KrefeldAutomatisierung mit System

Um wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, setzt die Stadt Krefeld seit Anfang 2024 auf Robotic Process Automation (RPA). Grundlage ist die Plattform UiPath. Um den Nutzen der Software-Roboter systematisch zu erfassen, hat die Verwaltung ein automatisiertes Controlling auf Open-Source-Basis aufgebaut. „Digitalisierung bedeutet nicht nur, neue Technologien einzuführen, sondern ihren Nutzen auch nachvollziehbar nachzuweisen. Mit unserem Ansatz schaffen wir spürbare Entlastungen für die Verwaltung und können gleichzeitig transparent belegen, welchen Mehrwert die Automatisierungen tatsächlich bringen“, sagt die für die Digitalisierung verantwortliche Beigeordnete Cigdem Bern.

Sie betrachtet Schnittstellen und Workflows, die Anwendungen direkt miteinander verbinden, als bessere Lösung – dazu fehlen in der Praxis jedoch häufig einfache, budgetgerechte Umsetzungsmöglichkeiten. Zudem sind Schnittstellenprojekte aufgrund verschiedener Anforderungen der Fachverfahrenshersteller meist nur mittel- bis langfristig umsetzbar und werden durch Abstimmungsprozesse und bürokratische Hürden noch zusätzlich verzögert. Dahingegen lassen sich Automatisierungen mit RPA innerhalb weniger Wochen realisieren. Die Software-Roboter schließen damit eine Lücke, bis moderne, vernetzte Fachverfahren verfügbar sind.

Von Grund auf neu

Anfang 2024 verfügte die Stadtverwaltung Krefeld lediglich über einen extern entwickelten Roboter mit einer Erfolgsquote von rund 20 Prozent. „Wir haben uns bewusst dafür entschieden, nicht an einer extern erstellten Einzellösung festzuhalten, sondern mit einem strukturierten Neuaufbau die Grundlage für skalierbare und belastbare Automatisierungen zu schaffen,“ erläutert Cigdem Bern. In der Anfangsphase stand nicht die Realisierung von Einsparungen im Vordergrund, sondern der Aufbau internen Know-hows. Die Verantwortlichen setzten zunächst auf Prozesse mit geringer Komplexität, um Erfahrungen zu sammeln und Entwicklungsstandards zu etablieren. Ziel war es, Automatisierungen von Beginn an stabil umzusetzen und Ausnahmen korrekt zu behandeln.

„Von Anfang an war es uns wichtig, die vielversprechendsten Automatisierungsvorhaben zu identifizieren und zuerst“, sagt Cigdem Bern. Für die Auswahl geeigneter Automatisierungsvorhaben nutzt die Stadt eine Bewertungsmatrix, die Prozesse auf zwei Ebenen betrachtet: Die erste Ebene bewertet Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Berücksichtigt werden unter anderem der Grad der Standardisierung, die Häufigkeit des Prozesses, die Bearbeitungsdauer sowie die bisherigen Personalkosten. Die zweite Ebene dient der Einschätzung des Entwicklungsaufwands. Hier fließen Faktoren wie Eingangskanäle, Datentypen, Testmöglichkeiten, Prozessschritte, virtuelle Umgebungen oder Medienbrüche ein. Aus den Angaben wird ein Gesamtwert ermittelt, der Aufwand, Machbarkeit und Einsparpotenzial ins Verhältnis setzt. Dieses Verfahren hat sich insbesondere in der Aufbauphase bewährt, da auch Mitarbeitende ohne IT-Hintergrund die Bewertung nachvollziehen können.

Einheitliches Vorgehen – realistische Auswertung

Jede Automatisierung folgt in Krefeld einem einheitlichen Vorgehensmodell. Zunächst werden die erforderlichen Arbeitspakete vorgegeben – von der ersten Abstimmung mit dem Fachbereich über Bewertung, Prozessaufnahme, Entwicklung und Tests bis hin zu Dokumentation und Produktivsetzung. Besonders bewährt hat sich die Prozessaufnahme. Statt Abläufe ausschließlich schriftlich zu dokumentieren, zeichnet die Stadt Online-Termine mit den jeweiligen Prozessexpertinnen und -experten auf. Die Aufzeichnungen reduzieren spätere Abstimmungen und fördern das Verständnis der Abläufe. Häufig entstehen dabei bereits Ideen für weitere Automatisierungen.

Während viele Projekte auf geschätzten Einsparungen basieren, werden in Krefeld die realen Prozessdurchläufe ausgewertet. Jede Automatisierung zählt ihre erfolgreichen Bearbeitungen im UiPath Orchestrator. Eine Open-Source-Middleware auf Basis von n8n ruft diese Daten stündlich über die Programmierschnittstelle des Orchestrators ab und speichert sie in einer Datenbank. Über NocoDB werden ergänzende Informationen wie die frühere manuelle Bearbeitungszeit, die Entgeltgruppe oder zusätzliche Kosten hinterlegt. Für die Berechnung der Personalkosten nutzt die Stadt Werte der KGSt, die Auswertung erfolgt in einem Grafana-Dashboard. Dort lassen sich die Ergebnisse nach Zeiträumen filtern und um Lizenz- oder Einmalkosten ergänzen. Angaben zur Wirtschaftlichkeit basieren somit auf tatsächlich abgearbeiteten Vorgängen – nicht auf Prognosen.

In zehn Tagen zum Go-Live

Die Stadt Krefeld sieht den Aufbau eigener Kompetenzen als zentralen Erfolgsfaktor. Werden Automatisierungen extern entwickelt, steigen Abstimmungsaufwände und Vorlaufzeiten, jede externe Entwicklung braucht einen eigenen Business Case. Dadurch werden kleinere Prozesse oft nicht berücksichtigt. Dies ändert sich mit internem Know-how und schlanken Abläufen: Auch kleinere Automatisierungen werden wirtschaftlich umsetzbar. In Krefeld konnte die bislang schnellste Automatisierung innerhalb von zehn Arbeitstagen vom ersten Gespräch bis zum Go-Live realisiert werden. „Für uns ist Robotic Process Automation ein pragmatisches Instrument der Verwaltungsmodernisierung. Entscheidend ist dabei, dass wir Wissen konsequent im eigenen Haus aufbauen und den Mehrwert der Automatisierung transparent und nachvollziehbar belegen“, sagt Cigdem Bern.