KellmünzOnline-Einkauf via Amazon

Ein durchgängig digitalisierter, medienbruchfreier und ressortübergreifender Einkaufsprozess bietet Kommunen viele Vorteile. Michael Obst, Bürgermeister der bayerischen Gemeinde Kellmünz rechts der Iller, ist diesen Schritt schon gegangen. Anstelle von papierbasierten Rechnungen und Bestellungen via Fax und Telefon beschafft er online. Von der Bedarfsermittlung über die Beschaffung bis hin zur Rechnungsstellung den gesamten Einkauf zu digitalisieren, war eine große Aufgabe für die 1.400-Seelen-Gemeinde, die sich mit Altenstadt und Osterberg zur Verwaltungsgemeinschaft Altenstadt zusammengetan hat. Die Bayern haben sich Anfang 2020 entschieden, ihren Einkauf vorwiegend online abzuwickeln, unter anderem über Amazon Business.
Gänzlich verändert hat der digitale Einkauf zum Beispiel die Produkt-Recherche in der Gemeinde. Heute nutzt Michael Obst eine Online-Suchfunktion, um drei Angebote zu erhalten, vergleicht diese direkt und wählt das Beste aus. Die Preis-Recherche ist transparent: Ein Screen­shot des Suchergebnisses genügt als Beleg dafür, warum Obst und seine Kollegen sich für ein bestimmtes Produkt entschieden haben. Das hat der Gemeinde gerade zum Jahresende aus der Klemme geholfen: Bis zum 31. Dezember 2020 konnten Beamer für die Schule angeschafft werden – ad hoc standen Fördermittel aus dem DigitalPakt Schule bereit. Obst hat nicht nur seine Markt-Recherche dokumentiert, sondern auch die pünkt­liche Rechnungstellung gewährleistet und den Verwendungszweck nachgewiesen – trotz der Kürze der Zeit. Alle Käufe konnten vergabekonform durchgeführt werden, die Bezahlung erfolgte per Rechnung.

Volle Transparenz und Kostenkontrolle

Die Flexibilität und Autonomie für die Mitarbeiter, ohne den Überblick über Ausgaben und Rechnungen zu verlieren, das schätzt Bürgermeister Obst am Online-Einkauf. Er kann einzelnen Nutzern oder Gruppen Berechtigungen für Produktgruppen und Höchstbeträge zuweisen, etwa für den Kindergarten, die Feuerwehr und die Mittagsbetreuung in der Schule. So können Schwellen, zum Beispiel 1.000 Euro bei Direktkäufen, nicht überschritten werden. In diesem Rahmen erledigen die Verantwort­lichen die Einkäufe individuell, ohne zeitraubende Freigabeprozesse und mit minimalem Abstimmungsaufwand. Mit dem monatlichen Reporting kann die Kämmerei die Käufe auswerten und hat volle Transparenz und Kostenkontrolle. Die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erhalten, verkürzt Durchlaufzeiten, sorgt für eine schnellere Bearbei­tung und spart Zeit und Kosten für Druck, Papier und Porto.
Bürgermeister Obst achtet darauf, dass er bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus der Region einkauft. Auch die selbstgesteckten Beschaffungsziele im Bereich Nachhaltigkeit sind über einen transparenten, digitalen Einkauf zu erreichen, indem gezielt Produkte ausgewählt werden, welche mit Labels wie Energy Star, EPEAT oder Compact by Design zertifiziert sind. In der eigenen Beschaffungsanalyse kann Bürgermeister Obst transparent evaluieren, wie groß der Anteil an nachhaltigen Produkten im Einkauf seiner Gemeinde ist – und was Kellmünz damit Gutes für die Umwelt tut.