InterviewKultur des Miteinanders

Herr Couvigny, Herr Riss, seit nunmehr drei Jahrzehnten ist Axians Infoma auf dem kommunalen Software-Markt tätig. Was muss ein Unternehmen seinen Kunden an Mehr bieten, um sich so viele Jahre lang vorne behaupten zu können?

Couvigny: In unserem Unternehmen werden seit dem Start im Jahr 1988 konsequent und erfolgreich zwei Ansätze verfolgt. Da ist zum einen der partnerschaftliche Umgang mit und die Nähe zu unseren Kunden – von der kleinen Gemeinde mit 500 Einwohnern bis hin zur Großstadt, zu Kirchen oder zum Rechenzentrum mit hunderten von angeschlossenen Kommunen. Deren Zufriedenheit steht für uns immer an oberster Stelle. Zum anderen greifen wir neue Themen und Trends frühzeitig auf und setzen diese praxistauglich um. Diesen Erfolg verdanken wir gleichermaßen unseren leistungsfähigen Mitarbeitern wie unseren innovationsoffenen Kunden, der Wissenschaft und den Technologiepartnern. In all den Jahren ist eine Kultur des Mit- und Füreinanders, des gemeinsamen Gestaltens entstanden, die alle Kundengruppen umfasst und ihre stetige Weiterentwicklung antreibt. So zeigen die Städte Düren, Marsberg und Borgholzhausen als diesjährige Gewinner und Finalisten unseres Innovationspreises auf beeindruckende Weise ihre Lösungs- und Zukunftsorientierung. Dass zudem beim Wettbewerb Digitale Stadt mit Darmstadt, Kaiserslautern und Paderborn nicht nur drei der insgesamt fünf Finalisten zum Kundenstamm von Axians Infoma gehören, sondern Darmstadt auch als Gewinner des vom Digitalverband Bitkom und dem Deutschen Städte- und Gemeindebund durchgeführten Wettbewerbs hervorging, hat uns gefreut.

Welche Strategie verfolgen Sie, um aktuellen Entwicklungen frühzeitig und vor allem bedarfsgerecht zu begegnen?

Riss: Vier ineinandergreifende und aufeinander aufbauende Elemente ermöglichen es uns, Vorreiter zu sein und die Digitalisierung als Trend zu setzen – nicht nur im Finanzwesen, sondern auch im Liegenschafts- und Gebäude-Management sowie für Kommunale Betriebe. Hier ist als erstes die bereits erwähnte Kultur des Mit- und Füreinanders mit unseren Kunden und Partnern zu nennen. So lassen wir keine Gelegenheit für den direkten und engen Dialog aus. Ob klassische Kundenumfrage, große Anwendertreffen, Axians Infoma Partnergroup Meetings oder regelmäßiger Austausch mit Technologie- und Wissensträgern, darunter Microsoft, die Hochschule Harz oder Gesetzgeber – wir wollen erfahren, was unsere Kunden umtreibt, und ihre Bedürfnisse schon vor ihnen selbst erkennen. Dabei verlassen wir uns als zweiten Faktor auf unsere Mitarbeiter, die mit Spaß, Neugier und Verantwortung bei der Arbeit sind und uns mit fachlichem Vorsprung, Einsatz und Kreativität voranbringen. Drittens stellen wir mit unserem Leitmotiv ‚Aus der Praxis für die Praxis‘ sicher, frühzeitig technologisch und fachlich führende Software-Lösungen bieten zu können. Last but not least fahren wir eine klare Produktstrategie mit Fokus auf den relevanten Prozessen, um diese vollkommen integriert abzubilden oder vernetzt mit anderen Fachverfahren zu gestalten.

Der Druck auf die Kommunen, Prozesse zu verändern und zu optimieren, um sowohl wirtschaftlicher und nachhaltiger als auch bürgerfreundlicher zu agieren, hat zugenommen. Wo sehen Sie die wichtigsten Handlungsfelder, um diese Anforderungen erfüllen zu können?

Riss: Wir können die Beobachtung bestätigen, dass die Kommunen hinsichtlich der Effizienz unter Druck stehen, also zunehmend mit weniger Ressourcen mehr und komplexere Aufgaben bewältigen müssen. Die Diskussion über verbesserte Bürgerfreundlichkeit gibt es dagegen schon seit Langem. Von daher sehen wir hier eher eine große Chance, mit digitalen Themen und Services den Bürger kundenorientiert abzuholen und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Wesentlich für die Kommunen ist es dabei aus unserer Sicht, sich mit innovativen Partnern zu vernetzen, um die Komplexität wirksam bewältigen zu können. Hier bietet Axians Infoma sowohl beim Outsourcing für komplette Services als auch bei der Optimierung von internen Abläufen bereits stark nachgefragte Unterstützung. Gerade beim letzten Punkt stehen die Verwaltungen vor der Frage, wie sich eine umfassende Prozessoptimierung am besten erreichen lässt. Die Antwort ist einfach: Digitalisierung ermöglicht es, Prozesse effizienter zu gestalten. Für Axians Infoma ist die Digitalisierung der Verwaltung daher ein zentrales Handlungsfeld.

