PortalgestaltungZwischen Caritas und Köderangebot

Die angespannte Haushaltslage lässt Kommunen bei der Software-Anschaffung aufs Geld schauen. Warum deshalb nicht auf produktneutrale Beratungsagenturen vertrauen oder kostengünstige Angebote überregionaler Initiativen in Anspruch nehmen? Deren Neutralität wird allerdings in der Branche bezweifelt. Der Förderverein für regionale Entwicklung aus Potsdam beispielsweise bietet ein eigenes Förderprogramm namens „Digitales Rathaus“ an und unterstützt Kommunen damit bei der kostengünstigen Einführung eines Ratsinformationssystems (wir berichteten). Laut der Vorsitzenden Claudia Ehrchen finanziert sich der Verein vorwiegend aus Spenden und Eigenleistungen der Mitwirkenden bei seinen Azubi- und Studierendenprojekten. Dies seien vor allem Bildungseinrichtungen, welche die Kosten für die überbetrieblichen Auszubildenden übernehmen.
Auf der Website www.ratsinformationsdienst.de, die dem Verein gehört, findet sich eine Handvoll Kommunen, die das System PortUNA.ris des gleichnamigen Herstellers einsetzen. Portuna und Förderverein haben die gleiche Adresse in Potsdam, personelle Verflechtungen gibt es laut Vereinsaussage jedoch nicht. Dank der Projektförderung kann das System zu vergünstigten Konditionen bereitgestellt werden, ließ der Verein schon 2014 verlauten, es entstünden keine Einrichtungs- oder Entwicklungskosten, nur monatliche Lizenzgebühren seien zu entrichten (wir berichteten). Entstanden sei das System in enger Zusammenarbeit mit langjährigen Projektpartnern aus den Kommunen.

„Wir empfehlen kein spezielles Produkt!“

Laut Förderverein sind die Anwender bei der Wahl eines passenden Ratsinformationssystems vollkommen frei. „Wir empfehlen keines der genannten Produkte“, sagt Claudia Ehrchen, „uns ist es daher besonders wichtig, dass wir alle Ratsinformationssysteme gleichberechtigt kostenfrei in die Web-Seiten integrieren – und auch andere, sollten deren Hersteller den Wunsch dazu äußern.“ Jedes der Produkte habe Vor- und Nachteile.
Auf der Website des Fördervereins werden als Kooperationspartner neben dem CMS- und RIS-Anbieter Portuna die RIS-Spezialisten Somacos und Sternberg genannt. Zumindest die Partnerschaft mit Sternberg wird jedoch laut Geschäftsführer Jan-Christopher Reuscher nicht gelebt. „Es gab einmal eine vertragliche Vereinbarung, nach der unsere RIS-App für den Zugriff auf das Portuna-RIS genutzt wird. Dies ist aber nie geschehen und wir pflegen schon seit Längerem keine geschäftlichen Beziehungen mehr zum Förderverein“, erklärt er. So bleibt der Verdacht, der Verein sei vornehmlich eine Vertriebsschiene von Portuna. Detlef Sander, Geschäftsführer bei Databund, dem Verband der mittelständischen IT-Dienstleister und Software-Hersteller für den öffentlichen Sektor, sagt: „Einige Hersteller von Ratsinformationssystemen haben uns in jüngster Zeit angesprochen, weil der Förderverein inzwischen neben dem CMS auch so etwas wie ein Ratsinformationssystem anbietet und mit angeblich günstigen bis kostenlosen Angeboten den Markt negativ beeinflusst.“
Eine ähnliche Verflechtung mit Portuna vermuten Branchenvertreter auch bei den Aktivitäten des Fördervereins im Bereich der Gestaltung von Internet-Seiten. Vor mehr als elf Jahren wurden dazu die „Azubi-Projekte“ ins Leben gerufen. Sie ermöglichen es, allen Projektpartnern kostenfrei eine Website erstellen zu können. Die Studierenden kommen dabei von verschiedenen Berliner und Brandenburger Hochschulen und Fachhochschulen, die Auszubildenden sind teils betrieblich, teils überbetrieblich bei verschiedenen Bildungsträgern angestellt. Der Verein räumt eine echte Zusammenarbeit mit dem Hersteller Portuna im Rahmen der Bereitstellung des CMS für die Azubi-Projekte ein, betont aber darüber hinaus seine Unabhängigkeit.

