KommentarVOIS weitergedacht

Das Unternehmen ab-data etabliert 2028 mit VOIS|FIWE ein neues kommunales Finanz- und Steuerwesen im Markt, das insbesondere für VOIS-Plattformkunden interessant ist. Aber wer tauscht schon gern sein HKR-Verfahren aus? Antworten darauf findet, wer VOIS|FIWE als Teil eines strategisch-nachhaltigen Designsystems begreift, das zugleich ganzheitlich kommunale, bundes- und weltpolitische Entwicklungen einbezieht. Aus dem „Wieso jetzt“ wird dann schnell ein „Wie geht das“?

VOIS ist mit über 65 Prozent Marktanteil die bundesweit führende IT-Plattform für die Integration kommunaler Fachverfahren. Sie beheimatet mittlerweile über 50 Fachverfahren, darunter bekannte Marken wie VOIS|MESO Meldewesen, VOIS|GESO Gewerbewesen, VOIS|FSW Führerscheinwesen, VOIS|KFZ Zulassungswesen und VOIS|ADVIS Ausländerwesen. Nun kommt mit VOIS|FIWE Finanzwesen auch noch das zentrale Querschnittsverfahren einer jeden Kommunalverwaltung dazu.

Go-live von VOIS|FIWE 2028

Alle Verfahren eint der allgemeinverbindliche VOIS-Plattform-Qualitätsstandard: standardisierte Softwareentwicklung, zentrale IT-Infrastruktur, gemeinsame Querschnittsfunktionen, ganzheitliche Inte­grationen und vieles mehr. Jedes VOIS-Fachverfahren folgt so einer einheitlichen Haptik, Optik und Prozesslogik. Es kann sofort per Plug and Play in einer vorhandenen VOIS-Installation genutzt werden. Und mit VOIS-Online ist auch eine direkte Interaktion mit Bürgerinnen und Bürgern möglich. VOIS ist ein Projekt zum Mitmachen: Jedes zusätzliche VOIS-Verfahren auf der Plattform erhöht die Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Kommune.

VOIS|FIWE Finanzwesen ist das exklusiv für die VOIS-Plattform entwickelte Anwendungspaket aller kameralistischen und/oder doppischen Finanz- und Veranlagungsprozesse. Es umfasst mit Planungs-/Rechnungs-/Kassenwesen, Steuern/Abgaben und Verbrauchsabrechnung, Anlagenbuchhaltung, Kosten-/Leistungsrechnung und Darlehensverwaltung acht individuell konfigurierbare VOIS-Fachverfahren.
Der Go-live aller VOIS|FIWE-Verfahren erfolgt 2028; erste Modellkommunen starten ein Jahr früher. Die Projekteinstiege erfolgen bereits jetzt. Denn der Umstieg auf solch eine Plattformlösung ist deutlich komplexer als bei einem isolierten Fachverfahren. Was also rechtfertigt diesen Mehraufwand, wo doch ohnehin eine gewisse Scheu zum Wechsel eines Finanzwesens besteht? Dazu kann ein Blick über den Tellerrand der eigenen Abteilung sinnvoll sein.

Ganzheitlichen Miteinander von Bund, Ländern und Kommunen

Die kommunale Selbstverwaltung steht zunehmend in der Kritik. Ihr wird vorgeworfen, dass der über Jahrzehnte gewachsene Flickenteppich kommunaler Softwarelandschaften die notwendige Digitalisierung, Resilienz- und Zukunftsfähigkeit Deutschlands gefährde. Daraus abgeleitet wird die Forderung nach weitreichenden, zentralen und standardisierten Bundesstrukturen. In Folge dessen entstehen immer neue Institutionen und Schlagwörter wie Register as a Service, Marktplätze und Deutschland-Stack sowie erste Zentralisierungen im Kfz-Zulassungs- und Fischereischeinwesen.

Dies schafft Unsicherheit. Das muss nicht sein. Notwendig wäre eine Art Deutschland-Pakt in Form eines ganzheitlichen Miteinanders von Bund, Ländern und Kommunen: Die kommunale Ebene verzichtet auf isoliertes Fachamtsdenken und setzt zugleich ihre hohe Fachkompetenz für konsequente Standardisierung und Once-Only-Steuerung ein. Länder und Bund wiederum nutzen diese Vorarbeiten zur Befüllung von NOOTS, Registern und EUDI-Wallet. Wer eine solche Entwicklung dann noch mit den Sorgen des kommunalen Alltags mit Finanznot, Fachkräftemangel und Ineffizienz zu kombinieren versteht, wird dankbar sein für Lösungsangebote wie Integration und Standardisierung durch IT-Plattformen.

