RegistermodernisierungWas Kommunen jetzt tun sollten

Die Registermodernisierung zählt zu den komplexesten Vorhaben der Verwaltungsdigitalisierung. Ihr Ziel ist es, das Once-Only-Prinzip umzusetzen: Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen Daten und Nachweise, die der Verwaltung bereits vorliegen, nicht immer wieder neu einreichen müssen. Stattdessen sollen Behörden benötigte Informationen unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben direkt aus den entsprechenden Registern abrufen können. Bis dahin ist allerdings noch einiges zu tun. Denn die deutsche Registerlandschaft ist geprägt von unterschiedlichen Fachverfahren, Datenstrukturen, Schnittstellen und Betriebsmodellen. Hinzu kommen rechtliche und organisatorische Herausforderungen.

Wo die Registermodernisierung aktuell steht und welche Aufgaben auf die Kommunen zukommen, war Thema des Webinars Herausforderung Registermodernisierung – Was jetzt zu tun ist in der Reihe „Kommune21 im Gespräch“. Auf dem virtuellen Podium diskutierten Margarete Jagusch, Registermodernisierungskoordinatorin des Landes Baden-Württemberg, Dr. Georg Dinter, Registermodernisierungsexperte des kommunalen IT-Dienstleisters Komm.ONE, sowie Benjamin Schön vom Jobcenter des Landratsamts Ostalbkreis, das an einem Pilotprojekt zur Registermodernisierung beteiligt ist.

„Wir sind in der Registermodernisierung mittendrin“, erklärte Jagusch zum Auftakt. Verschiedene Projekte seien bereits abgeschlossen oder befänden sich in der Umsetzung. Parallel würden die rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen weiterentwickelt. Aus Sicht von Dinter liegt die besondere Herausforderung in der historisch gewachsenen Verwaltungs- und IT-Landschaft. Jahrzehnte föderaler Aufgabenteilung und der darauf aufbauenden IT-Entwicklung hätten zu einer ausgesprochen heterogenen Registerlandschaft geführt. Die größten Schwierigkeiten sieht er dabei weniger in noch fehlenden technischen Standards als vielmehr in der Vielzahl dezentral betriebener Fachverfahren und Register.

Pilotprojekt im Ostalbkreis

Wie die Registermodernisierung in der kommunalen Praxis Gestalt annimmt, erläuterte Benjamin Schön am Beispiel des Jobcenters Ostalbkreis. Dieses beteiligt sich seit rund einem Jahr an einem Pilotprojekt zum Identitätsdatenabrufverfahren (IDA). Dabei geht es darum, die Stammdaten von Bürgerinnen und Bürgern automatisiert abzugleichen, zu ergänzen und aktuell zu halten.

„Es wird wirklich von Monat zu Monat konkreter“, berichtete Schön. Zwar habe sich im Verwaltungsalltag bislang noch wenig verändert, die Vorbereitungen führten aber bereits dazu, bestehende Arbeitsabläufe zu hinterfragen. Das Jobcenter wolle nicht nur die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern vereinfachen, sondern auch interne Prozesse effizienter gestalten. Ziel sei es, den Beschäftigten mehr Zeit für die eigentliche Beratung zu verschaffen.

Die technischen Voraussetzungen für das Pilotprojekt waren im Ostalbkreis vergleichsweise günstig. Fachverfahren und elektronische Akte waren bereits vorhanden, zudem ist der Fachverfahrenshersteller unmittelbar in das Projekt eingebunden. Dennoch mussten unter anderem die Anbindung an die Netze des Bundes, die vorhandenen Identifikationsnummern und die internen Abläufe überprüft werden.

Besondere Bedeutung kommt dabei der Datenqualität zu. Das Jobcenter hat beispielsweise untersucht, welche Steueridentifikationsnummern bereits im Fachverfahren gespeichert sind und ob doppelte oder fehlerhafte Einträge vorliegen. Schön betonte allerdings, dass Kommunen ihre Datenbestände nicht vollständig bereinigt haben müssen, bevor sie mit der Registermodernisierung beginnen. Auch der Identitätsdatenabruf selbst könne helfen, Unstimmigkeiten aufzudecken.

