SiegburgZugriff von außen gefragt

Die Stadt Siegburg liegt in unmittelbarer Nähe zur Millionenstadt Köln sowie zur Bundesstadt Bonn und ist Zentrum des 600.000 Einwohner zählenden Rhein-Sieg-Kreises. Der ICE-Halt Siegburg/Bonn auf der Schnellfahrstrecke Köln-Frankfurt am Main hat maßgeblich zur positiven Entwicklung der nordrhein-westfälischen Stadt als Einkaufs- und Dienstleistungszentrum beigetragen. Der Fernverkehrsbahnhof zeigt aber auch, dass sich die Siegburger im Wechsel der Zeiten nicht abhängen lassen. Das Prinzip der Mobilität gilt in Siegburg sowohl für den schnellen Schienenverkehr als auch für die Mobilisierung der Stadtverwaltung: Jeder vierte Mitarbeiter ist überwiegend und viele Mitarbeiter sind zumindest zeitweise im Außendienst tätig oder nutzen ein Homeoffice. „Unsere Bürger wollen die Mitarbeiter der Fachbereiche flexibel erreichen können und vor allem zeitnah eine kompetente Auskunft erhalten. Eine sichere mobile Anbindung an digitale Akten und entsprechende Verwaltungsabläufe auch im Außendienst und Homeoffice sind dafür unerlässlich“, erklärt Bernd Lehmann, Co-Dezernent der Kreisstadt Siegburg.

EMM-Plattform von MobileIron

In Sachen mobile Lösungen setzt die Kreisstadt, die IT-seitig dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung civitec angehört, auf die Enterprise-Mobility-Management-Lösung (EMM) von MobileIron. Die EMM-Plattform wird bereits in mehreren Abteilungen umfassend zur Prozessoptimierung eingesetzt. Derzeit werden mit MobileIron iOS- und Android- und künftig auch Windows Phone/Windows 10-Smartphones und Tablets verwaltet. „Unsere Mitarbeiter sollen mit einem einzigen registrierten Endgerät privat und dienstlich auskommen können, wenn sie es wünschen“, erläutert Bernd Lehmann. Die Multiplattform-Fähigkeit von MobileIron sei deshalb bei der Auswahl der EMM-Plattform ein entscheidendes Kriterium gewesen.
Neben dem zentralen Management-Modul Core und dem Proxy-Server Sentry für den sicheren E-Mail-Verkehr kommen in Siegburg vor allem die Module Docs@Work für das sichere Dokumenten-Management und Web@Work für den direkten und sicheren Zugang auf Back-End-Systeme zum Einsatz.
Bis heute hat die Stadtverwaltung mobile Lösungen für die Aufgabenbereiche Baumkataster, Protokollierung von Straßenschäden, Überwachung des ruhenden Verkehrs durch Ordnungskräfte der Stadt und die Hausmeisterbetreuung öffentlicher Gebäude entwickelt. So haben die Mitarbeiter des Umweltamtes mobilen Zugriff auf die zentrale SharePoint-Infrastruktur, in der die entsprechenden Baum- und Lagepläne samt Fotodokumentation abgelegt sind. Baumfällungen können über Mobilgeräte direkt in das SharePoint-System des Baumkatasters eingegeben werden. Mit dem Dokumenten-Management-Tool Docs@Work können die Mitarbeiter sicher und mobil auf den SharePoint-Server zugreifen. „Mit Docs@Work lässt sich genau festlegen, was ein Nutzer mit einer bestimmten Unternehmensdatei machen darf und was nicht“, beschreibt Bernd Lehmann. „Das gibt einerseits viel Sicherheit für die Stadtverwaltung, andererseits erhalten unsere Nutzer aber auch viel Gestaltungsfreiheit. Gleichzeitig werden ihre privaten Daten auf dem Gerät vor dem Mitlesen durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung geschützt.“

