Serie Smart Cities, Teil 5Digitalisierung verstetigen

Wenn das Förderende naht, zieht die Frage nach der Verstetigung geförderter Smart-City-Projekte meist wie eine Wolke am Himmel auf. Welches Wetter diese verspricht, beeinflussen Aspekte, die schon früh im Projektverlauf berücksichtigt werden müssen. Die erfolgreiche Verankerung einer Smart-City-Lösung in den kommunalen Betrieb hängt daher von verschiedenen Faktoren ab, die ineinandergreifen. Diese umfassen organisatorische, finanzielle, personelle, technische und infrastrukturelle Aspekte. Die folgenden Handlungsempfehlungen bringen diese Faktoren für den Start in die Verstetigung zusammen.

Als strategischen Baustein verankern

Ersten gilt es, die Lösung als strategischen Baustein zu verankern. Beispielhaft zeigt das der Landkreis Sankt Wendel: Dort wurde die Smart-City-Strategie im Kreisentwicklungskonzept verankert und mit vorhandenen Zielbildern verzahnt. Gleichzeitig knüpft der Landkreis an bestehende Initiativen an, etwa aus LEADER oder an Aktivitäten der Kreisverwaltung, beispielsweise im Bereich Ehrenamt. Solche Strukturen helfen, Akzeptanz zu schaffen und Doppel- oder Insellösungen zu vermeiden.

Um Effekte später belastbar nachweisen zu können, ist es entscheidend, den Ausgangszustand zu erfassen. Je nach Anwendungsfall können das etwa Kennzahlen zur Verwaltungseffizienz (wie Arbeitszeiten oder Personalaufwand) oder zum Klimaschutz (beispielsweise Verbrauchs- oder Emissionsdaten) sein. Eine systematische quantitative und qualitative Erfassung ermöglicht es, vor allem gegenüber politischen Entscheidungsträgern, den Effekt von Maßnahmen konkret zu begründen.

Relevante Akteure einbinden

Zweitens ist die frühzeitige und differenzierte Einbindung relevanter Akteure entscheidend. Mitarbeitende aus Fachämtern, Bürgermeister sowie Dezernenten sorgen für die Verankerung in den kommunalen Prozessen und verfügen über entsprechende Entscheidungsbefugnisse. Eine zentrale Rolle spielen zudem (regionale) IT-Dienstleister. Sie entwickeln meist die benötigte Software, stellen diese bereit oder übernehmen perspektivisch den Betrieb für die Kommune.

Akteure aus Zivilgesellschaft, Ehrenamt und weiteren gesellschaftlichen Bereichen sind nicht nur häufig Zielgruppe der digitalen Lösungen, sondern agieren auch als Unterstützer bei deren Nutzung, beispielsweise als Digitallotsen. Die Verwaltungsspitze und kommunale Gremien entscheiden aber letztlich über den Einsatz finanzieller und personeller Ressourcen – und damit über die langfristige Nutzung und den Betrieb der Lösungen. Generell sollten die Rollen und Zuständigkeiten regelmäßig überprüft werden: Wer ist beteiligt? Welche Rollen bestehen? Welche Ressourcen sind vorhanden? Wer trifft Entscheidungen?

Als positives Beispiel fungiert die Stadt Pforzheim. Anlässlich der Erstellung ihrer kommunalen Datenstrategie bildete die Kommune einen internen Lenkungskreis mit dem „Kreis der Willigen“, den Data-Hub. In ihm treffen Führungskräfte und Sachbearbeitende aus den Bereichen Digitalisierung, Geo-Information, Statistik, Umweltschutz und Mobilität auf Augenhöhe in einem monatlichen Statusmeeting zusammen. Dort werden alle datenbezogenen Themen und He­rausforderungen offen angesprochen und es entstehen neue Ideen, unter anderem für die inhaltliche Ausgestaltung der Datenstrategie.

Klar kommunizieren

Drittens empfiehlt es sich, eine strukturierte Kommunikationsstrategie aufzubauen; dazu gehört die Etablierung fester Austauschformate und klarer Kommunikationswege – sowohl innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Politik und Öffentlichkeit. Nicht nur Transparenz und ein realistisches Erwartungsmanagement sind dabei entscheidend, sondern auch die Kommunikation von Herausforderungen, um Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei allen Beteiligten aufzubauen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei ist, die Lösung greifbar zu machen. Ansätze wie Storytelling helfen, komplexe Inhalte verständlich aufzubereiten und den Zugang für unterschiedliche Zielgruppen zu erleichtern.

Ein Beispiel hierfür sind die DIPAS_stories: Sie verbinden digitale Bürgerbeteiligung mit kartenbasiertem Storytelling und verknüpfen komplexe Geodaten – etwa 3D-Stadtmodelle, Lärmkarten oder Bebauungspläne – mit multimedialen Inhalten wie Texten, Bildern und Videos. So werden Projekte anschaulich erklärt und für die Bürger transparent gemacht (wir berichteten).

In bestehende Strukturen integrieren 

Viertens sollten Kommunen die technische Integrations- und Anschlussfähigkeit ihrer Smart-City-Lösungen forcieren. Denn damit digitale Lösungen dauerhaft im kommunalen Alltag genutzt werden können, müssen sie von Beginn an in bestehende IT-Strukturen und Verwaltungsprozesse integriert werden. Voraussetzung dafür ist eine ganzheitliche Systembetrachtung. Dazu zählen die Planung der technischen Anschlussfähigkeit, das Aufdecken potenzieller Parallelstrukturen sowie ausreichend Zeit für die Einführung der Lösung in die bestehende Systemlandschaft. Gleichzeitig sollten die späteren Nutzer frühzeitig einbezogen werden, um Akzeptanz und Praxistauglichkeit sicherzustellen.

Wie eine gelungene Integration aussehen kann, zeigt die SolingenApp: Sie bündelt nicht nur Informationen zu Baustellen, Sehenswürdigkeiten und Freizeitangeboten, sondern integriert auch Verwaltungsleistungen im Sinne eines digitalen Rathauses. Damit ist sie fest in die Arbeitsprozesse der Fachämter eingebunden und wird aktiv im Verwaltungshandeln genutzt.

Überführung in den kommunalen Haushalt

Die fünfte und letzte Handlungsempfehlung betrifft das Aufbringen entsprechender Finanzmittel: Langfristig sollten digitale Lösungen in den kommunalen Haushalt überführt werden – vorausgesetzt, ihr Mehrwert ist ausreichend sichtbar und nachvollziehbar belegt. Um laufende Kosten zu reduzieren oder auf mehrere Schultern zu verteilen, bieten sich insbesondere Kooperationen mit kommunalen Unternehmen sowie interkommunale Partnerschaften an.

Eine solche Struktur hat beispielsweise das Südwest-Cluster aufgebaut – ein Zusammenschluss von fünf Modellkommunen aus Rheinland-Pfalz und dem Saarland (wir berichteten). Es zeigt, wie Projekte gemeinsam umgesetzt und betrieben werden können, etwa im Bereich Urbaner Datenplattformen. Die Zusammenarbeit kann dabei unterschiedliche Leistungen umfassen, etwa die technische Bereitstellung, den Betrieb und die Wartung, regelmäßige Updates sowie Schulungen und fachliche Beratung. Auf diese Weise lassen sich Kompetenzen bündeln und nachhaltige Betriebsmodelle etablieren.