SachsenOptimierte Abläufe

Im Freistaat Sachsen ist Prozess-Management ein Schwerpunktthema bei der Verwaltungsmodernisierung und im Rahmen von E-Government. Damit soll zum einen die Effizienz der Aufgabenerfüllung verbessert, also die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzt werden. Zum anderen soll die Qualität der Verwaltungsleistungen steigen und der bürokratische Aufwand für Bürger und Unternehmen sinken. Letztlich werden auch Ziele des Wissensmanagements damit verknüpft. Markus Ulbig, Staatsminister des Innern, sagt dazu: „Eine leistungsfähige, bürgernahe Verwaltung muss ihre Abläufe und Strukturen stetig optimieren. Mein Haus unterstützt deshalb alle sächsischen Behörden dabei, Methoden und Instrumente des Prozess-Managements einzuführen und anzuwenden.“ Bereits seit 2011 verfolgt der Freistaat die Strategie, die Kultur des Prozess-Managements in möglichst vielen Behörden und Einrichtungen zu etablieren. Zu diesem Zweck wurde zunächst die Prozessplattform Sachsen geschaffen. Diese enthält wichtige Instrumente, um die Vorhaben umzusetzen: eine passende Methodik, eine technische Basiskomponente, eine Austauschplattform für Prozesse, ein Schulungskonzept sowie Unterstützungsangebote für konkrete Veränderungsprojekte.

Methode für Geschäftsprozesse

Die PICTURE-Methode stellt 24 fachliche Prozessbausteine bereit, mit denen einfach, verständlich und schnell Geschäftsprozesse dokumentiert, visualisiert und verbessert werden können. Der Freistaat hat sich nach intensiver Prüfung der Vorgehensweise für diese Methodik entschieden und empfiehlt sie jetzt allen Verwaltungen im Land. Sie bietet folgende Vorteile:
• Leichte Verständlichkeit und Erlernbarkeit sowie eine schnellere Dokumentation von Prozessen gegenüber klassischen Methoden.
• Eine einheitliche Flughöhe bei der Modellierung, die für Vergleichbarkeit und Wiederverwendbarkeit sorgt – insbesondere bei verteilten oder sogar ebenenübergreifenden Modellierungsteams.
Teilautomatische Analyse nach Schwachstellenmustern, die dann als Basis einer E-Government-Lösung für eine ganze Reihe von Prozessen einheitlich verbessert werden können, etwa durch ein Bürgerportal.

Plattform als Gesprächsgrundlage

Die technische Infrastruktur der Prozessplattform Sachsen wurde in Zusammenarbeit mit der Firma Picture realisiert. Sie ist ein web- und cloudbasiertes Modellierungs- und Analysewerkzeug, das verschiedene Module enthält, um Geschäftsprozesse zu verwalten. Das System ist darauf ausgelegt, Mitarbeiter aus Organisation und IT, Führungskräfte und deren Mitarbeiter sowie Politik und Verwaltung gleichermaßen mit verständlichen Inhalten zu versorgen und eine einheitliche Gesprächsgrundlage zu schaffen. Neben einem Prozessregister, einem Modul zum Wissensmanagement und einem Modul zur Personalbemessung gibt es verschiedene Analyseberichte sowie Möglichkeiten, Prozessbeschreibungen mit anderen Verwaltungen zu tauschen. Knapp 800 Prozessmodellierer in Sachsen und mehr als 10.000 angeschlossene Mitarbeiter mit Lesezugriff arbeiteten seit Beginn des Jahres 2015 mit der Prozessplattform. Für Mitarbeiter, die technischen Systemen grundsätzlich skeptisch gegenüberstehen, gibt es ein Moderationskartenset, mit dessen Hilfe Prozessmodelle zuerst offline modelliert und anschließend in die Prozessplattform überführt werden können.

Bibliothek für Prozesswissen

Ein zentraler Bestandteil der Plattform ist die Prozessbibliothek. Sie ermöglicht es den bislang 70 teilnehmenden Behörden, darunter mehr als die Hälfte der Städte und Gemeinden und alle Landratsämter im Freistaat, ihr Prozesswissen zu veröffentlichen, zu bearbeiten und zu tauschen – über ein Sichtenkonzept auch anonymisiert. Über Schnittstellen zur Nationalen Prozessbibliothek und zum kommunalen Prozessnetzwerk PICTURE improve ist die deutschlandweite Einbettung in bestehende Initiativen gewährleistet. Aktuell sind über 2.500 Prozesssteckbriefe und knapp 400 detaillierte Prozessbeschreibungen aus den unterschiedlichsten Themenbereichen für die sächsischen Verwaltungen verfügbar und sorgen als Vorlagen dafür, dass in hohem Maße Zeiten zur Prozesserhebung reduziert werden können.

Mit Handbuch zum Prozess-Management

Der Freistaat Sachsen hat ein zentrales Methodenhandbuch entwickelt, das allen Behörden im Freistaat als Leitlinie zur Einführung von Prozess-Management dienen kann. Es enthält neben einem konkreten Vorgehensmodell eine Reihe von Beispielen und Checklisten, um Prozess-Management erfolgreich in einer Verwaltung zu verankern. Abgestimmt auf das Handbuch wurde ein breit angelegtes Schulungsprogramm aufgelegt, um interessierte Einsteiger mit dem Thema vertraut zu machen. Allein für das Jahr 2015 sind mehr als 20 Schulungsveranstaltungen zur Prozessplattform Sachsen geplant.