Markt RöhrnbachNext Generation Outsourcing

Seit März 2021 nutzt der Markt Röhrnbach das Next Generation Outsourcing der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Laut einer Kundenstory des kommunalen IT-Dienstleisters, werden seitdem Patching, Updates, Datensicherung und Monitoring vom AKDB-Systemhaus LivingData übernommen. Damit verringere die Gemeindeverwaltung nicht nur ihre Sicherheitsrisiken, sondern spare auch Zeit und Aufwand. Röhrnbach sei damit absoluter Vorreiter im Landkreis Freyung-Grafenau. „Da unsere Server in die Jahre gekommen waren, mussten wir uns entscheiden, ob wir neue Serverhardware beschaffen wollen“, berichtet Bruno Donaubauer, Hauptamtsleiter der 4.000-Einwohner-Gemeinde. Bis dahin habe die Kommune ihre IT dezentral im eigenen Server-Raum betrieben. Auf drei physischen Servern seien AKDB- und Fremdverfahren sowie E-Mail-Programme, CAD-Programme und Einiges mehr gelaufen. Ein IT-Verantwortlicher zeichnet bei der Kommune für reibungslose Abläufe. „Es wurde zunehmend zeitaufwendiger, die komplexen und recht häufigen Updates einzuspielen“, erinnert sich Donaubauer. „Das galt besonders für die Server-Systeme und die Einwohnerwesen-Software OK.EWO. Für eine einzige Person war der Prozess zu zeitintensiv.“ Ein weiterer Katalysator für die Entscheidung zur Neuausrichtung war die Corona-Pandemie. „Wir haben einige Mitarbeiter, die zur Risikogruppe gehören“, sagt der Erste Bürgermeister Leonhard Meier. „Die haben wir ins Homeoffice geschickt. Auch dafür brauchten wir eine stabile Outsourcing-Infrastruktur.“ Und so seien er und die Marktgemeinderatsmitglieder sich schnell einig gewesen, dass Outsourcing in diesem Zusammenhang die beste und nachhaltigste Lösung war.

Mobile Arbeitsplätze

Sich für LivingData als betreuendes Systemhaus zu entscheiden, lag laut dem Bericht der AKDB im Markt Röhrnbach nahe. „Wir haben schon sehr viele Lösungen von der AKDB und LivingData – nicht nur Fachverfahren, sondern auch das E-Rechnungs-Eingangsbuch eREB, die E-Akte und das Dokumenten-Management-System komXwork“, erklärt Bruno Donaubauer. Deshalb sollte die ganze AKDB-Software mitsamt dem Betrieb der Systemumgebung, zu dem Back up und Recovery, Patching und Updates sowie IT-Security und Monitoring gehören, von LivingData übernommen werden. „Die Wirtschaft setzt ja schließlich Software as a Service seit Jahren erfolgreich ein. Höchste Zeit, dass die Verwaltung ebenfalls modern wird“, ergänzt Bürgermeister Meier. Zurzeit läuft der Datenverkehr noch über das Landratsamt, heißt es vonseiten der AKDB weiter. Über diesen Umweg laufen auch die ganzen Fachverfahren. Um in Zukunft einen schnelleren Datenverkehr zu ermöglichen, soll aber ein direkter VPN-Tunnel von der Gemeinde zum AKDB-Rechenzentrum gelegt werden. Auch was die Hardware-Ausstattung betrifft, setze man in Markt Röhrnbach auf zukunftsfeste Lösungen. Stationäre PCs werden langfristig abgeschafft. 10 von insgesamt 20 Verwaltungsmitarbeitern seien bereits vor einem Jahr mit Laptops ausgestattet worden. Die Arbeitsplätze sollen zunehmend mobil werden.

Einloggen und loslegen

Erfolgt ist die Umstellung im Januar 2021. Die AKDB habe im Rechenzentrum die Fachverfahren – etwa OK.FIS, die TERA-Manager für das Bauamt, die Personalwirtschaftssoftware oder die Software OK.EWO für das Einwohnerwesen – installiert. Mitarbeiterschulungen seien nicht nötig gewesen. „Unsere Mitarbeiter müssen sich auf der neuen Web-Oberfläche anmelden und können dann loslegen“, sagt Donaubauer. Im Server-Raum steht laut AKDB nunmehr ein einziger NextGO-Hybrid-Server von LivingData, statt der ursprünglichen drei Server. Auf diesem Hybrid-Server laufen Fremdverfahren und er diene als Puffer für die lokalen Daten, die tagsüber gespeichert und dann nachts übertragen werden. „Was ich stark spüre, ist die Entlastung beim Patching von OK.EWO, der Software fürs Einwohnerwesen“, sagt Bürgermeister Meier. „Und ich freue mich auf die stabile Homeoffice-Leitung für unsere Mitarbeiter.“ Hauptamtsleiter Bruno Donaubauer denkt indes schon an das nächste Projekt: die medienbruchfreie Verknüpfung zwischen dem Zeiterfassungssystem, dem TERA Ressourcen-Manager im Bauhof und dem Finanzwesen. Mittelfristig wünscht er sich eine ERP-Lösung für die gesamte Verwaltung für einen perfekten Überblick über Finanzen, Personal, Ressourcen und Dokumenten, teilt die AKDB mit. Ganz so wie es in der Wirtschaftswelt schon seit Längerem der Fall sei.