Bad OeynhausenSocial Intranet

Mit der Verabschiedung der E-Government-Strategie aus dem Jahr 2019 hat die ostwestfälische Stadt Bad Oeynhausen entschieden, ein neues und interaktives Intranet einzuführen. Das neue Tool soll dazu dienen, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und zu beschleunigen, die E-Mail-Flut im Hause zu reduzieren und ein Wissensmanagement innerhalb der Verwaltung aufzubauen. Auch ein ansprechendes Design war der Kommune wichtig. Das alte Intranet hatte längst ausgedient: Es war nicht mehr zeitgemäß und auch das Auffinden von Informationen und Dokumenten gestaltete sich zunehmend schwierig. Alle Beschäftigten wurden unter dem Leitgedanken Bottom-up statt Top-down eingeladen, in einem offenen Workshop ihre Anforderungen, Vorschläge und Wünsche einzubringen. In einem Newsletter wurden die Ergebnisse präsentiert. Diese dienten als Grundlage für den Projektentwurf.

Die Wünsche der Mitarbeitenden

Als wichtige Komponenten der neuen Software wurden im Projektsteckbrief vor allem Kommunikationstools herausgearbeitet. Dazu zählen neben einer Chat-Funktion und der Nutzung von Arbeitsräumen die Einrichtung von Blogs und Foren, die einen Austausch ermöglichen. Aber auch die Digitalisierung bestimmter Workflows, wie zum Beispiel die Beantragung neuer Hardware bei der IT, sollte nicht zu kurz kommen. Ergänzend war gewünscht, einen Veranstaltungskalender und ein Schwarzes Brett zu implementieren. Für die konkrete Umsetzung des Projekts hat die Stadt eineinhalb Jahre Zeitaufwand sowie einen fünfstelligen Betrag im Haushalt eingeplant.
Die Projektleitung für die Einführung des neuen Intranets haben sich Christin Holdijk aus dem Team Organisation und Kai Phillip Groß aus der IT-Abteilung der Stadt geteilt. Die erarbeiteten Projektziele wurden in einem Projektplan schriftlich festgehalten. Zuletzt standen zwei Produkte zur Auswahl. Ende 2020 hat sich die Kurstadt dann unter anderem aufgrund der Anforderungen aus dem offenen Workshop, der einfachen Handhabung und intuitiven Benutzeroberfläche für die Firma und Software Haiilo (ehemals Coyo) aus Hamburg entschieden.

Neugier wecken vor dem Go-Live

Für die Umsetzung des Vorhabens wurde eine Projektgruppe ausgeschrieben. Interessierte Beschäftigte konnten sich für die Teilnahme bewerben. So entstand eine gemischte Gruppe mit 18 Mitgliedern unterschiedlichen Alters aus verschiedenen Bereichen der Verwaltung. Des Weiteren erfolgte ein interkommunaler Austausch mit den Städten München und Augsburg, die bereits ein Social Intranet eingeführt hatten.
Der Go-live der Plattform im Dezember 2021 wurde den Beschäftigten auf mehrere Arten angekündigt. So folgten beispielsweise E-Mails mit einem Countdown bis zur Liveschaltung, in denen die Funktionen des neuen Intranets erläutert wurden. Ein Video des Bürgermeisters, Lars Bökenkröger, sollte dazu beitragen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neugierig zu machen und dafür sorgen, dass das Format umfangreich und in allen Bereichen der Verwaltung genutzt wird.
Passend zum Go-live der Plattform wurde eine Fotoaktion gestartet, bei der alle Interessierten ein professionelles Bild von sich aufnehmen lassen konnten, um dieses in ihrem Intranet-Profil zu hinterlegen. Nach dem Start von Haiilo haben Schulungen und interne Workshops dazu beigetragen, das Intranet für alle leicht verständlich und zugänglich zu machen. Auch ein Namenswettbewerb hat stattgefunden. MOeyn, die Idee eines Kollegen aus der IT, ist daraus als Sieger hervorgegangen. Der Name soll neben Moin als Begrüßungsformel auch eine Verbindung zu (Bad) Oeynhausen symbolisieren. Das passende Logo – ein Schriftzug bei dem das y durch den stadtbekannten Jordansprudel ersetzt wird – wurde von einer Mitarbeiterin der Verwaltung erstellt.

Interne Kommunikation ist schneller geworden

Dass das neue Intranet zur Verbesserung des Arbeitsalltags beigetragen hat, zeigt sich in der schnelleren internen Kommunikation. Insbesondere die Räume, die für die Zusammenarbeit im Team oder in crossfunktionalen Projekten (auch mit externer Beteiligung) hilfreich sind, werden sehr gut angenommen und ersetzen die umständlichen und pflegeaufwendigen Projektordner auf den Laufwerken. Des Weiteren wird ein Wissensmanagement aufgebaut. Das Wiki der IT, auf das alle Beschäftigten zugreifen können, umfasst bereits 111 Artikel. Weitere Beispiele sind eine Onboarding-Seite, die neue Kolleginnen und Kollegen bei der Einarbeitung unterstützt, verschiedene Links zu Online-Fachliteratur oder der Austausch in Diskussionsforen zu bestimmten Themen. Auch der Chat und die Kollegenliste, in der nach einzelnen Personen gesucht oder auch nach Bereichszugehörigkeit sowie Standort gefiltert werden kann, bieten einen echten Mehrwert. Bei steigender Dezen­tralisierung durch moderne Arbeitsmöglichkeiten wie Homeoffice ist das In­tranet ein wertvolles Tool, um alle Beschäftigten zu erreichen und über Aktuelles und Wichtiges zu informieren. Im Rahmen der Mitarbeitergewinnung und -bindung präsentiert sich die Stadt Bad Oeynhausen darüber hinaus als attraktive Arbeitgeberin, die den Kommunikationswandel erkannt hat. Inzwischen ist das Social Intranet eine wichtige Komponente der Verwaltungsdigitalisierung und eine Arbeitsumgebung ohne dieses kaum vorstellbar.