KasselAkten werden digitalisiert

Bei der Stadt Kassel ist Halbzeit in einem Großprojekt im Amt Stadtplanung, Bauaufsicht und Denkmalschutz: Seit etwas über einem Jahr wird der gesamte Aktenbestand der Bauaufsicht und der Denkmalschutzbehörde eingescannt. Die Hälfte, 1,5 Kilometer Aktenbestand, ist geschafft. Zudem wird die digitale Antragstellung vorbereitet. 

„Das große Ziel ist, alle Vorgänge der beiden Behörden vom Antrag bis zum Bescheid digital bearbeiten zu können. Das Scanprojekt ist eingebettet in einen umfassenden Umbruch weg von der papiergebundenen Arbeit hin zu digitalen Prozessen“, führt Stadtklimarätin Simone Fedderke aus. Bis voraussichtlich März 2027 werden alle Akten eingescannt sein, heißt es in einer Pressemeldung der nordhessischen Stadt.

Als wichtiger Baustein für die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder werden digitale Eingangskanäle für Antragstellende geschaffen. Derzeit wird unter anderem die Anbindung an das hessische Bauportal vorbereitet. Darüber können Anträge mithilfe eines Antragsassistenten gestellt, Unterlagen eingereicht und Benachrichtigungen sowie Bescheide empfangen werden. Aufseiten der Behörde werden die Anträge automatisch in das Bearbeitungsprogramm und die E-Akte übertragen. Um das zu erreichen, wurde das Bearbeitungsprogramm der beiden Behörden als erster großer Baustein im Digitalisierungsprozess ersetzt. Dieses Programm, wie auch die entsprechenden Arbeitsprozesse, werden kontinuierlich unter Einbeziehung und aktivem Einsatz der Mitarbeitenden weiterentwickelt und an die digitale Arbeitsweise angepasst.

Externe Unterstützer

Im Zentrum der digitalen Vorgangsbearbeitung steht die elektronische Aktenablage. Die E-Akte wurde zusammen mit dem neuen Bearbeitungsprogramm eingeführt und war Voraussetzung für die strukturierte Ablage der digitalisierten drei Kilometer Papierakten.

Bis alle Anträge digital angenommen werden können, sind papiergebundene Posteingänge für viele Antragsarten weiter die Regel. Um eine digitale Bearbeitung zu ermöglichen, wurde hierfür eine amtseigene Scanstelle eingerichtet, aus der die Posteingänge direkt dem betreffenden Vorgang im Bearbeitungsprogramm und der entsprechenden E-Akte zugeordnet werden können.

Um neben den beschriebenen Bausteinen digitaler Herr über drei Kilometer Bau- und Denkmalakten zu werden, hat die Stadt Kassel eigenen Angaben zufolge externe Unterstützung hinzugezogen. Mithilfe des kommunalen IT-Dienstleisters ekom21 und der Firma sovero konnte ein Scan-Dienstleister gefunden werden, der die Anforderungen an rechtssicheres Scannen erfüllt. Der Aufwand der Digitalisierung dieser Akten sei allein aufgrund der sehr großen Papierformate besonders herausfordernd und benötige ein deutlich gesteigertes Maß an manueller Arbeit im Vergleich zu klassischen Akten der Verwaltung.

Hinzu kommt, dass die Akten des Denkmalschutzes auch besondere Musterstücke beinhalten. Dank der Zusammenarbeit mit den Partnern konnten nach Angaben der Stadt bereits zwei große Archivräume komplett geleert werden.

Den Prozess von der Antragstellung bis zum Bescheid medienbruchfrei zu gestalten, ist ein langer Weg mit vielen Abhängigkeiten, heißt es in der städtischen Pressemeldung. Nicht zuletzt sei das Schriftformerfordernis noch nicht in allen betreffenden Bereichen der Gesetzgebung an digitale Prozesse angepasst worden. 

„Digitalisierung ist nicht nur der technische Wandel, sondern die notwendige Transformation um Prozesse und Verfahren neu zu denken: transparenter, bürgerfreundlicher und effizienter“, so Julia Jaentsch, Leiterin des Amts Stadtplanung, Bauaufsicht und Denkmalschutz.