Identitätsdatenabruf als erster Schritt

Das IDA-Verfahren bildet einen zentralen Baustein der Registermodernisierung. Vereinfacht dargestellt werden dabei aus einem Fachverfahren heraus bestimmte Basisdaten einer Person an das Bundesverwaltungsamt übermittelt und mit dem dort verfügbaren Datenbestand abgeglichen. Als Ergebnis erhält die anfragende Stelle einen vervollständigten Basisdatensatz einschließlich der Identifikationsnummer, sofern die Zuordnung erfolgreich ist.

Nach Angaben von Jagusch verfolgt Baden-Württemberg bei der Umsetzung eine schrittweise Strategie. Zunächst sollen die registerführenden Stellen befähigt werden, die Identifikationsnummer zu verwenden und ihre Basisdaten aktuell zu halten. Erst anschließend folgt die Anbindung derjenigen Verfahren und Online-Dienste, die diese Registerdaten nutzen sollen.

Um Doppelarbeit zu vermeiden, setzt das Land auf verschiedene Pilotprojekte. Für einzelne Registertypen und Fachverfahren werden zunächst die rechtlichen, fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen geklärt. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse sollen anschließend als Blaupause für weitere Verwaltungen und Fachverfahrenshersteller dienen.

In Baden-Württemberg laufen entsprechende Vorhaben unter anderem in den Bereichen Grundsicherung für Arbeitsuchende und Elterngeld. Auch die Modernisierung der Melderegister wird vorangetrieben. Hier sind Freiburg und Reutlingen als Pilotbehörden beteiligt. Nach den im Webinar vorgestellten Planungen soll die entsprechende Ertüchtigung Anfang 2027 abgeschlossen sein. Anschließend ist der breitere Roll-out vorgesehen. Jagusch rechnet damit, dass die Umsetzung die Beteiligten auch in den Jahren 2027 und 2028 intensiv beschäftigen wird.

Transparenz durch Datenschutzcockpit

Ein weiterer Baustein ist das Datenschutzcockpit. Es soll Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, nachzuvollziehen, zwischen welchen öffentlichen Stellen, wann und zu welchem Zweck personenbezogene Daten unter Verwendung der Identifikationsnummer ausgetauscht wurden.

Das Portal ist bereits verfügbar, allerdings sind bislang noch nicht alle Register angebunden. Insbesondere die Einbindung dezentral geführter Register stellt nach Angaben von Jagusch eine technische Herausforderung dar. Erste Pilotanbindungen solcher Register wurden für das Jahr 2026 erwartet.

Für die Kommunen entsteht dadurch zusätzlicher Anpassungsbedarf. Dinter zufolge liegt die technische Umsetzung der erforderlichen Funktionen jedoch überwiegend bei den Fachverfahrensherstellern. Schön verwies darauf, dass die Beschäftigten zugleich dafür sensibilisiert werden müssten, dass Datenabrufe künftig auch für die betroffenen Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbar werden.

Register as a Service soll entlasten

Wie sich der Aufwand für die Kommunen langfristig reduzieren lässt, war ein weiterer Schwerpunkt der Diskussion. Eine wichtige Rolle könnte dabei das Konzept Register as a Service (RaaS) spielen. Dabei werden Registerdaten zentral bereitgestellt, während die fachliche Bearbeitung weiterhin in den jeweiligen Verwaltungsverfahren erfolgt.

Dinter erläuterte, dass bei einem solchen Modell Änderungen an Registerdaten über standardisierte Schnittstellen an einen zentral betriebenen Datenbestand übermittelt werden. Die Anbindung an weitere Komponenten der Registermodernisierung, etwa den Identitätsdatenabruf, das Datenschutzcockpit oder das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS), könnte dann an zentraler Stelle erfolgen. Dadurch müssten nicht zahlreiche Kommunen dieselben technischen Anforderungen jeweils einzeln umsetzen.

Die Verantwortung für die Daten verbleibe dennoch bei den Kommunen, betonte Dinter. Durch eine konsequente Mandantentrennung werde sichergestellt, dass jede Verwaltung ausschließlich auf ihre eigenen Daten zugreifen und diese bearbeiten könne.

Komm.ONE arbeitet bereits gemeinsam mit den kommunalen IT-Dienstleistern AKDB, ekom21 und Dataport an entsprechenden Angeboten. Grundlage ist die Online-Register-Plattform des Unternehmens adesso. Die Partner wollen darauf aufbauend Registerlösungen entwickeln, in ihren Rechenzentren betreiben und einschließlich Service und Support bereitstellen. Als mögliche Anwendungsfelder nannte Dinter unter anderem das Melderegister und den Schwerbehindertenausweis.

