NiedersachsenInitiative für Kommunen

Wo stehen die niedersächsischen Kommunen bei der Digitalisierung? Dieser Frage spürt die im September 2023 gestartete Initiative Digitale Kommune Niedersachsen nach. Initiiert wurde sie von Landes-CIO Horst Baier. Mit der Umsetzung wurde der IT-Dienstleister Dataport mit seiner Marke dataport.kommunal beauftragt. Das Projekt will die Verwaltungen bei der Entwicklung einer Digitalstrategie und bei der Maßnahmenumsetzung unterstützen. Insgesamt haben sich mehr als 250 Kommunen angemeldet, die im Projektzeitraum bis Ende 2025 beraten werden. Der Beratungsprozess umfasst beispielsweise ein Online-Screening oder qualitative Interviews. Jede Kommune durchläuft so eine 360-Grad-Analyse und wird in Workshops bei der Ausarbeitung individueller Handlungsfelder begleitet. Mit über 100 Kommunen wurden auf diese Weise bereits strategische Leitlinien und Konzepte zu den wichtigsten Herausforderungen der Digitalisierung erarbeitet. Dabei hat sich gezeigt, wie unterschiedlich die Verwaltungen diesbezüglich aufgestellt sind.

Digitalisierung ist ein Querschnittsthema, das in den Kommunen oft auf Fachbereichsgrenzen und starre Strukturen trifft. Bei der Einführung der elektronischen Akte beispielsweise sind fachbereichsübergreifend alle Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter betroffen. Hier geht es nicht nur um Software, sondern auch um neue Arbeitsweisen. Damit diese Veränderungen angenommen werden, sind intern viele Gespräche zu führen. Auch muss Wissen geteilt werden. Das zeigt sich in den einzelnen Projekten der Initiative mit den Kommunen. 

Zusammenarbeit macht souverän

Erst durch eine aktive Kommunikation, Beteiligung, den Austausch und den Wissenstransfer wird die Digitalisierung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirksam. Die Initiative bietet dafür praktische Hilfestellungen an, unter anderem bei der Umsetzung digitaler Verwaltungslösungen oder in Form von Beratung zum Projektmanagement. Darüber hinaus ist die Initiative ein Forum, in dem die Verwaltungen den internen Austausch zur Digitalisierung verstärken können.

„Die Digitalisierung ist ein zentrales Thema in den Kommunalverwaltungen, und doch nur eines unter vielen“, sagt Projektinitiator Horst Baier. Gerade kleinen Kommunen fehlen oft die Ressourcen, um alleine große Schritte gehen zu können. Die Initiative fördert deshalb interkommunale Kooperationen. „Es klingt paradox, aber ein Schlüssel zur souveränen Kommune der Zukunft liegt in der Zusammenarbeit mit anderen Kommunen inklusive des Landkreises und externer Partner“, erklärt Ulrike Rausch, Gesamtprojektleiterin aufseiten von dataport.kommunal. Ob bei der Beschaffung von Hard- und Software, in strategischen Fragen oder beim Prozessmanagement: Die interkommunale Zusammenarbeit ist ein Erfolgsfaktor, der in vielen Verwaltungen die Effizienz steigern kann. Ein Schwerpunkt der Initiative ist daher die Bildung und Zusammenarbeit von kommunalen Verbünden. Das Projekt ermöglicht es, Kooperationsthemen zu entwickeln und die interkommunale Kommunikation nachhaltig zu verbessern.

Mit der Digitalisierung gewinnt das Prozessmanagement an Bedeutung. In den Workshops, die dataport.kommunal durchführt, ist dies das zweithäufigste Thema. Viele Kommunen stehen hier erst am Anfang. Laut Baier ist das wenig verwunderlich. „Immerhin gibt es in Kommunalverwaltungen eine sehr hohe Zahl an Verwaltungsleistungen und Prozessen. Da stellt sich oft die Frage: Wo soll man anfangen?“ 

Ein Wandel ohne festes Ende

Der Start gelingt durch eine Priorisierung der relevantesten Prozesse – gewichtet etwa nach Nutzungsfrequenz, Digitalisierungspotenzial, Anzahl der Beteiligten, Einsparmöglichkeiten, Machbarkeit der Optimierung oder der Akzeptanz. Diese Arbeit unterstützt die Initiative mit initialen Workshops. Nach dem Motto „Anfangen ist das Gebot der Stunde“ wird Prozessmanagement beispielhaft eingeübt. Da sich viele Prozesse in den Verwaltungen ähneln, ist auch hier eine interkommunale Zusammenarbeit von Vorteil. Findet beispielsweise ein Austausch über Standardprozesse statt, muss nicht jede Kommune alle Prozesse selbst erheben. Werden neue Prozesse außerdem über mehrere Kommunen hinweg gemeinsam eingeführt, spart das Kosten und verringert die Fehlergefahr.

Die Digitalisierung bedeutet für die Verwaltungen in der Praxis zunächst Mehraufwand, zumal analoge Prozesse oft parallel zu ihrem digitalen Pendant laufen. „Es ist ein kontinuierlicher Wandel ohne festes Ende, der die Arbeitsweisen in Kommunalverwaltungen tiefgreifend verändert“, beschreibt Ulrike Rausch die Entwicklung. Der Nutzen wird erst schrittweise deutlich. Um die Akzeptanz der Veränderung bei den Verwaltungsmitarbeitenden zu erhöhen, bietet die Initiative Workshops an, in denen Digitalstrategien erarbeitet und Methoden des Change Management vorgestellt werden.

Nur gemeinsam zu schaffen

„Der Fachkräftemangel wird sich verstärken.“ Diese Aussage tätigen Verwaltungsleitungen häufig im Austausch mit dem Team von dataport.kommunal. Die Digitalisierung verspricht im Gegenzug mehr Effizienz, obwohl dies oft noch ein Zukunftsbild ist. Ebenso verlangt die Bürgernähe, dass Routineprozesse digitalisiert und die Standardisierung vorangetrieben werden. Kommunen sind der Inbegriff eines funktionierenden Staates vor Ort. Diesem Anspruch wollen und müssen sie auch zukünftig gerecht werden. Sie sind wichtige Kontaktpunkte für die Bürger, in deren Vorstellung es keine geschlossenen Rat- und Kreishäuser gibt. Gleichzeitig benötigen die Verwaltungen Orientierung in einem sehr komplexen Umfeld und einen Fahrplan für die Umsetzung. „Genau das möchte das Land mit der Initiative erreichen“, fasst Horst Baier zusammen. 

Im direkten Austausch mit den Kommunen gelingt es der Initiative, Fehlstellen und Trends genauer zu benennen. Gleichzeitig stärkt sie den interkommunalen Austausch. Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Unterstützungsleistungen für Kommunen gezielt auf- und ausgebaut und neue Austauschformate etabliert werden. Denn wie Horst Baier betont: „Wir schaffen die Daueraufgabe Digitalisierung der Kommunalverwaltungen nur gemeinsam.“