VG GerolsteinAus Dreien mach Eine

Viel Kommunikation und eine intensive Zusammenarbeit sind notwendig, um drei Verbandsgemeinden (VG) innerhalb kurzer Zeit zu fusionieren und eine neue Verwaltung zu schaffen – insbesondere, wenn die Neuaufstellung mit der umfassenden Einführung digitaler Prozesse verbunden ist. Dass es dennoch machbar ist, zeigt der Zusammenschluss der rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinden Obere Kyll, Hillesheim und Gerolstein. Nur acht Monate dauerte es von der Erfüllung der gesetzlichen Grundlage bis zur Gründung der neuen Verbandsgemeinde Gerolstein. Dazu gelang auch der erfolgreiche Start in die Digitalisierung.
Die größte Herausforderung war dabei der zeitliche Aspekt, meint Richard Bell, Sachgebietsleiter Finanzen in Gerolstein und federführend bei der Umsetzung des beschlossenen Digitalisierungsprojekts. Er erklärt: „Die Verwaltungsführung wollte die Fusion zum Anlass nehmen, einen entscheidenden Fortschritt für die neue Verwaltung zu erreichen. Einer der ausschlaggebenden Schritte dabei war, dass wir die Mitarbeiter von Hillesheim und Gerolstein für den Einsatz der Finanz-Software Infoma newsystem gewinnen konnten.“

Konsequente Digitalisierung

An erster Stelle stand deshalb, die beiden Partner mittels der integrierten Lösung auf dasselbe technologische Niveau zu bringen wie die Gemeinde Obere Kyll, bei der Infoma newsystem schon lange genutzt wird. Damit stand die Basis für die konsequente Digitalisierung der gesamten Verwaltung fest und die Chance auf eine durchgängige Festlegung von Standards, Workflows und Software-Lösungen, welche die Interessen aller Fachbereiche berücksichtigt, war eröffnet. Belohnt wurde dieser von den Mitarbeitern vollumfänglich unterstützte Aufbruch in die digitale Verwaltungszukunft noch im gleichen Jahr mit dem Gewinn des Axians Infoma Innovationspreises.
Dass sich die nunmehr sechstgrößte Verbandsgemeinde in Rheinland-Pfalz auf einem richtigen Weg befindet, davon ist Richard Bell überzeugt: „Mit Blick auf die formulierten Ziele sind wir gut unterwegs. Zwar hat das Projekt für so manche Überstunde bei den Beteiligten gesorgt, aber letztlich hat sich der Einsatz gelohnt. Das zeigt uns auch das Feedback aus den Ortsgemeinden, der Kommunalpolitik und von den Bürgern.“ So haben digitale Workflows, wie beispielsweise in der Rechnungsbearbeitung, bei der Buchungsschnittstellen-Freigabe sowie in den dezentralen Barkassen der Bürgerbüros, die papiergebundenen Prozesse bereits abgelöst und damit einen wichtigen Teil der ersten Umsetzungsphase erfüllt.

Neue IT-Struktur

An oberster Stelle bei den dafür definierten Kernpunkten stand die Implementierung des bereichsübergreifenden ERP-Systems. Moderne, standardisierte und digitale Prozesse, wie sie Infoma newsystem ermöglicht, sollten den Aufbau einer modernen Verwaltungsorganisation mitgestalten. Damit einher ging auch die Einrichtung einer ganz neuen IT-Struktur. Die Einführung eines zentralen Managements für die rund 42.000 vorhandenen Adressen und die Bescheidschreibung im Steuerbereich gehörten in dieser ersten Phase ebenso zu den geplanten Maßnahmen wie die Zählerverwaltung und Wasserverbrauchsabrechnung in den VG-Werken mit der Möglichkeit der einfachen Online-Erfassung von Wasserzählerständen für die Bürger. „Wir wollen insbesondere die digitale Einbindung der Bürger noch verstärken“, sagt Richard Bell. „Mit der Realisierung des Moduls E-Payment für das elektronische Bezahlen von Mahnungen bieten wir deshalb in Kürze einen weiteren bürgerorientierten Service im Verwaltungskontakt.“

Monatliche Treffen

Für die Durchführung des Gesamtprojekts wurde eine Steuerungsgruppe mit Vertretern aus allen involvierten Fachbereichen der ehemaligen Verbandsgemeinden und den zuständigen Beratern von Axians Infoma gebildet. Monatliche Treffen in der ersten Projektphase gewährleisteten insbesondere bei neuen Projektsituationen eine direkte Steuerung. Gleichzeitig galt es, die rund 120 Mitarbeiter von Beginn an mitzunehmen. „Durch das Zusammenwachsen von drei Verwaltungseinheiten war es besonders wichtig, alle Beschäftigten ins Boot zu holen“, erläutert Richard Bell.
Für die nahe Zukunft hat die neue Verbandsgemeinde einiges vor: Geplant sind die digitale Abbildung von Gebäuden und Liegenschaften sowie die Zeit- und Ressourcenerfassung der VG-Werke und Bauhofmitarbeiter über Apps. Auch die Themen Dokumenten-Management, Rats- und Bürgerinformationssysteme und Sitzungsmanagement stehen auf der Agenda. Zudem soll schon in diesem Jahr die Haushaltsplanung für die 38 Ortsgemeinden digital erfolgen.