LecosKivan in neuer Version

Sie haben die Kita-Gesetze der Bundesländer studiert, Kindergarten-Betriebserlaubnisse angesehen und Satzungen gelesen. Sie haben Wünsche von Betreuungseinrichtungen und Trägern ausgewertet und Anregungen von Bestandskunden aufgenommen: Die Entwickler der Kita-Fachanwendung Kivan haben sich in die stark differierenden Prozesse bei der Betreuungsplatzvergabe in deutschen Kommunen tief eingearbeitet und diese dann in eine neue Version von Kivan übertragen. Ergebnis ist eine hochflexible Lösung, die alle Anforderungen an rechtssicheres und transparentes Kitaplatz-Vergabe-Management erfüllt. Anfang April wurde das neue Kivan mit der thüringischen Landeshauptstadt Erfurt dem ersten Kunden übergeben. „In nur einem Jahr haben wir die Anwendung völlig neu aufgesetzt“, sagt Roy Barthel, Leiter des Strategiefelds Eigenentwicklungen bei Lecos, zu dem auch das Team Kivan gehört. „Eine sportliche Leistung, die wir nur mit einem motivierten Team und der agilen Entwicklungsmethode Scrum erreichen konnten, bei der kleine Einzelziele in so genannten Sprints realisiert werden.“

Gesamter Vergabeprozess wird abgebildet

Kivan bildet den gesamten Vergabeprozess digital ab – von der Platzverwaltung bis hin zur tatsächlichen Platzvergabe. Dafür integriert die Anwendung ein Verwaltungs- und ein Elternportal sowie neu ein Administrationsportal. Aufgrund der Modularität und der durchdachten Parametrierung in den einzelnen Modulen ist Kivan schnell und unkompliziert auf die oft sehr unterschiedlichen Prozessabläufe bei der Kitaplatzvergabe in den Kommunen anpassbar. „Was früher Entwicklerkapazität bei Lecos gebunden und wegen des Programmieraufwands zu längerer Wartezeit beim Kunden geführt hat, kann nun durch schlichtes Setzen von Häkchen im Verwaltungsportal ganz einfach und schnell durch den Kunden erfolgen. So kann er auch Änderungen ohne großen Aufwand selbst vornehmen“, freut sich Barthel. „Entscheidet sich heute eine Kommunalverwaltung für Kivan, kann die Anwendung praktisch sofort aufgespielt und mit wenigen Handgriffen einsatzbereit gemacht werden.“

Neues Rechte-Management

Aufgeräumt, bedienerfreundlich und funktionsreich präsentiert sich das Verwaltungsportal. Bislang sind dort insgesamt 42 verschiedene Parameter definiert und abgebildet, beispielsweise zur Einstellung verschiedener Wunschlistenverfahren, zur Zulässigkeit von Überbelegungen, zur Art der Anzeige von Tagespflegen oder Löschfristen von Daten. Weitere Parameter können ohne großen Aufwand ergänzt werden. Denn im kleinteiligen Aufbau der Anwendung birgt sich der Vorteil, dass einzelne Module getauscht oder geändert werden können, ohne dass dies Auswirkungen auf die Funktionsweise der anderen Module hat. Im Verwaltungsportal ist auch das neue Rechte-Management angelegt. Anders als bislang ist es kein rollen-, sondern ein personenbezogenes System. Für jeden Nutzer werden alle Rechte auf Basis eines eigenen Rollenkonzepts vergeben, sodass er mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllen kann, beispielsweise als Verwaltungsmitarbeiter aber auch als Mitarbeiter des Trägers Kommune.
Im Verwaltungsportal können entsprechend des Rechtesystems Kita, Träger und Kommunen in verschiedenen Rollen und daher mit verschiedenen Funktionalitäten arbeiten. So haben Kommunen einen Gesamtüberblick über alle Tagespflegepersonen und Betreuungseinrichtungen von der Krippe bis zum Hort im eigenen Verwaltungsgebiet. Träger hingegen sehen alle eigenen Angebote und die Kitas selbst nur die eigene Einrichtung. Tagesaktuell können alle Ebenen ohne Aufwand die Auslastung abrufen und freie Kapazitäten ermitteln. Um künftige Bedarfe fundiert planen zu können, steht die große Zahl der Auswertungsmöglichkeiten nun nicht mehr nur tabellarisch, sondern auch übersichtlich in grafisch aufbereiteter Fassung zur Verfügung. Außerdem bringt das Verwaltungsportal eine Vielzahl von Dokumentenvorlagen mit, etwa E-Mail- und Vertrags- sowie demnächst auch Serienbriefvorlagen. Diese sind im Administrationsportal ebenfalls an den eigenen Sprachgebrauch anpassbar. Derzeit stehen dort knapp 1.300 Textressourcen zur Verfügung. Benutzerfreundlich und selbsterklärend erfolgt im Admin-Portal die Lizenzverwaltung. Außerdem lassen sich übergreifende Einstellungen zu Mandanten vornehmen oder bundeslandspezifische Merkmale wie die Ferientermine einstellen.

Freie Plätze in Echtzeit

Das Elternportal von Kivan hat sich zum Content-Management-System (CSM) gemausert. Es ist weitestgehend in das Web-Design der Kommune überführbar und kann mithilfe von Editoren ebenso textlich an den Sprachgebrauch jeder Kommune angepasst werden. Auch das Kartensystem ist flexibel. Im Elternportal informieren sich Eltern endgeräteunabhängig und trägerübergreifend über die Betreuungsangebote in ihrer Kommune. Die Ergebnisse können sie mithilfe verschiedener Kriterien filtern und die einzelnen Angebote vergleichen. Freie Plätze werden in Echtzeit dargestellt, sind also tatsächlich und verbindlich verfügbar. Nach Anlage eines Nutzer-Accounts haben Eltern die Möglichkeit, ihren Bedarf im System anzumelden – direkt auf freie Plätze oder als Wunschliste. Sie erhalten dann regelmäßig Informationen zum Bearbeitungsstatus ihres Antrags per E-Mail. Kivan gleicht die Daten des angemeldeten Kindes mit dem Einwohnermeldeverfahren ab. Dabei werden nicht nur ortsfremde Kinder ausgefiltert, sondern es wird auch geprüft, ob das Kind mit den gemeldeten Daten tatsächlich existiert. Mehrfachanmeldungen oder gar unnötigen Behördenaufwand verursachende Falschanmeldungen werden damit von vornherein verhindert.
Kivan bildet in großen wie in kleinen Kommunen einen wichtigen Verwaltungsprozess vollständig digital und kundenfreundlich ab. Jeder einzelne Schritt wird lückenlos dokumentiert, das Vergabeverfahren dadurch nachvollziehbar und rechtssicher. Es wird eine Transparenz erreicht, die Träger, Einrichtungen, aber auch Bürger heute von ihrer Kommune erwarten. Darüber hinaus sind die Verfügbarkeit und ein guter Zugang zu Betreuungsplätzen wichtige und nicht zu unterschätzende Standortfaktoren, wenn es um die Attraktivität von Kommunen und um den Zuzug junger Familien geht.