Form-Solutions20 Jahre Antragsmanagement

Form-Solutions feiert im April 2020 einen runden Geburtstag: Matthias Eisenblätter hat Form-Solutions e.K. im Jahr 2000 gegründet. Mit Sitz in Gräfenhausen, einem Ortsteil der Gemeinde Birkenfeld in Baden-Württemberg, startete Eisenblätter den Vertrieb elektronischer PDF-Formulare zum monatlichen Pauschalpreis. Das sei im Jahr 2000 eine absolute Neuheit gewesen, berichtet Form-Solutions. Als ersten Kunden konnte das Unternehmen die Stadt Karlsruhe gewinnen.
PDF-Formulare am Bildschirm auszufüllen, habe sich schnell etabliert, besonders in den publikumsintensiven Bereichen, wie im Bau- und Meldewesen. Aber auch in der verwaltungsinternen Kommunikation waren elektronische Formulare rasch nicht mehr wegzudenken. Dadurch wurden die Formulare immer ausgereifter, so das Unternehmen. Neue Funktionen, wie beispielsweise personalisierte Formulare, integrierte Plausibilitätsprüfungen, das Speichern ausgefüllter Anträge, das elektronische Senden oder auch die Vorabübertragung von Daten, hätten die Vorgänge für beiden Seiten – Bürger und Verwaltung – erleichtert. Während das Verlagssortiment zu Beginn lediglich 700 PDF-Formulare aus den verschiedenen Verwaltungsbereichen umfasste, stehen heute über 4.000 rechtlich gepflegte Online-Anträge im PDF-Format zur Verfügung.

Ausfüllassistenten unterstützen Antragsteller

Das Unternehmen wuchs stetig weiter, sodass es 2011 in den heutigen Firmensitz nach Karlsruhe umzog. Eisenblätter sei recht früh klar gewesen, dass das PDF bei der zunehmenden Nutzung mobiler Endgeräte nicht das Format der Zukunft sein würde. Daher sei neben der Programmierung neuer Funktionen auch in die Entwicklung intelligenter Antragsassistenten im HTML5-Format investiert worden. Die intelligenten Ausfüllassistenten kamen dann im Jahr 2013 auf den Markt. Mit der neuen Technologie ruft der Bürger nicht das komplette PDF-Formular auf, sondern wird mithilfe der HTML-Ausfüllassistenten Schritt für Schritt durch den Antragsprozess geleitet. Es werden jeweils nur Felder und Abfragen eingeblendet, die für die individuelle Antragssituation benötigt werden.

Nutzung auf mobilen Endgeräten

Über das HTML-Format und das responsive Layout wird erstmals auch die Nutzung von Formularen auf mobilen Endgeräten möglich. Heute stehen innerhalb des Form-Solutions-Verlagssortiments laut Unternehmensangaben circa 1.300 intelligente Antragsassistenten sowie ein Assistentenbaukasten für eigene intelligente Web-Applikationen zur Verfügung. Auch Infrastruktur- und Fachschnittstellen für medienbruchfreie Prozesse wie zum Beispiel E-Payment und die Nutzung der eID-Funktion des neuen Personalausweises seien vorhanden. Es bestehe aber auch die Möglichkeit, die Daten direkt an das behördeninterne Fachverfahren zu übergeben.
Im Jahr 2019 erfolgte die Umfirmierung zur Form-Solutions GmbH, die aktuell rund 2.200 Kunden zählt. Darunter fallen kommunale Rechenzentren, Stadtwerke, Entsorgungsbetriebe und sonstige Zweckverbände, kommunale Versorgungsverbände, Landes- und Bundesbehörden, Landesbanken sowie Universitäten und sonstige Bildungseinrichtungen.