Mobile Anwendungen im Bereich Verkehr

Mit dem mobilen Browser Web@Work kann in Siegburg außerdem auf die entsprechende Web-Anwendung zur Aufnahme von Straßenschäden inklusive Fotodokumentation zugegriffen werden. Der mobile Browser von MobileIron gilt dabei als extrem sicher, weil der Benutzerzugriff auf interne Web-Ressourcen in Abhängigkeit von der Gruppenmitgliedschaft im Unternehmensverzeichnis oder unter Berücksichtigung anderer Benutzer- oder Geräteeigenschaften begrenzt wird. Sind Benutzer oder Gerät nicht mehr richtlinienkonform, wird der Browser-Tunnel automatisch gesperrt, bis das Konformitätsproblem behoben ist. Ein Virtual Private Network (VPN) ist nicht erforderlich.
Der Zugriff auf die mobile Version der Fachanwendung EurOwig erfolgt ebenfalls mit Web@Work. EurOwig dient in Siegburg zur Überwachung des ruhenden Verkehrs. Das Überwachungspersonal erfasst die Falschparker zunächst auf einem Mobilgerät, von dem aus das Verkehrsvergehen direkt in das produktive IT-System EurOwig geschrieben und dort erfasst wird. Dabei werden nicht nur Stift und Papier überflüssig, es entfällt auch das früher praktizierte Auslesen der Erfassungsgeräte nach Dienstschluss im Amt. Das spart nicht nur Zeit und Kosten. Ein wichtiger mobiler Workflow ist zudem die Kontrolle der auf dem Smartphone erstellten Parkscheine der Autofahrer. Diese Handytickets werden live im Parksystem der Stadt erfasst; die Parkraumüberwacher können dann die Gültigkeit der digitalen Parkscheine überprüfen. Die Web-Anwendung wird aber auch dazu genutzt, Anwohnerparkausweise und Sonderparkrechte zu überprüfen sowie polizeilich gesuchte Kennzeichen zu identifizieren. Neben Knöllchen und dergleichen wird inzwischen auch der gesamte Bereich Sicherheit und Ordnung mit der mobilen Anwendung abgewickelt. So können direkt vor Ort Verstöße wie beispielsweise eine illegale Müllablage dokumentiert und geahndet werden.
Eine weitere mobile Web-Anwendung wurde in Siegburg für die Feststellung von Schäden und Mängeln an öffentlichen Gebäuden entwickelt. Auch in diese Applikation ist eine Fotodokumentation integriert und die verantwortlichen Hausmeister können über eine durch Web@Work gesicherte HTML5-Anwendungsmaske auf die entsprechenden Back-End-Systeme zugreifen.

Ablösung von Stift und Papier steigert Effizient

Nicht zuletzt wird die Mobiltechnik zunehmend für die Gestaltung interner Abläufe in der Verwaltung der Stadt Siegburg eingesetzt. Ein Beispiel dafür ist das Besprechungsmanagement. Über Mobilgeräte sind nicht nur die Besprechungsprotokolle abrufbar, auch die Verteilung der Aufgaben und die nächsten festgelegten Schritte sind mobil einsehbar. Das Intranet der Stadtverwaltung wird als Web-Anwendung ebenfalls über Web@Work angesteuert. Berechtigte Verwaltungsmitglieder und kommunale Mandatsträger haben hier mobilen Zugriff auf elektronische Vorgangsakten im Intranet. Darüber hinaus wird die Pflegedokumentation in den Seniorenzentren der Kreisstadt mobil über Web@Work abgewickelt.
„Die sukzessive Ablösung von Stift und Papier bei den Verwaltungsprozessen und die Möglichkeit, anfallende Daten direkt im Feld in bestehende Systeme zu schreiben, führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Darüber hinaus erhöhen wir durch die umfassenden mobilen Möglichkeiten unsere Attraktivität als Arbeitgeber“, zieht Bernd Lehmann ein erstes Resümee über die mobile IT in Siegburg.