Axians InfomaUpdate stützt durchgängige Prozessketten

Mit dem Update 19.2 hat Axians Infoma weitere Highlights für die Umsetzung durchgängig digitalisierter Prozessketten realisiert. Nach Angaben des Ulmer Unternehmens stehen dafür ab sofort innovative Erweiterungen zur Verfügung, darunter ein Freigabe-Workflow, Versand-Manager sowie elektronischer Grundsteuermessbescheid. Sie würden die Voraussetzungen für den nächsten Schritt der Kommunen in ein vollständig digitales Finanzwesen schaffen und gleichzeitig alle Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz der Zukunft erfüllen. So ermögliche es der Freigabe-Workflow, Dokumente medienbruchfrei zu genehmigen. Dabei gehe der Freigabeprozess für Dokumente, die von mehreren Personen zu sichten, zu prüfen und freizugeben sind – also beispielsweise Tages-, Wochen-, Monatsabschluss sowie Stornierung oder Umbuchungen – ohne Papier vonstatten. Mit dieser neuen digitalen Funktion für den Genehmigungsprozess könnten die Arbeitsabläufe in den Bereichen Finanzbuchhaltung sowie Steuern und Abgaben weiter optimiert werden.

Automatischer Versand

Für Zeitersparnis und Kostenreduktion sorge zudem der Versand-Manager. Das Modul steuere den automatischen Versand von Massendrucken, wie zum Beispiel Steuerbescheiden oder Mahnungen. Für die Verwaltung gehöre damit das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken großer Mengen an Dokumenten der Vergangenheit an. Die Dokumente werden laut Axians Infoma wahlweise in einem Bürgerportal der Verwaltung oder von externen zertifizierten Dienstleistern bereitgestellt. Dafür stünden die Varianten „Ausdruck sowie Versand per Post” und „Online-Übermittlung via E-Mail-Benachrichtigung” zur Verfügung. Bürger und Unternehmen könnten somit auswählen, wie die Bescheide rechtsverbindlich zugestellt werden sollen. Die Ablage der Dokumente erfolge automatisiert in der elektronischen Akte.
Im Bereich Steuern und Abgaben hat die papierlose Verwaltung mit dem aktuellen Update ebenfalls bereits begonnen, berichtet das Unternehmen weiter. Dazu gehöre unter anderem die Optimierung der Einzelfallbearbeitung beim Import der elektronischen Messbescheide in der Grundsteuer. Hier liege der Fokus auf dem Bedienkomfort für die Anwender sowie auf der elektronischen Darstellung. Der komplette Messbescheid werde dadurch optisch schneller wahrgenommen – ganz ohne Papier. Zudem stehe eine Vielzahl von neuen Verarbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Direkte Abwicklung

Im Zuge des Updates 19.2 lassen sich laut Unternehmensangaben nun alle relevanten Geschäftsprozesse direkt und komfortabel aus einer Bildschirmansicht abwickeln. Die Ablage der elektronisch empfangenen Messbescheide und der erzeugten Steuerbescheide erfolge anschließend automatisch in der integrierten elektronischen Steuerakte. Mit dem Versand-Manager könnten die Bescheide auch elektronisch versendet werden. Damit sei ein weiterer durchgängiger Prozess lückenlos umgesetzt. Für Geschäftsführer Holger Schmelzeisen sind die innovativen Highlights eine weitere konsequente Fortsetzung der Digitalen Agenda von Axians Infoma: „Unter dem Motto Smart Infoma entwickeln wir unser Lösungsportfolio mit neuen Funktionalitäten und Prozessen stetig fort, um die Kommunen bei einem wirkungsvollen Smart Government zu unterstützen und sie in ihrer Leistungsfähigkeit für die Herausforderungen der Zukunft zu stärken. Dafür greifen wir weiterhin die Themen der digitalen Transformation kontinuierlich auf, setzen sie effizient um – und helfen dabei, die Verwaltung smarter zu machen.”