Baden-WürttembergMicrosoft 365-Pilotprojekt an Schulen

Einem Pilotprojekt an 20 bis 30 Schulen mit Microsoft 365 hat jetzt der baden-württembergische Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDi), Stefan Brink, zugestimmt. Dies geschah im Rahmen seiner Prüfung der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für eine datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365-Werkzeugen als Teilbereich der Digitalen Bildungsplattform, berichtet das Ministerium für Kultus, Jugend und Sport. Die Digitale Bildungsplattform soll den Schulen wesentliche Anwendungen und Dienste für einen digital unterstützten Unterricht bereitstellen. Sie sei modular aufgebaut und habe zum Ziel, Lehrkräfte, Schulen und Schulträger von technischen, administrativen und datenschutzrechtlichen Fragen zu entlasten. Sie sei als Angebot an die Schulen zu verstehen, mit dem die Lehrer digital unterstützten Unterricht vorbereiten und durchführen können.

Datenschutz-Folgenabschätzung erarbeitet

Neben Moodle mit dem Videokonferenzsystem Big Blue Button, dem Messenger-Dienst Threema für Lehrkräfte sowie einem weiteren Lern-Management-System, das kurz vor dem Abschluss einer EU-weiten Ausschreibung stehe, sollen auch Microsoft 365-Programme zum Einsatz kommen, teilt das Ministerium mit. Hier gehe es um die dienstliche E-Mail-Adresse für Lehrkräfte, klassische Büro-Werkzeuge wie Word, PowerPoint, Excel sowie um einen Datenspeicher und Teams als Videokonferenz- und Kollaborationssystem. Für die Bausteine, in denen Lösungen von Microsoft 365 zum Einsatz kommen sollen, habe das Kultusministerium mit externen Partnern eine Datenschutz-Folgenabschätzung erarbeitet. Die DSFA sei in Absprache und enger Kooperation mit dem LfDi Stefan Brink beraten und weiterentwickelt worden. Das Kultusministerium begrüße, dass Brink im Rahmen seiner Prüfung der DSFA für eine datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365-Werkzeugen als Teilbereich der Digitalen Bildungsplattform dem Start des Pilotprojekts nun zustimmen konnte.

Gutes Signal

Kultusministerin Susanne Eisenmann sagt: „Wir freuen uns, dass der Landesdatenschutzbeauftragte grünes Licht für unseren Piloten gegeben hat. Das ist ein gutes Signal für die vielen Schulen und Schulträger im Land, die seit Längerem bereits Rechtssicherheit beim Einsatz von Microsoft 365 fordern. Zahlreiche Schulen nutzen bereits MS 365-Anwendungen oder würden sie gerne einsetzen, da sie sich intuitiv bedienen lassen und damit den schulischen Alltag ohne Hürden unterstützen.“ Sie fügt an: „Wir sind uns der Dringlichkeit bewusst, den Schulen leistungsfähige Lösungen anzubieten. Datenschutz und Datensicherheit haben allerdings Vorrang vor Schnelligkeit. Deshalb haben wir uns bei der Klärung aller datenschutzrechtlichen Fragen die notwendige Zeit genommen. Unser Ziel war und ist es, eine datenschutzkonforme Lösung mit einem stimmigen Datenschutzkonzept zu finden. Dafür haben wir die Expertise des LfDI von Anfang an eingebunden. Dieser aufwendige Weg hat sich gelohnt.“

Weitere Alternativen

Das Kultusministerium plant laut eigenen Angaben außerdem, den Schulen zeitnah eine weiterentwickelte Version von Moodle zur Verfügung zu stellen, sodass sie auf alternative datenschutzkonforme Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration zurückgreifen können. Dabei soll insbesondere die Nutzerfreundlichkeit von Moodle verbessert werden. Hinzukommen sollen ein schulischer Datenspeicher sowie das Open-Source-Office-Paket OnlyOffice für das gemeinsame und zeitgleiche Arbeiten an Dokumenten.
Im Zuge der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) habe die Schulverwaltung ihr Unterstützungssystem für Schulen bei datenschutzrechtlichen Fragen ausgebaut. Mitarbeiter der Kultusverwaltung seien geschult worden, um als Ansprechpartner beratend zur Seite zu stehen. Daneben stehe auf jeder Ebene der Schulverwaltung eine Beratungsmöglichkeit zur Verfügung. Dafür seien 26 neue Stellen in der Schulverwaltung geschaffen worden. Darüber stehen Handlungsanleitungen, Informationen, Hinweise und Erläuterungen zur Verfügung. Auch würden Datenschutz-Schulungen für Schulleitungen, Datenschutzbeauftragte, Fachberater sowie interessierte Lehrkräfte angeboten.

Bereitgestellte Werkzeuge

Ziel des Pilotprojekts ist es laut dem Kultusministerium, den Einsatz der Microsoft 365-Werkzeuge zu erproben und anschließend auszuwerten. Dafür würden den Lehrkräften die entsprechenden Werkzeuge zur Nutzung auf Basis einer speziell angepassten Microsoft 365 Konfiguration bereitgestellt. Für die Teilnahme am Pilotprojekt seien circa 20 bis 30 berufliche Schulen aus dem ganzen Land vorgesehen. Die Teilnahme der Schulen und Lehrkräfte erfolge freiwillig. Alle teilnehmenden Lehrkräfte sollen über ein Online-Portal begleitet werden.
Im Rahmen des Pilotprojekts sollen die Online-Versionen zum Einsatz kommen. Die Nutzung der Werkzeuge auf verschiedensten Endgeräten und Betriebssystemen werde dabei ebenso beleuchtet wie die Verfügbarmachung der Werkzeuge und der dafür notwendigen Lizenzen über ein Roll-out-Portal.
Darüber hinaus sollen der schulische Einsatz der genannten Werkzeuge untersucht und die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Rahmen der datenschutzrechtlichen Gesamtbetrachtung auf ihre Wirksamkeit und Praktikabilität hin untersucht werden, heißt es aus dem Ministerium abschließend.