BeverstedtNeues DMS von der KDO

Die niedersächsische Gemeinde Beverstedt wird das Dokumenten-Management-System (DMS) der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) einführen. Wie der IT-Dienstleister mitteilt, soll dieses nicht nur die Mitarbeiter in der elementaren digitalen Aktenführung und Archivierung unterstützen. Mit Workflows sollen beispielsweise auch Postein- und Verwaltungsvorgänge digital bearbeitet sowie vereinfacht werden.
Die Entscheidungsfindung für ein neues DMS habe sich die Gemeinde nicht leicht gemacht. „Wir haben uns unterschiedlichste Lösungen angeschaut und diese bis ins Detail verglichen“, berichtet Guido Dieckmann, Erster Gemeinderat der Kommune. KDO-DMS&more ist speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt worden. „Es bildet genau die Prozesse ab, die wir benötigen und ist mit wenig Aufwand direkt an unsere Bedürfnisse anpassbar“, sagt Christine Böschen, Fachdienstleitung Allgemeine Verwaltung, die das Projekt federführend begleitet. Dies komme auch bei den Kollegen gut an. „Wir erfahren überall großen Zuspruch und viele Ideen, wie das Dokumenten-Management-System unsere Arbeit nachhaltig positiv verändern wird.“ Für Ulrich van Gerrisheim, IT-Administrator in der Gemeinde Beverstedt, hat die Entscheidung noch eine weitere Dimension: „Wir legen mit dem System gleichzeitig den Grundstein für einen verbesserten Bürger- und Unternehmensservice. Durch das DMS werden sich Bearbeitungszeiten und Auskunftsfähigkeit deutlich verbessern. Viele Antragsprozesse werden in einigen Jahren für die Bürgerinnen und Bürger online mit ein paar Mausklicks möglich sein. Für diese Entwicklung sind wir mit unserer neuen Lösung auch verwaltungsintern gerüstet.“
Der Startschuss für die Einführung von KDO-DMS&more soll Anfang 2019 fallen, heißt es vonseiten der KDO weiter. „Wir starten in einem einzelnen Fachbereich und rollen die Lösung schrittweise aus“, erklärt Guido Dieckmann. „Dazu gehört beispielsweise auch die Einführung digitaler Fachakten und eines digitalen Rechnungsworkflows, mit dem wir auf einen Schlag auch den Grundstein für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Kontext der E-Rechnung legen.“
Die KDO ist für Beverstedt laut Dieckmann bereits seit vielen Jahren ein verlässlicher Partner. „So können wir sicher sein, dass auch unsere Fachverfahren sauber an das DMS angebunden werden – das ist wesentlich für unsere Arbeit. Zudem wird die Lösung auch künftig mit dem Fokus auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung weiterentwickelt. Hierauf können wir in speziellen Arbeitskreisen der Anwendergemeinschaft aktiv Einfluss nehmen.“