Noch gibt es in Deutschland bei der konsequenten Umsetzung des elektronischen Verwaltungshandelns Nachholbedarf. Wie kann man den Kommunen verstärkt die Notwendigkeit einer durchgängigen, zukunftsorientierten Digitalisierung nahebringen?

Riss: Unseres Erachtens ist es wichtig, den Nutzen und die konkreten Vorteile der Digitalisierung vorne anzustellen. Das geht am besten stufenweise. Das heißt, mit einem Projekt gezielt zu beginnen, das den Mitarbeitern und Führungskräften in der Verwaltung die Möglichkeiten der Digitalisierung sehr gut aufzeigt und sich mit überschaubarem Aufwand umsetzen lässt. Ausgehend von diesem ersten erfolgreichen Projekt können dann in einzelnen Schritten weitere Prozesse angegangen werden, um so nach und nach das komplette Verwaltungshandeln zu optimieren. Häufig kommt als Startpunkt die digitale Rechnungsbearbeitung zum Einsatz – geht es doch um die Digitalisierung eines bekannten Prozesses, der sehr viele Abteilungen in der Verwaltung betrifft. Die Erfolge, die wir hier beobachten, sind wirklich faszinierend.

Couvigny: Und mit dem Erfolg solcher kleinen Projekte werden die Voraussetzungen für weitere Planungen geschaffen. Der Wechsel zur Digitalisierung ist mit einem positiven Aspekt verbunden und erzeugt eine positive Kultur für weiteres Change Management.

In welcher Weise bietet Axians Infoma dabei Unterstützung?

Riss: Mit unseren Erfahrungen aus drei Jahrzehnten und den daraus entwickelten funktionierenden Lösungsmodellen optimieren wir sowohl interne Verwaltungsprozesse als auch die Interaktion mit dem Bürger. Wir haben vergangenes Jahr die E-Akte integriert, die sicherstellt, dass jeglicher Papier-Output aus Infoma newsystem künftig auch digital verfügbar ist und bleibt. Wir bieten zudem ein E-Portal, das auch den nicht im Finanzwesen eingebundenen Usern die Teilnahme an digitalen Verwaltungsprozessen ermöglicht. Und wir stellen mit unserem E-Payment-Manager eine Lösung bereit, durch die der Bürger per Smartphone mit QR-Code bequem und sicher elektronische Bezahlmöglichkeiten nutzen kann. Ein gutes Beispiel des damit für Bürger und Verwaltung erzielten Mehrwerts ist die Stadt Düren, die mit einem verwaltungsweiten Online-Bezahlverfahren im Bürgerportal und auf Zahlungsaufforderungen Vorbild für eine gelungene E-Government-Innovation ist. Nicht zuletzt damit ist sie Gewinner unseres Innovationspreises 2017 geworden.

Wie ist die Resonanz bei den Kunden?

Riss: Wir haben sehr innovative Kunden, die im Zuge der gesetzlichen Veränderungen in Richtung E-Rechnung diese Dinge verstärkt angehen und realisieren. Dabei arbeiten wir als Software-Hersteller mit unseren Kunden sehr eng zusammen. Die Ideen und das direkte Feedback helfen uns sehr für die praxisnahe und anwenderfreundliche Umsetzung.

Couvigny: Am deutlichsten lässt sich das am Rechnungsworkflow aufzeigen. Vor vier Jahren haben sich nur einzelne Kunden damit beschäftigt. Heute sind es nahezu 100 Kunden, die ihn innerhalb eines Jahres eingeführt haben. Da sieht man, welcher Schwung aufkommt.

„Die Stärke unseres Unternehmens ist, dass wir Fachlichkeit und Technologiebegeisterung gut balancieren.“

Welchen Stellenwert nehmen Technologien wie etwa Cloud Computing schon in den Zukunftsplanungen der Kommunen ein?

Riss: Die Komplexität insbesondere im Bereich IT steigt – beispielsweise erfordert IT-Security immer mehr Aufmerksamkeit. Nicht zuletzt ist die zunehmende Konnektivität, also die einfache Kommunikation der Anwendungen miteinander, zu stemmen. Diese Komplexität bringt die Kommunen dazu, sich nach Möglichkeiten umzusehen, etwa über Cloud-Dienste oder kommunale Rechenzentrumspartner.

Couvigny: Die Entlastung vom eigenen Betrieb der Lösung ist meist allenfalls der Anlass, sich über Cloud Computing oder einen Rechenzentrumsbetrieb Gedanken zu machen. Die Mehrwerte aus der besseren Vernetzung der Fach­anwendungen, die zusätzlichen Software-Services – wie Automatisierung oder künstliche Intelligenz – und Serviceangebote, auf die der Kunde bei Bedarf Zugriff hat, erweisen sich jedoch schnell als die wahren Pluspunkte.