Finanzen immer im Griff

Integration meint dabei aber etwas Grundlegenderes als die Nutzung von Schnittstellen zum technischen Datenaustausch zwischen zwei Systemen. Es geht darum, dass kommunale Fachverfahren von Anfang an in einem gemeinsamen Datenmodell mit zentraler Installation, Administration und Stammdatenhaltung konzipiert, gepflegt und systemweit bereitgestellt werden. Eine solch tiefe Integration ist kein technischer Komfort – sie ist ein Qualitätsmerkmal. Wer eine solche IT-Plattform zum strategischen Entwicklungsansatz erklärt, darf dann auch keine Tabus kennen. Dies trifft vor allem die Finanzabteilungen in den Kommunen, ist das Finanzwesen doch eines der Kernverfahren – etwa 80 Prozent der kommunalen Prozesse haben schließlich einen Finanzbezug.

Genau wegen dieser Integration und Komplexität nehmen sich viele Finanzverwaltungen beim Aufbau der notwendigen Plattformstrategie oft selbst aus. Nachvollziehbar: Schließlich sind mit einem ganzheitlichen Ansatz umfassendere vorbereitende Arbeiten verbunden. Dabei würde das Finanzmanagement beispielsweise von „sauberen“ Adressen ohne Dubletten, inte­grierten (Online-) Vorgängen oder einer Gesamtschau in Echtzeit am meisten profitieren.

Dieses Hemmnis ist besonders teuer. Gerade in Zeiten wachsender Finanznot sollte jede Kommune ihre Finanzen über alle Fachbereiche und Online-Prozesse hinweg immer im Griff haben. Daher gehört die Entscheidung für ein integriertes Finanzwesen zur grundlegenden Festlegung jeder nachhaltigen Plattformentwicklung. Sie sollte stets am Anfang der Strategie stehen. Wer das versäumt, wird seine Insellösung zunehmend aufwendig mit Schnittstellen anpassen müssen – nur um dann am Ende doch festzustellen, dass sein Silo fehleranfällig, ineffizient und unbezahlbar geworden ist.

Den Anforderungen von morgen gewachsen

Für kommunale Entscheidungsträger bedeutet das: Wer heute auf Integration, Ganzheitlichkeit und Standardisierung setzt, legt das Fundament für eine Verwaltung, die den Anforderungen von morgen gewachsen ist. Digitalisierung ist dabei kein Zustand, den eine Verwaltung irgendwann erreicht, sie ist ein fortlaufender Prozess der Anpassung, des Lernens und der Weiterentwicklung.

Eine verwaltungsweit skalierbare Plattformlösung wie VOIS mit integriertem Finanz- und Steuersystem VOIS|FIWE ist genau für diese Logik der Kontinuität gebaut. Sie wird zum entscheidenden Schlüsselfaktor für das Gelingen der digitalen Transformation in Deutschland. Sie ist machbar und bezahlbar – fordert aber initial einen Abschied vom isolierten Fachamtsdenken.

Eine abschließende, leider zu selten gestellte, Frage lautet: Wem gehören eigentlich die Daten und wer entscheidet, wo und wie sie verarbeitet werden? Wer digitale Ganzheitlichkeit zum Grundprinzip erklärt, sollte gerade in Zeiten zunehmender Cloud-Auslagerung auch die Frage digitaler Souveränität beantworten.

VOIS und mit ihr alle in Deutschland für den deutschen Markt entwickelten Fachverfahren wie VOIS|FIWE folgen dem Prinzip digitaler Souveränität. Proprietäre Formate, undurchsichtige Datenmodelle und wachsende Abhängigkeiten auch gegenüber vermeintlich befreundeten Staaten werden durch standardisierte, nachnutzbare Strukturen mit lückenlosen Prozessketten ersetzt. VOIS beziehungsweise VOIS|FIWE sichern so kommunale Handlungsfähigkeit und digitale Transformation.