Internet-Seite kein reines Agenturgeschäft mehr

„Dieses Vorgehen des Fördervereins wird seit Jahren in der Branche sehr kritisch gesehen“, sagt Uwe Warnecke, Geschäftsführer des E-Government-Spezialisten NOLIS aus Nienburg. „Zu einem Web-Auftritt gehört heute mehr als nur ein paar bunte Bilder, eine Internet-Seite ist kein reines Agenturgeschäft mehr. Es geht um die Einbindung von E-Government-Funktionen in das CMS, Berücksichtigung von Onlinezugangsgesetz und Datenschutz, Integration in interne Workflows oder Prozessoptimierung. Dies alles umsonst von Auszubildenden bereitzustellen inklusive einer sich anschließenden fachlichen Beratung kann gar nicht funktionieren.“
Auf die Frage, ob mit der kostenlosen Website-Erstellung auch der Aufwand für Schnittstellen und die Integration mit Fachverfahren abgedeckt sei, antwortet die Vereinsvorsitzende Claudia Ehrchen allgemein: „E-Government-Angebote verschiedenster Dienstleister werden stets kostenfrei eingebunden. Prinzipiell ist bei uns die Website-Erstellung durch Auszubildende und Studierende strikt getrennt. Allerdings übernehmen wir die Einbindung von Diensten unserer Kooperationspartner stets kostenfrei, sofern die erforderlichen Schnittstellen uns von diesen bereitgestellt werden. Dies trifft beispielsweise auf alle Ratsinformationssysteme zu.“
Nach Einschätzung von NOLIS-Geschäftsführer Warnecke besteht auch bei der Website-Entwicklung die Förderung augenscheinlich darin, dass Auszubildende den Internet-Auftritt auf einem Server und der technischen Infrastruktur immer desselben Herstellers – Portuna – erstellen. Die Kommune erhält also vermutlich keinen Fördermittelbescheid, den sie frei einsetzen kann, sondern lediglich eine Dienstleistung, die auf einem bestimmten technischen System aufbaut. „Das ist für mich eine reine Marketing-Masche als verlängerter Vertriebsarm“, sagt Warnecke.

Kostenlos-Angebote ziehen Leistungen nach sich

Auch beim Databund hat man ein Auge auf die Aktivitäten des Vereins geworfen. Geschäftsführer Sander: „Um den notwendigen vollen Funktions- und Projektumfang für einen kommunalen Web-Auftritt zu erhalten, inklusive Leistungen im Bereich Datenschutz, Barrierefreiheit und Portalverbund, müssten zu den Kostenlos-Angeboten Leistungen zugekauft werden, sodass eine Kommune das Komplett-Projekt mindestens zum ähnlichen Preis auch bei anderen Anbietern am Markt bekommen würde. Hier wird die Unwissenheit vieler Kommunen ausgenutzt. Diesem können sie nur begegnen, indem sie ihre Leistungen über einen definierten Leistungskatalog ausschreiben und damit eine objektive Vergleichsmöglichkeit erhalten.“ Databund jedenfalls würde Portuna nicht als Mitglied aufnehmen. Der Grund: Die Mitglieder, die sich seit vielen Jahren über das Konglomerat aus Hersteller und dem Förderverein als seinem verlängerten Vertriebsarm beklagen, wären deutlich dagegen.
Detlef Sander hat mit Kommunen gesprochen, die ihre vom Förderverein erstellte Homepage wieder kündigen wollten, weil die Leistung bei Weitem nicht ihren Ansprüchen an ein modernes kommunales CMS entspricht. Auch Katrin Wiese-Dohse, Geschäftsführerin der Firma Advantic Systemhaus, zählt zu ihren Kunden einige Ex-Portuna-Anwender. Sie schätzen es, einen zuverlässigen Partner im CMS-Bereich zu haben und nicht mehr von wechselnden Studierenden betreut zu werden.
Der Förderverein für regionale Entwicklung ist keine singuläre Erscheinung. Viele Kommunen vertrauen bei der Auswahl eines CMS heute auf Beratungsagenturen. Ein solches Unternehmen ist City & Bits aus Berlin. Die Firma berät Kommunen bundesweit bei der Neukonzeption von Portallösungen, in den Bereichen Online-Kommunikation und digitale Verwaltung. City & Bits unterstützt im Rahmen der Ausschreibung und begleitet den Umsetzungsprozess. „Dabei beraten wir produktunabhängig“, erklärt Geschäftsführer Florian Apel-Soetebeer nachdrücklich.

Verhandlungsverfahren mit ungleicher Ausgangslage

Katrin Wiese-Dohse von Advantic hat allerdings inzwischen schon zu oft erlebt, dass in CMS-Ausschreibungen, in welche Beratungsagenturen involviert sind, in der Regel die von den Agenturen präferierten Hersteller den Zuschlag erhalten. „Wenn die Kommune dann ein Verhandlungsverfahren durchführt und die Sparringspartner nicht in die gleiche Ausgangslage versetzt, obwohl sie ganz viel Enthusiasmus und hunderte Arbeitsstunden in die Vorbereitung stecken, ist das höchstgradig unfair.“ An der rechtmäßigen Durchführung des Vergaberechts lässt sie dies langsam zweifeln. In einem dieser Fälle hat es die Advantic-Chefin sogar auf einen (allerdings verlorenen) Prozess ankommen lassen, um ein Signal abzugeben. Wiese-Dohse: „An einem weiteren Verfahren haben wir uns nicht beteiligt und taten gut daran. Der Zuschlag erging an den bereits fest stehenden Dienstleister.“