Axians InfomaInnovationspreis 2025 verliehen

Axians Infoma hat nun den Innovationspreis 2025 verliehen. Damit würdigt das Softwareunternehmen erneut vorbildliche Projekte der Verwaltungsmodernisierung. Den Hauptpreis hat dieses Mal die Stadtverwaltung Bad Dürkheim erhalten. Als Finalisten wurden das Gesundheitsamt des Landkreises Saarlouis und die Stadt Fürth ausgezeichnet.

Bad Dürkheim hat in den vergangenen Monaten den gesamten Eingangsrechnungsprozess mit den Infoma Smart Add-ons digitalisiert, beschreibt Axians Infoma den diesjährigen Hauptgewinner. Der Invoice Service lese automatisch Kopfdaten wie den Betrag, die Fälligkeit und die Rechnungsnummer per OCR-Texterkennung aus. Der Routing Service leite die Belege anschließend an die zuständigen Stellen weiter, während der Accounting Service Kontierungen – etwa Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger – vorschlage. Das System gebe jeweils nachvollziehbare Wahrscheinlichkeiten an, sodass das so genannte human-in-the-loop-Prinzip gewahrt bleibe und die Mitarbeitenden gegebenenfalls eingreifen können.

Auf diese Weise wurden laut Axians Infoma in einem Pilotversuch 92 von 100 geprüften Rechnungen korrekt einem passenden Teilworkflow zugeordnet. Im laufenden Betrieb werden inzwischen über 90 Prozent der Belege automatisch richtig verteilt. Das zugrundeliegende Machine-Learning-Modell sei auf Basis von rund 23.000 echten Rechnungen trainiert und anschließend nahtlos in die bestehenden Workflows integriert worden. Die Mitarbeitenden in Bad Dürkheim berichten von weniger manuellen Schritten und verkürzten Durchlaufzeiten.

Überzeugende Finalisten

Das Gesundheitsamt Saarlouis konnte Axians Infoma mit den so genannten Digitalen Scouts überzeugen, berichtet das Softwareunternehmen des Weiteren. Mit ihnen habe das Amt ein innovatives, kooperatives Prozess- und Digitalisierungsmanagement etabliert. Umfassende Lean-Workshops, Ist-Analysen und ein Maßnahmenplan haben hier zu validierten Prozessen, definierten KPIs und einem gestärkten Rollenverständnis geführt. Hervorzuheben seien die eingesetzten kreative Methoden. Beispielsweise sei ein so genanntes Serious Play mit Klemmbausteinen eingesetzt worden, um eine gemeinsame Zukunftsvision zu entwickeln und die Mitarbeitenden aktiv einzubinden.

Die Stadt Fürth punktete wiederum mit einer Leitweg-ID in den E-Rechnungsdaten. Dadurch werden Belege automatisch an das richtige Amt oder Team adressiert, beschreibt das Softwareunternehmen den zweiten Finalisten. Bedingungen in den Teilworkflows prüfen dabei die ID und leiten die Rechnung direkt an die Verteilung beziehungsweise Prüfung weiter. Belege ohne oder mit fehlerhafter Leitweg-ID werden prozesssicher abgefangen. Die Stadt will mit dem neuen Workflow den manuellen Weiterleitungsaufwand in der zentralen Poststelle und den Vorzimmern minimieren und die Durchlaufzeit je Beleg zu reduzieren.

Automatisierung, Partizipation und Beschleunigung

„Bad Dürkheim liefert mit der KI-gestützten Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ein Referenzbeispiel für spürbare Entlastung und nachweisbare Effizienzgewinne“, sagt Juror Professor Jens Weiß von der Hochschule Harz über die ausgezeichneten Vorhaben. „Saarlouis überzeugt mit der partizipativen Verankerung von Prozessmanagement als Basis für weitere Digitalisierungsschritte. Und Fürth zeigt, wie die intelligente Nutzung der Leitweg-ID die Bearbeitung von E-Rechnungen strukturell beschleunigen kann.“ Laut Axians Infoma-Geschäftsführer Holger Schmelzeisen zeigen die diesjährigen Preisträger, wie sich zwei starke Hebel der Verwaltungsmodernisierung ergänzen: „Automatisierung durch KI, dort wo heute noch viele Handgriffe nötig sind, und intelligentes Prozessmanagement, das Organisationen dauerhaft effizienter gestaltet. Uns beeindruckt, wie konsequent die Gewinner und Finalisten technologische Möglichkeiten in robuste Abläufe mit klar messbaren Effekten auf Qualität und Geschwindigkeit übersetzt haben.“