OldenburgStandesamt setzt auf E-Sammelakte

Fast 200 Standesämter in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen betreut der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mit der Fachanwendung AutiSta des Verlags für Standesamtswesen. Das Standesamt Oldenburg benutzt nun seit Dezember vergangenen Jahres die in das Fachverfahren AutiSta integrierte Lösung zur Archivierung von Akten, berichtet der KDO. Damit sei das Standesamt Oldenburg der erste KDO-Kunde, der die elektronische Sammelakte verwendet. Standesämter stehen vor der Herausforderung, dass viele Dokumente mit sehr langen Aufbewahrungsfristen von bis zu 110 Jahre belegt sind. Das gilt nicht nur für Dokumente des Personenstandsregisters, sondern auch für die relevanten Schriftstücke, die sie für ihre Entscheidungsfindung benötigen. Diese werden in separaten Sammelakten verwahrt. Um der dabei anfallenden Papierflut Herr zu werden, erlaubt der Gesetzgeber gemäß Paragraph 22 Personenstandsverordnung die Führung einer elektronischen Sammelakte. Bettina Hey, Leiterin des Standesamts Oldenburg, ist von den Vorteilen überzeugt: „Wir arbeiten jetzt nach einem einheitlichen Ablagesystem, für jeden einsehbar. Das ist Gold wert. Gerade bei Folgevorgängen, in der Arbeitsvorbereitung oder in Vertretungsfällen. Sammelakte per Mausklick öffnen, einsehen, fertig.“ Weiterer Vorteil ist die Eindämmung der Papierflut. Kopien sowie die aufwendige und platzintensive Ablage in Archiven entfallen. Vorgänge können elektronisch weitergeleitet werden. Und auch das Handling der elektronischen Sammelakte ist einfach. Die Ergänzung wird aus der Anwendung heraus gestartet. Zu sichernde Dokumente werden entweder hochgeladen oder direkt aus AutiSta heraus gescannt, berichtet die KDO. Die Speicherung der Sammelaktendokumente erfolgt dabei nach den gleichen Standards wie die des elektronischen Personenstandsregisters. „Die Daten werden gespeichert, gespiegelt und noch einmal in ein Sicherheitsverzeichnis überführt“, erklärt Elfi Buchholz, KDO-Produktverantwortliche. In der Papiersammelakte verbleiben damit letztlich nur die Dokumente, die eine Originalbeurkundung beinhalten oder nur sehr schwer wiederzubeschaffen sind.