichen Marathon zur Einführung eines neuen Fachverfahrens geleistet. Eine fachliche Projektgruppe mit Mitarbeitenden aus Kitapersonal, Einrichtungsleitungen, Abteilungsleitung, Querschnittsverwaltung IT, Personal und Finanzen leistete die wichtigen Schritte von der Anforderungsdefinition über die Markterkundung bis hin zur europaweiten Ausschreibung des neuen Verfahrens. Im September 2022 wurde der Zuschlag an die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) mit dem Fachverfahren adebis­KITA erteilt und die Projektgruppe entsprechend erweitert.

Erst Prozessoptimierung, dann Realisierung

Die Stadt folgt seit Jahren konsequent ihrer Digitalisierungsstrategie, die da lautet: Prozessoptimierung vor Realisierung. Kundensicht statt Verwaltungssicht. Daher wurden bereits bei der Anforderungsdefinition für die neue Kitasoftware gelebte Prozesse hinterfragt: Können Abläufe für Kitas, Eltern, Kinder und Mitarbeitende aufgegeben, angepasst oder verbessert werden? Sind die neuen Prozesse medienbruchfrei, weitgehend automatisiert, aber auch selbsterklärend und intuitiv nutzbar? Woher kommen die Daten, wer ist für sie verantwortlich und welches ist das „führende System“ zur Datenhaltung und -pflege? Wie gelingt es, Doppel- oder Mehrfacheingaben künftig zu vermeiden? In Summe mussten diverse beteiligte Systeme und Stellen sinnvoll verbunden werden.

Die Stammdaten der Kitas wurden und werden auch künftig direkt im Jugendamt erfasst und gepflegt – nun allerdings von den jeweils zuständigen Abteilungsleitungen direkt in adebisKITA, die Änderungen veranlassen oder zur Kenntnis erhalten. Daten der Kinder und Eltern werden weiterhin direkt bei der Anmeldung im Kitaportal der Firma netgo erfasst. Über das gemeinsame Portal für alle Kindertageseinrichtungen in Nürnberg können Eltern von der Suche eines Kitaplatzes bis zur Anmeldung alles online erledigen. Die bereits bestehende bidirektionale Schnittstelle ermöglicht den Datenaustausch mit adebisKITA, das als führendes System fungiert. Änderungen an Daten werden von dort an das Kitaportal zurückgespielt, was Kitaleitungen von der Pflege entlastet.

Automatisierte Meldung an Aufsichtsbehörden

Personaldaten der Kitas werden in Nürnberg in der Software SAP HCM erfasst und gepflegt. Erstmalig hat die IT der Stadt Nürnberg nun eine Schnittstelle von SAP zum Fachverfahren adebisKITA programmiert und übermittelt die Personaldaten per UC4-Job. Damit ist jetzt eine automatisierte Meldung an die Aufsichtsbehörde der Regierung von Mittelfranken möglich.

Gesetzlich vorgeschrieben ist die Meldung aller Kinder und Mitarbeitenden einer Kita mit Buchungs- und Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten im onlinegestützten Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web des Freistaats Bayern. Hieraus errechnet sich ein Förderanspruch, der zu den Haupteinnahmequellen einer Kita gehört. Bisher musste dies für jedes Kind und jeden Mitarbeitenden manuell eingepflegt werden. Durch die zentrale Pflege aller Daten in adebisKITA reicht nun ein monatlicher Export an KiGiG.web zur Erfüllung dieser Anforderung. Die Kitaleitungen sind somit auch von dieser Aufgabe vollständig entlastet.

Auch die Zulieferung für die jährliche Statistik der Kinder- und Jugendhilfe an das Landesamt für Statistik brachte bisher – trotz nahezu identischer Daten – hohe manuelle Aufwände für die Änderung der Erfassungsform mit sich. Dank der im neuen Fachverfahren bereits vorhandenen Schnittstelle reicht nun ein Export, womit eine weitere Aufgabe für die Kitaleitungen entfällt.

Organisationsbezogene Einführung

Bei der Einführung von adebisKITA hat sich Nürnberg für ein organisationsbezogenes Vorgehen entschieden. Die Pilotabteilung mit 18 Einrichtungen identifizierte Fehler in den Abläufen und leistete wertvolle Vorarbeiten. Zeitgleich wurden die Daten erfasst und eingelesen sowie die Schnittstellen – etwa die zu SAP – programmiert und getestet. Die Einrichtungen erhielten Arbeitspakete wie „Ergänzungen im Datenbestand“ oder „Plausibilitätsprüfung“, deren Vollzug und Erledigung dokumentiert wurden. Parallel dazu wurden die entsprechenden Mitarbeitenden geschult. Erst nachdem die Kitas die jeweiligen Schritte vollzogen hatten, wurde der Programmzugang eröffnet.

Die Schulungsphase stellte eine besondere Herausforderung dar. Um den dauerhaften und fehlerfreien Betrieb zu gewährleisten, wurden mindestens eine Einrichtungsleitung und eine Stellvertretung geschult, in größeren Einrichtungen auch mehrere Stellvertretungen. Hinzu kamen die zentralen Bereiche des Overheads und der Querschnittsverwaltung. Rund 300 Personen mussten in einem engen Zeitraum von drei bis vier Monaten geschult werden. Allein aufgrund fehlender Kapazitäten an EDV-Schulungsräumen konnte dies nur online funktionieren. 

Keine manuelle Datenerfassung mehr

Im Sommer 2023 waren dann alle Daten von Kindern, Mitarbeitenden, Buchungszeiten, Gebühren und vieles mehr erfasst und zum 1. September 2023 startete das neue Betriebsjahr erstmals über adebisKITA. Seither werden in Nürnberg keine manuellen Datenerfassungen mehr durchgeführt. 

Das zentrale Fachverfahren, das über bereits vorhandene oder neu geschaffene Schnittstellen zur zentralen Datendrehscheibe wurde, entlastet die Kolleginnen und Kollegen seitdem erheblich. Die Erfahrungen nach der Einführung zeigen, dass – je nach Einrichtungsgröße –  von allen Beteiligten etwa fünf bis 35 Stunden pro Monat eingespart werden können. Vor allem die Kitaleitungen sind von zahlreichen Aufgaben entlastet und können sich den wichtigen pädagogischen Aufgaben widmen.