Kita-LösungenKIVAN überzeugt

Seit dem Start im Jahr 2008 hat sich die Kita-Software KIVAN stetig weiterentwickelt und umfasst derzeit mehr als 140 Funktionen in 16 Modulen. Damit gehört KIVAN technologisch zu den bundesweit führenden Lösungen. Und die Funktionspalette wächst: Das KIVAN-Team arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung und Optimierung des Produkts. Mehr als 70 Kommunen und rund 400 Träger im gesamten Bundesgebiet nutzen das Kita-Management-System aktuell, darunter die Kommunen Eilenburg in Sachsen und Harsewinkel in Nordrhein-Westfalen sowie das gemeinnützige Unternehmen Betreuung DaDi im Kreis Darmstadt-Dieburg.
Seit April 2018 erfolgen Anmeldung und Vergabe von Betreuungsplätzen in den Eilenburger Kitas vollständig über das Verwaltungssystem KIVAN. „Das gesamte Handling mit den Vergabelisten sowie die Bedarfsplanung haben sich enorm verbessert“, berichtet Haiko Breitner, IT-Verantwortlicher im Eilenburger Rathaus. Das Anliegen der Kommune war es, Transparenz zu schaffen und zentral einen Überblick über alle freien Plätze in der Stadt zu erhalten. Nun erfolgt die Verwaltung von 302 Krippen-, 504 Kindergarten- und 626 Hortplätzen sowie der Betreuungsplätze der acht Eilenburger Tagesmütter über KIVAN. „Wir haben es hier geschafft, dass alle Kitas sämtlicher Träger über das System verwaltet werden, sodass alle Kapazitäten jederzeit und aktuell abrufbar sind. So können wir umfassend informieren und viel schneller kommunizieren, wo freie Plätze zur Verfügung stehen“, sagt Haiko Breitner.
Als besonders positiv empfindet Breitner den Einsatz des Verwaltungsportals. „Vorher lief die Anmeldung über Listen, die in den Einrichtungen auslagen. Das war sehr aufwendig, da man stets alle Listen zusammenführen musste, um den Überblick zu behalten.“ Das Verwaltungsportal von KIVAN ermöglicht es Kita, Träger sowie der Stadtverwaltung, eine taggenaue Übersicht von Auslastung und Bedarfsmeldungen abzurufen. Somit können Einrichtungen strategisch und konzeptionell besser auf die individuellen Bedürfnisse der Eltern reagieren. Die Rückmeldungen sind durchweg positiv, sowohl von den Trägern, als auch aus den Einrichtungen selbst. Die Eltern haben das System ebenfalls sehr gut angenommen.

Harsewinkel ist Vorbild für den Kreis Gütersloh

In Zusammenarbeit mit dem Partner regio iT konnte KIVAN im November 2017 in der nordrhein-westfälischen Stadt Harsewinkel im Kreis Gütersloh eingeführt werden. Für die beiden Sachbearbeiterinnen der Stadt, Monika Ricke und Ulrike Haget, bedeutet das eine große Erleichterung im Alltag, da sie seitdem für die neun Träger und 16 Einrichtungen keine Listen mehr händisch bearbeiten müssen.
„Sicherlich gab es einige Anfangsschwierigkeiten, aber das ist normal“, berichtet Ulrike Haget. „Ohne KIVAN kann ich es mir schon nicht mehr vorstellen, denn wir haben einen besseren Überblick. Die Planung ist jetzt deutlich einfacher. Wir wissen schneller, welches Kind in welcher Einrichtung aufgenommen wurde. Es geht alles zügiger vonstatten. Nicht zuletzt, weil die Eltern sich nun bis zu einem bestimmten Termin entscheiden müssen. Im Anschluss können wir die Beitragsberechnung schneller durchführen beziehungsweise haben mehr Vorlauf dafür. Alles in allem lassen sich die Vorgänge schneller abarbeiten.“ Monika Ricke freut sich vor allem über das Engagement der Entwickler: „Das Team ist sehr daran interessiert, wie unsere Erfahrungen sind, um KIVAN zu verbessern. Das gefällt uns gut.“
Die positive Entwicklung des Projekts in Harsewinkel veranlasste den gesamten Kreis Gütersloh dazu, KIVAN flächendeckend einzuführen. Die gesamte Projektleitung liegt hierbei in der Verantwortung der regio iT. Mit Halle (Westf.) und Versmold sind im November 2018 zwei weitere nordrhein-westfälische Kommunen mit der Kita-Software gestartet. Borgholzhausen, Steinhagen und Werther (Westf.) befinden sich derzeit in der Umsetzungsphase. Weitere Projekteinführungen sind für Herzebrock-Clarholz, Schloß Holte-Stukenbrock, Rietberg und Langenberg geplant.

Über den Tellerrand hinausschauen

KIVAN ist nicht nur individuell an Kundenanforderungen anpassbar, sondern ermöglicht den Anwendern auch, über den Tellerrand hinauszuschauen. Das zeigt der Erfahrungsbericht des Unternehmens Betreuung DaDi. Dort wird die Lösung nicht für die Vergabe und das Management von Kita-Plätzen, sondern seit dem Schuljahr 2018/2019 für die Verwaltung der Ganztagsangebote in den Schulen genutzt. Ina Mallon, Verwaltungsleiterin der Betreuung DaDi, begeistert insbesondere die schnelle Einführung des Systems: „Vom ersten Gespräch bis zur Einführung waren es sechs Wochen, da wir zum Schuljahresbeginn fertig sein wollten.“ Die webbasierte Anwendung sorgt für verbesserte Bedingungen des gesamten Arbeitsalltags. „Durch den modularen Aufbau konnten wir zuerst die Funktionen implementieren, die wir tatsächlich im Alltag benötigen – wie die Verwaltung der Elternverträge“, berichtet Mallon. „Schon jetzt entfällt bei einigen Schulen die doppelte händische Pflege der Daten. Egal, ob medizinische oder organisatorische Informationen zu den Kindern – sowohl der Verwaltung als auch den Betreuern vor Ort liegen tagesaktuell alle Daten des Kindes vor.“ Die Betreuung DaDi arbeitet weiterhin eng mit Lecos zusammen und bringt Vorschläge für die Weiterentwicklung von KIVAN in Schulen ein.
Für Lecos ist die Kundenzufriedenheit das wichtigste Ziel. Auch künftig will das Entwickler-Team an einer engen Zusammenarbeit mit den Kunden festhalten. „Nur so kann ein Produkt entstehen, das die Anforderungen bei der Verwaltung von Betreuungsplätzen auch tatsächlich abbilden kann“, erklärt Roy Barthel, Leiter des Strategiefelds Eigenentwicklungen bei Lecos.