BesuchermanagementUngewissheiten beseitigen

Für einen Menschen, der wartet, gibt es nichts Zermürbenderes als die Ungewissheit. Wüsste er, wann er an der Reihe ist, könnte er seinen Tagesablauf besser planen und sich in der Zwischenzeit anderen Dingen widmen. Moderne Lösungen ermöglichen tatsächlich genau das. Sie informieren darüber, wann und wo das persönliche Erscheinen erforderlich ist. Ein solches Besuchermanagement benötigt eine Infrastruktur, die lokale Anzeigen in den Warteräumen mit einer parallelen Informationen auf mobilen Geräten verbindet. Zudem muss sie von den Bearbeitungsplätzen der Behörde aus steuerbar und leicht zu verwalten sein.

Einbindung aller Instanzen

Ein fortgeschrittenes Aufrufsystem wie das KAS Control Kundenaufrufsystem des Anbieters digitalSIGNAGE.de bindet alle beteiligten Instanzen ein und optimiert so den gesamten Prozess. Die Bürgerinnen und Bürger registrieren sich nach ihrem Eintreffen bei der Behörde und ziehen wie gewohnt eine Nummer. Zusätzlich bekommen sie einen QR-Code, der sicherstellt, dass sie alle folgenden Informationen rechtzeitig auf ihrem Mobiltelefon erhalten. Das Organisationsteam hat eine vollständige Übersicht darüber, wer, wann und weshalb angemeldet ist. Gegebenenfalls kann es Korrekturen vornehmen. Sobald das Anliegen einer wartenden Person bearbeitet werden kann, führt der zuständige Arbeitsplatz mehrere Aktionen im Hintergrund aus. Auf dem Display im Wartezimmer wird die Verfügbarkeit angezeigt, auf dem Mobiltelefon erscheint eine Nachricht und im Cockpit stehen dem Sachbearbeiter alle Informationen als Live-Status zur Verfügung.

Das Komplettsystem für das effiziente Warteschlangenmanagement besteht aus einem Ticketterminal mit Drucker, einem Display für die Anzeige im Warteraum sowie Lizenzen für die Bearbeiterterminals. Hinzu kommen das KAS-Kundenaufrufsystem mit allen Funktionen für effiziente Prozesse sowie die Software für das Content-Management-System (CMS), mit der sich die gesamte Infrastruktur einrichten und steuern lässt.

Langfristiger Betrieb

Eine solche Komplettlösung ist leicht einzurichten und gewährleistet einen langfristigen, reibungslosen Betrieb der Konfiguration. Sie ist deshalb sowohl technisch als auch wirtschaftlich die beste Wahl. Je nach Größe, Besucherfrequenz und vorhandener technischer Ausstattung der Arbeitsplätze bietet der Hersteller verschiedene betriebswirtschaftliche Optionen an. Das Angebot reicht vom Starterpaket für einen Standort mit fünf Lizenzen bis hin zu Lösungen für größere Organisationseinheiten. Diese sind entweder als Online-Lösung im Abo oder als Kaufangebot für die dauerhafte Nutzung des vollen Funktionsumfangs erhältlich. Alle Pakete enthalten einen CMS-Support für fünf Jahre und garantieren somit eine langfristige Performance.