IT-BeschaffungKein Selbstläufer

Im Juni 2024 hat der Bund erstmals eine EVB-IT-Rahmenvereinbarung eingeführt und mit EVB-IT digital ein digitales Tool zur Vertragserstellung bereitgestellt. Dieses Open-Source-Tool markiert einen wichtigen Schritt hin zur Digitalisierung der IT-Beschaffung. Das neue Instrument birgt für kommunale Vergabestellen viele Potenziale – die Nutzung bringt zugleich aber Herausforderungen mit sich.

Die EVB-IT-Verträge (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) sind vom Bund mit dem Branchenverband Bitkom abgestimmte Musterverträge für öffentliche IT-Beschaffungen. Sie gelten als interessengerecht und dienen der rechtssicheren und standardisierten Regelung unterschiedlicher IT-Leistungstypen. Es gibt elf Vertragstypen, die auf die jeweiligen Beschaffungskonstellationen zugeschnitten sind, zum Beispiel EVB-IT Cloud für die Nutzung von Clouddiensten, EVB-IT Kauf für den Erwerb von Standardhardware oder EVB-IT Systemlieferung für die Lieferung eines funktionsfähigen Gesamtsystems. Bislang fehlte jedoch ein EVB-Vertragsmuster für Rahmenvereinbarungen, die es Auftraggebern ermöglichen, wiederkehrende IT-Leistungen – etwa Hardware oder IT-Beratung – einmalig auszuschreiben und dann über Jahre hinweg flexibel abzurufen. 

Mit der neuen EVB-IT-Rahmenvereinbarung hat der Bund die elf bisherigen Vertragstypen in ein einheitliches, modulares System überführt. Anstelle separater Vertragstypen steht nun für Rahmenvereinbarungen ein Baukastensystem bereit, in dem öffentliche Auftraggeber bedarfsgerecht passende Module kombinieren können. Das soll die Erstellung von IT-Verträgen vereinfachen und Redundanzen abbauen.

Tool begleitet die Vertragserstellung

Das begleitende Tool EVB-IT digital führt die Anwender in Form eines interaktiven Interviews durch die Vertragserstellung. Insbesondere bei komplexen Beschaffungen mit Hardware-, Software- und Serviceanteilen reduziert es Fehlerquellen und beschleunigt die Verfahren. Gleichzeitig wird durch standardisierte, mit der IT-Wirtschaft abgestimmte Klauseln die Marktakzeptanz erhöht. Für Vergabestellen bedeutet weniger Anpassungsaufwand, beschleunigte Abläufe und höhere Rechtssicherheit. Zukünftig ist eine Erweiterung des Tools über Rahmenvereinbarungen hinaus vorgesehen, um eine umfassendere Digitalisierung der öffentlichen IT-Beschaffung zu ermöglichen.

Für kommunale Vergabestellen eröffnet das neue Tool die Chance, Verträge für komplexe IT-Vorhaben – etwa Fachverfahren, Schul-IT oder E-Akten – gleichbleibend strukturiert und einheitlich abzubilden. Die Module sind thematisch differenziert: Überlassung, Pflege, Anpassung, Systemintegration, Cloudnutzung oder projektbezogene Dienstleistungen lassen sich individuell kombinieren. Das ist ideal für die in der Praxis häufig anzutreffenden Mischkonstellationen.

Gleichzeitig verlangt diese Modularisierung ein tiefes Verständnis der technischen und rechtlichen Zusammenhänge. Jedes Modul bringt eigene Regelungsinhalte mit – zu Leistungsumfang, Mitwirkungspflichten, Mängelrechten oder Haftung. Werden diese nicht inhaltlich aufeinander abgestimmt, entstehen schnell systemische Brüche. So kann es beispielsweise zu Überlagerungen bei Gewährleistungsfristen kommen oder zu nicht auflösbaren Widersprüchen in der Leistungsbeschreibung. Besonders risikobehaftet ist dies, wenn neben Standardsoftware auch Dienstleistungen und Anpassungsleistungen erbracht werden sollen.

Kommunen tragen weiterhin Verantwortung

EVB-IT digital nimmt den Anwender strukturiert an die Hand und ersetzt das früher übliche manuelle Ausfüllen umfangreicher Musterverträge. Dadurch steigt die formale Konsistenz, die inhaltliche Verantwortung aber bleibt: Wer Module auswählt, muss wissen, welche Leistung er damit vergibt – und welche rechtlichen Wirkungen dies entfaltet. Die Komplexität der Abfrageoberfläche ist dabei Ausdruck der inhaltlichen Komplexität der zugrunde liegenden Vertragsarchitektur – und erhöht den Bearbeitungsumfang. 

Ohne konzeptionelle Vorbereitung – etwa durch ein internes Leistungsverzeichnis mit Modul-Mapping – und ohne qualifizierte rechtliche Prüfung lassen sich rechtssichere Verträge nicht zuverlässig generieren. Kommunale Auftraggeber sollten daher interne Zuständigkeiten klar regeln, fachliche und juristische Beratung frühzeitig einbinden und mit eigenen Leitlinien zur Modul­auswahl arbeiten. Nur dann wird die Modularität zum Instrument der Klarheit – und nicht zur Quelle neuer Unsicherheiten.

Fazit: Mit EVB-IT digital und der neuen modularen Rahmenvereinbarung steht öffentlichen Auftraggebern erstmals ein digitales Instrument zur Verfügung, das nicht nur die Vertragserstellung standardisiert, sondern auch einen neuen Beschaffungsstandard für die öffentliche IT-Vergabe etabliert. Der modulare Aufbau erlaubt eine präzise Abbildung komplexer Leistungskonstellationen, setzt aber zugleich strukturiertes Vorgehen, vergaberechtliches Verständnis und methodische Klarheit voraus. Allerdings ist das Tool noch nicht ausgereift. Die Vielzahl abzufragender Parameter, die teils anspruchsvolle Modullogik und der weiterhin erforderliche individuelle Nachbearbeitungsaufwand zeigen, dass EVB-IT digital kein Selbstläufer ist.

Um das Potenzial voll zu nutzen, braucht es klare interne Prozesse, fundierte Entscheidungskompetenz und – insbesondere bei anspruchsvollen Vergaben – qualifizierte rechtliche Begleitung. Nur dann wird aus einem digitalen Werkzeug ein wirklicher Fortschritt: für rechtssichere, wirtschaftliche und zukunftsfeste IT-Beschaffungen im öffentlichen Sektor.