PortaleZentrales Werkzeug

Das städtische Wohnungsunternehmen ProPotsdam ist in den Bereichen Stadtsanierung, Stadtentwicklung, Wohnungsbau und Wohnfürsorge der führende Dienstleister der brandenburgischen Landeshauptstadt. Als größter Wohnungsanbieter mit einem Bestand von mehr als 17.000 Mietwohnungen und etwa 280 Mitarbeitern gehören die Verwaltung, Vermietung und Bewirtschaftung der Immobilien zum Kerngeschäft des Unternehmens.
Um seinen Mitarbeitern ein effizientes Verwalten der Immobilien zu ermöglichen, baute ProPotsdam sein bis dahin eigenentwickeltes, PHP-basiertes Intranet zu einem zentralen Tool der Immobilienverwaltung aus. Dieses erlaubt es den Nutzern, Immobiliensteckbriefe, Pressemeldungen, die interne Kommunikation sowie die Aufgabenverwaltung über eine zentrale Plattform zu steuern. Das umfassende Portal basiert auf der Software Intrexx von United Planet und wurde mithilfe des Implementierungspartners City & Bits eingeführt. Bei der Entscheidung für die Lösung waren die intelligente Verknüpfung mit zentralen Daten aus SAP, die vielseitigen Möglichkeiten der Personalisierung sowie der mobile, browser­basierte Zugriff auf das System ausschlaggebend.

Portallösung als flexible Alternative

Jörn-Michael Westphal, Geschäftsführer von ProPotsdam, erklärt: „Mit der Ablösung unseres selbstentwickelten Intranets durch ein modernes Mitarbeiterportal stellen wir unseren Mitarbeitern nun ein zentrales Werkzeug zur Verfügung, das sie in ihren täglichen Arbeitsabläufen durch gezielte Informationsbereitstellung und -verknüpfung unterstützt.“ Ein großer Vorteil sei dabei, dass die Mitarbeiter nicht mehr so häufig zwischen einzelnen Programmen hin und her wechseln müssen: „Angefangen bei den für unsere Arbeit grundlegenden Immobiliensteckbriefen über kleine, motivierende Apps bis hin zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit durch das Social Intranet – mit dem neuen Portal halten wir all das in einer Hand.“
Für den Betrieb eines großen kommunalen Wohnungsunternehmens ist es zentral, den gesamten Bestand der Immobilien für die täglichen Arbeitsabläufe verfügbar zu machen. Dank einer Vielzahl an Schnittstellen, die das neue Portal liefert, stehen alle Immobiliensteckbriefe aus SAP mit sämtlichen relevanten Daten zur Verfügung. So können sie komfortabel in den Geschäftsabläufen genutzt und automatisiert durch zusätzliche Daten wie Bilder und Energieausweise angereichert werden. Nach Aufruf des Mitarbeiterportals im Browser erfolgt eine automatische Anmeldung anhand des Windows-Benutzerkontos. Mittels so genannter Portlets können die wesentlichen Inhalte aus den wichtigsten der über 30 Applikationen, wie beispielsweise der Presseschau, auf der Startseite dargestellt werden, ohne dass die Applikation extra aufgerufen werden muss. Dadurch erweist sich die Portallösung als flexible, ausbaufähige und kommunikationsfreudige Alternative zu anderen Software-Produkten.

Social Intranet mit einem nutzerspezifischen Stream

Dank der hochdifferenzierten Rechteverwaltung und umfassender Personalisierungsmöglichkeiten bis hin zur Datensatzebene erhält jeder Mitarbeiter darüber hinaus nur diejenigen Informationen, die relevant für die jeweilige Arbeit sind. Und schließlich sind über die grafisch aufgeräumte Oberfläche alle zentralen Funktionen und Anwendungen des Portals erreichbar. So ist es den Mitarbeitern von ProPotsdam möglich, aktuelle Kennzahlen des Unternehmens – etwa Leerstände, Top-Objekte und vieles mehr – einzusehen und über die zentrale Dokumentenverwaltung die aktuellste Version gemeinsam bearbeiteter Dokumente aufzurufen. Nicht zuletzt wurden auch andere wichtige Abläufe im Portal entsprechend umgesetzt. Beispielsweise wurde ein Ticketsystem eingebunden, das Anfragen an die IT-Abteilung ordnet und weiterleitet. Zusätzlich können unkompliziert Auswertungen erstellt, übermittelt und eingesehen werden. Ganz im Sinne der Unternehmenskultur wollte ProPotsdam mit dem Portal außerdem die interne Kommunikation fördern. Die Nutzer erhalten betriebsinterne Nachrichten ebenso wie Presseartikel zum Unternehmen und können sich dazu austauschen. Das integrierte Social Intranet „Mein Portal“ ermöglicht über einen nutzerspezifischen Stream neben persönlichen Benachrichtigungen und allgemeinen Informationen auch die Steuerung der anfallenden Aufgaben und Prozesse, in die die entsprechenden Mitarbeiter eingebunden sind.
Das Mitarbeiterportal bietet aufgrund seiner schlanken, schnellen und flexiblen Grundstruktur die Möglichkeit, alle bestehenden Funktionen weiter auszubauen oder zusätzliche Applikationen einzubinden. Die Nutzer selbst können Anpassungen der Portalseiten ganz einfach vornehmen. So können auch künftige Anforderungen unkompliziert in die Abläufe des Immobilienunternehmens integriert und smart vernetzt werden.