Cloud-LösungenSoftware als Dienstleistung

Schrumpfende Budgets bei gleichzeitig steigenden Aufwänden für die IT gehören in vielen Kommunen zum Alltag. Auf der anderen Seite erwarten Bürger, dass ihre Daten sicher aufgehoben und Verwaltungen technologisch stets auf Höhe der Zeit sind. Eine topmoderne IT muss aber nicht zwangsläufig teuer und kompliziert sein. Fehlen in Kommunen die personellen und technischen Ressourcen, bietet es sich häufig an, Software und IT-Infrastruktur bei einem IT-Dienstleister zu betreiben und als Dienstleistung zu nutzen. Auf diesem Prinzip basiert das Modell Software as a Service (SaaS). Kommunale IT soll in einer Behörde vor allem die Arbeit erleichtern und die Effizienz steigern. Außerdem ist ein moderner Service für Bürger und Wirtschaft das Ziel, der idealerweise rund um die Uhr erreichbar ist. Für den Landrat aus dem oberbayerischen Altötting, Erwin Schneider, ist IT „nur Mittel zum Zweck“. Angesichts der zunehmenden Komplexität der Technik appelliert Schneider an die IT-Dienstleister, künftige technische Herausforderungen bereits bestmöglich einzuplanen und Kommunen bei vielen IT-Belangen wirksam zu entlasten. Diese Aussage beschreibt die Bedürfnisse und Erwartungen kommunaler Kunden an Rechenzentrumsbetreiber wie die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). In der Vergangenheit war der Einsatz neuer Software oft mit Investitionen in neue Hardware verbunden. Vorhandene Server mussten aufgerüstet oder ersetzt werden, um die Anforderungen an neue oder zusätzliche Fachverfahren zu erfüllen. Auch mussten neue Datenbanken eingerichtet, betreut und gesichert werden. Beim Software-as-a-Service-Modell nimmt das Rechenzentrum dem Kunden diese technischen Sorgen ab. Aktuelle Arbeitsplatzsysteme wie sie heute an jedem Verwaltungsarbeitsplatz vorzufinden sind, reichen aus, um moderne Angebote sofort nutzen zu können. Das gilt nicht nur für die Fachanwendungen der Sachbearbeiter. Auch mobile Angebote, die Bürger und Mitarbeiter unterwegs nutzen können, lassen sich ohne langwierige technische Vorbereitung realisieren – beispielsweise E-Government-Dienste über das Bürgerservice-Portal. Technische Voraussetzungen spielen somit keine Rolle mehr, um modernste Angebote zu realisieren.

Fachverfahren aus der Steckdose

Ein Software-as-a-Service-Modell reduziert den technischen IT-Betreuungsaufwand. Gerade Kommunalverwaltungen kleinerer und mittlerer Größe lagern IT-Prozesse zunehmend in sichere, im besten Fall sogar zertifizierte kommunale Rechenzentren aus. So behalten Kommunen die Kontrolle über ihre Daten und delegieren lediglich die Verantwortung für den reibungslosen IT-Betrieb. Gleichzeitig bleibt den IT-Verantwortlichen mehr Zeit für Strategie, Konzeption und Ausgestaltung der IT. Bürgermeister Stefan Breuer aus der Marktgemeinde Oberkotzau im oberfränkischen Landkreis Hof hat seit Kurzem OK.GEWERBE aus der neuen AKDB-Produktgeneration SYNERGO im Einsatz. „Das neue Fachverfahren beschleunigt die Prozesse im Gewerbeamt erheblich, die detaillierten Gewerbemeldungen sind jetzt im Rechenzentrum sicher aufgehoben und immer verfügbar“, hält er fest. „So erhalten wir auf Knopfdruck alle relevanten Daten und erreichen schnelle Auswertungen. Ein einfaches und zukunftsfähiges Gewerbewesen ist für unsere Verwaltung ein wichtiger Beitrag, gegenüber unseren Gewerbetreibenden modern aufzutreten.“ Carolin Ordnung, Leiterin des Bereichs öffentliche Sicherheit, ist von der einheitlichen Maskengestaltung, der Bedienerführung und der intuitiven Handhabbarkeit überzeugt. Ihr Kollege Rainer Kätzel ergänzt aus der Sicht als IT-Beauftragter: „Um OK.GEWERBE muss ich mich nicht kümmern – es kommt quasi aus der Steckdose und passt in das Gesamtkonzept der Gemeindeverwaltung. Oberkotzau betreibt seine Verfahren im AKDB-Rechenzentrum. Sie sind immer verfügbar – keine Updates, keine Wartungsarbeiten und damit auch keine Probleme wegen Ausfällen.“ Ein weiteres rechenzentrums­optimiertes Fachverfahren aus der SYNERGO-Familie ist OK.VERKEHR, das die Sachbearbeitung in Kfz-Zulassungs- und Führerscheinstellen vereinfacht. Seit Sommer 2015 läuft es unter anderem in der Zulassungsstelle Karlsruhe-Land erfolgreich als SaaS der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und vereinfacht die Verwaltung des über 350.000 Kraftfahrzeuge umfassenden Bestands.

Rechtlich sicherer Speicher

Auch der KommSafe ist eine einfache und zugleich sichere Lösung. Der flexible Datenspeicher im AKDB-Rechenzentrum fördert Zusammenarbeit und Datenaustausch zwischen Kommunen und Bürgern sowie den Kommunen untereinander. Mit dem KommSafe können Dateien sicher online gespeichert, empfangen, mit anderen geteilt oder bearbeitet werden. IT-Leiter Jan Agne vom Landratsamt Würzburg erklärt: „Unsere IT nutzt den KommSafe als sichere Alternative zu anderen Diensten, die die Daten in einer anonymen Cloud vorhalten.“ Das Safe-Harbor-Urteil hat die bisherige Rechtsgrundlage für den personenbezogenen Datentransfer aus der EU in die USA für nichtig erklärt. Auch auf Kommunen hat diese Entscheidung Auswirkungen. Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz empfahl der öffentlichen Verwaltung die Nutzung öffentlich-rechtlicher Rechenzentren. Zudem bestätigt das Interesse vieler Kommunen an einem Hosting-Angebot der AKDB für die ab dem Schuljahr 2016/2017 in Bayern verpflichtend einzuführende Amtliche Schulverwaltungssoftware ASV den Wunsch nach sicheren Software-as-a-Service-Angeboten. Die Nutzung öffentlich-rechtlicher Rechenzentren gewährleistet die Einhaltung der gebotenen Datenschutzanforderungen. Software as a Service unterstützt Kommunen somit unmittelbar dabei, ihre Kernaufgaben zu erledigen. Da die Preismodelle nutzungsorientiert und genau auf die Bedürfnisse der Kunden ausgerichtet sind, bleiben auch die Kosten im Rahmen.