KGStLeitfaden zu Robotic Process Automation vorgelegt

Kommunen können Robotic Process Automation (RPA) mit einem strukturierten Vorgehen einführen und auf weitere Verwaltungsprozesse ausweiten. Wie die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) berichtet, beschreibt die neue Publikation 11/2026 Robotic Process Automation – Prozessautomatisierung wirksam einführen und skalieren dafür einen praxisorientierten Ansatz.

RPA setzt Software-Roboter ein, die regelbasierte und wiederkehrende Aufgaben automatisch ausführen. Dazu zählen etwa das Übertragen von Daten zwischen IT-Systemen, die Verarbeitung von Dokumenten oder einfache Wenn-Dann-Entscheidungen. Die Roboter arbeiten dabei nach festgelegten Regeln. Anders als KI-Systeme lernen sie nicht selbstständig und können keine unstrukturierten Inhalte eigenständig interpretieren. Ihre Stärke liegt laut KGSt vielmehr darin, Routinetätigkeiten zuverlässig und mit geringer Fehlerquote auszuführen.

Im Mittelpunkt des Berichts stehen zwei miteinander verbundene Lebenszyklen. Der strategische Lebenszyklus umfasst fünf Phasen und beschreibt die organisatorischen Voraussetzungen für den Einsatz von RPA. Der operative Lebenszyklus besteht aus sieben Phasen und begleitet die konkrete Umsetzung einzelner Automatisierungsvorhaben.

Für die Umsetzung beschreibt die KGSt zudem ein Rollenkonzept. Es soll festlegen, welche Verantwortlichkeiten bei der Einführung und beim Betrieb von RPA in der Verwaltung bestehen. Praxisbeispiele aus 14 Kommunen ergänzen den methodischen Ansatz. Sie reichen vom ersten Pilotprojekt bis zur organisationsweiten Skalierung und zeigen, wie Kommunen RPA unter unterschiedlichen organisatorischen Bedingungen einsetzen können.

„RPA ist kein Selbstzweck und kein reines IT-Projekt. Richtig eingesetzt, übernehmen Software-Roboter monotone Routinen, entlasten Beschäftigte und schaffen Freiräume für komplexe und bürgernahe Aufgaben. Entscheidend sind die strategische Verankerung in der Gesamtverwaltung, klare Verantwortlichkeiten und eine kontinuierliche Nutzenprüfung“, sagt Klaus Effing von der KGSt.

Nach Einschätzung der KGSt entscheidet bereits die Wahl der technischen und organisatorischen Architektur darüber, welche Automatisierungspotenziale später erschlossen werden können. Der Bericht richtet sich daher nicht nur an IT-Verantwortliche, sondern auch an Beschäftigte aus den Bereichen Organisation und Digitalisierung.

Mitglieder der KGSt können die Publikation kostenfrei über das KGSt-Portal herunterladen.