Jagusch bewertete gemeinsame Lösungen grundsätzlich positiv. Angesichts der Vielzahl an technischen Komponenten und parallelen Entwicklungen seien solche Ansätze wichtig, um die Komplexität zu reduzieren. Allerdings müsse jeweils geprüft werden, ob und wie sie in die Registermodernisierungsstrategie des Landes passen.

Finanzierung noch nicht vollständig geklärt

In der Fragerunde des Webinars interessierten sich die Teilnehmenden insbesondere für die Kosten der Registermodernisierung. Jagusch erläuterte, dass die Ertüchtigung der Fachverfahren im Rahmen der Pilotprojekte zunächst finanziert werde. Darüber hinaus übernimmt das Land Baden-Württemberg die Kosten für ein Unterstützungsangebot von Komm.ONE. Dessen Roll-out-Einheit soll Kommunen bei der Umsetzung des Identitätsdatenabrufs unterstützen. Das Angebot steht nach Angaben von Jagusch auch Kommunen offen, die bislang keine Vertragsbeziehung mit Komm.ONE haben.

Langfristig könnten allerdings weitere Kosten entstehen. Dinter verwies auf mögliche Erhöhungen der Pflegepauschalen durch Fachverfahrenshersteller sowie auf Aufwendungen für den späteren Anschluss an NOOTS. Wie hoch diese Kosten ausfallen, sei derzeit noch nicht absehbar.

Hinzu kommt der personelle Aufwand in den Verwaltungen. Im Ostalbkreis werde deshalb auch untersucht, welche Ressourcen für die Systembetreuung, die Anpassung von Prozessen und die Bearbeitung von Rückmeldungen benötigt werden, berichtete Schön. Die Erfahrungen sollen anschließend anderen kommunalen Jobcentern zur Verfügung gestellt werden.

Kommunen sollten jetzt aktiv werden

Trotz noch offener Fragen waren sich die drei Gesprächspartner einig, dass Kommunen mit ihren Vorbereitungen nicht auf den Abschluss sämtlicher bundes- und landesweiter Planungen warten sollten. Dinter empfahl insbesondere drei Maßnahmen: die vorhandene Anbindung an die Netze des Bundes zu überprüfen, sich frühzeitig mit der Qualität der Basisdaten zu beschäftigen und regelmäßig Informationen bei den zuständigen Registermodernisierungskoordinatoren und IT-Dienstleistern einzuholen. Darüber hinaus sollten Kommunen eine Bestandsaufnahme vornehmen, welche Register und Fachverfahren von den neuen Anforderungen betroffen sind.

Jagusch riet ebenfalls dazu, zunächst die eigene Betroffenheit zu klären und die Aufgaben gegebenenfalls bei einer zentralen Ansprechperson innerhalb der Verwaltung zu bündeln. Wichtig sei vor allem, die Abstimmung mit dem Land zu suchen, damit Kommunen von den Erfahrungen der Pilotprojekte und den vorgesehenen Unterstützungsangeboten profitieren können.

Aus Sicht von Schön ist die Überprüfung bestehender Verwaltungsprozesse ein guter Ausgangspunkt. „Schauen Sie sich Ihre Kernprozesse an, schreiben Sie die einmal auf und dann einfach loslegen“, lautete seine Empfehlung.

Wie eine erfolgreiche Registermodernisierung aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger aussehen könnte, machte Dinter zum Abschluss an einem einfachen Beispiel deutlich: Wer künftig eine Verwaltungsleistung online beantragt, soll nicht mehr Geburtsurkunden oder Ausweisdokumente einscannen und hochladen müssen. Stattdessen könnten die benötigten Nachweise nach entsprechender Zustimmung direkt aus den Registern abgerufen werden.

Für Schön steht vor allem der Nutzen im Verwaltungsalltag im Vordergrund: Wenn notwendige Informationen mit wenigen Klicks verfügbar seien, müssten sich Beratungsgespräche nicht länger um fehlende Unterlagen drehen. Die Beschäftigten könnten sich wieder stärker auf die eigentlichen Anliegen der Bürgerinnen und Bürger konzentrieren.

Damit wurde im Webinar deutlich: Die Registermodernisierung bleibt ein langfristiges Gemeinschaftsprojekt von Bund, Ländern, Kommunen und IT-Dienstleistern. Die ersten praktischen Schritte können die Verwaltungen aber bereits heute gehen.