Ein weiteres Thema, das die Kommunen zurzeit sehr beschäftigt, ist die Smart City. Inwieweit gewährleisten Lösungen von Axians Infoma die effiziente Durchführung digitaler Verwaltungsprozesse als eine der Voraussetzungen für die Smart City?

Couvigny: Mit unserem Portfolio tun wir viel für effizientere Abläufe in der Kommune – durch eine bessere Steuerung der Administration sowie die Bereitstellung digitaler Dienste. Wir werden hier weiter im Markt vorangehen und Innovationstreiber sein. Gleichzeitig kümmern wir uns vor allem darum, dass in unseren Kommunen digitale Ökosysteme entstehen, in denen Lösungen gedeihen können, die aus einer Kommune eine Smart City machen. Eine der zentralen Anwendungen ist dabei das Finanzwesen, das ein Datenmagnet, vor allem aber auch eine Datendrehscheibe ist, da die meisten Vorgänge auch Finanzrelevanz haben. Mit offener Architektur sammelt das Finanzwesen Daten, bereitet sie auf, tauscht sie aus, vernetzt sich also mit den vielfältigen Fachanwendungen in einer Kommune. Nur so kann das volle Potenzial ausgeschöpft und eine Grundlage für Innovation und Fortschritt über unsere eigenen Anwendungen hinaus für die Kommunen geschaffen werden. Das Ziel ist eine smarte Kommune, die effizienter, fortschrittlicher, sozialer sowie grüner ist und das Leben ihrer Bürger stetig verbessert.

Axians Infoma ist Teil des französischen Konzerns VINCI Energies, dessen Fokus auf der digitalen Transformation und der Energiewende liegt. In welcher Weise kann Axians Infoma das Portfolio der Muttergesellschaft nutzen?

Couvigny: VINCI Energies unterstützt als breit aufgestellte Unternehmensgruppe in ganz Europa Kommunen und Regio­nen bei der nachhaltigen und bürgerorientierten Entwicklung. Das umfasst neben unserer Digitalisierungskompetenz auch die Handlungsfelder Stadtentwicklung, Verkehrsoptimierung, E-Mobilität, Energieeffizienz in Gebäuden und Beleuchtungsanlagen, Energieversorgung mit Smart Grids, sichere Kommunikationsdienste, Daten­analyse und -visualisierung sowie ein umfassendes Projekt-Management. Dabei sind gut vernetzte Firmen so wichtig wie eine gut vernetzte Software, um Lösungen von der Sensorik über Konnektivität bis hin zur Anwendungssoftware zu erbringen. Kooperationen über Firmen- und Branchengrenzen oder Konzerngrenzen hinweg sind für den Erfolg entscheidend. Die aktuelle Kundenresonanz bestätigt diese gemeinsame Strategie von VINCI Energies und Axians Infoma. So arbeitet zum Beispiel die Stadt Mannheim bei ihrem Innovationsprojekt Benjamin Franklin Village eng mit VINCI Energies zusammen. Anhand konkreter Beispiele aus bereits in anderen Städten durchgeführten Projekten ließ sich die Verwaltungsspitze neue Impulse vermitteln, um ihr strategisches Konzept weiterent­wickeln zu können. Für den internationalen Think Tank La Fabrique de la Cité, der sich mit der zukunftsorientierten Analyse städtischer Entwicklung beschäftigt, bildet Axians Infoma zudem die Schnittstelle in die Verwaltungspraxis in Deutschland.

Was haben Sie sich für das Jahr 2018 und darüber hinaus als Ziel gesetzt?

Couvigny: Auch 2018 und danach wollen wir unseren gemeinsamen Erfolg fortsetzen. Überhaupt steht das Gemeinsame im Zentrum. Unter dieses Motto wollen wir unser Jubiläumsjahr stellen und so auch die nächsten 30 Jahre am Puls der Zeit sein. Gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern werden wir die Herausforderungen annehmen, den Markt gestalten, wachsen und alles für zufriedene Kunden und Partner tun. Gemeinsam haben wir die Doppik gemeistert, gemeinsam gehen wir die Digitalisierung an. Gemeinsam mit unseren Schwes­tergesellschaften wie IKVS, Athos, Axians eWaste oder Axians IT&T, sowie mit allen Kompetenzen von VINCI Energies spannen wir den Bogen weiter, sind Partner der Kommunen auf ihrem Weg zur Smart City.

Riss: Die Stärke unseres Unternehmens ist, dass wir Fachlichkeit und Technologiebegeisterung gut balancieren, mit Leidenschaft voranbringen und dafür auch die richtigen Mitarbeiter haben.