Nordrhein-WestfalenMut zur Fusion

Die kommunale IT in Nordrhein-Westfalen stößt in ihrer jetzigen Struktur an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit. Viele Städte und Gemeinden stehen unter einem enormen finanziellen Druck und müssen nach Effizienzgewinnen und Kostensenkungen Ausschau halten. Ganz besonders im rückwärtigen Servicebereich der IT schlummern noch viele Konsolidierungs- und Konzentrationspotenziale, wie das Beispiel ITK Rheinland belegt.
Die kommunale IT-Landschaft in Nordrhein-Westfalen ist einzigartig: Kein anderes Bundesland leistet sich eine Fülle von etwa 100 selbstständigen IT-Dienstleistern, denen es trotz aller bisherigen Bemühungen an Standardisierung, Kommunikations- und Verbundfähigkeit fehlt. Die Erkenntnis, dass es gemeinsam besser geht, haben die schon seit 1983 bestehende KDVZ Neuss, IT-Dienstleister für die Verwaltungen im Rhein-Kreis Neuss, und die Landeshauptstadt Düsseldorf im Jahr 2007 dazu bewegt, ihre IT im neuen Zweckverband IT-Kooperation Rheinland stufenweise zusammenzuführen: ab Januar 2008 zunächst im Bereich Anwendungsmanagement, ab 2009 in der Systemtechnik. Seit Beginn des Jahres 2011 agiert die ITK Rheinland am neuen gemeinsamen Standort in Neuss: eine Fusion, die nicht aus der Not heraus geboren wurde, sondern als Leuchtturm die Möglichkeiten regionaler und arbeitsteiliger Kooperation unter Beweis stellen soll.

Lockerer Verbund keine Lösung

Die Zusammenführung wurde vor allem von der Einschätzung getrieben, dass ein lediglich lockerer Verbund im Sinne arbeitsteilig organisierter Competence Center nicht die längerfristige, strategische Lösung sein konnte. Nur in einer echten Fusion sind Personal- und Sachressourcen gemeinsam zu organisieren. Ein renommierter Berater wurde damit beauftragt, Synergiepotenziale einer Fusion detailliert zu untersuchen, Voraussetzungen für deren Hebung zu benennen und Entscheidungs- und Organisationsstrukturen vorzuschlagen, die einerseits den Einfluss der beteiligten Kommunen sicherstellen, andererseits die Arbeitsfähigkeit des Zweckverbands gewährleisten. Ergebnis war ein prognostiziertes Einsparpotenzial von rund vier Millionen Euro jährlich, das nach einer Konsolidierungsphase von vier Jahren erreicht werden könnte, wenn die Verbandsmitglieder alle Entscheidungen zur Standardisierung und Konzentration von Verfahren und Betriebsformen zügig und einheitlich treffen.

Einsparungen in Millionenhöhe

Als Kriterium für den Erfolg der Fusion wurde vertraglich eine Einsparung von mindestens 2,6 Millionen Euro pro Jahr vereinbart. Diese Kostensenkung sollte nach einem Konsolidierungszeitraum von vier Jahren entstehen, bezogen auf die Leistungen zu Beginn der Fusion. Finanzmittel für Investitionen, die zur Konsolidierung im Rahmen der Fusion notwendig würden, wurden nicht bereitgestellt. Sie sollten zusätzlich während des Umsetzungsprozesses aus den Synergien selbst erwirtschaftet werden. Die Zahlen sprechen schon jetzt eine mehr als deutliche Sprache: Bereits im ersten Jahr der Fusion konnten 1,76 Millionen Euro eingespart werden. Dieser Wert konnte 2009 mit 3,63 Millionen Euro mehr als verdoppelt werden. Für das Jahr 2010 konnten die Zweckverbandsmitglieder ihren Haushalt um 4,55 Millionen Euro entlasten. Die Prognosen für 2011 und die kommenden Jahre sehen weitere und stetige Entlastungen vor – künftig bereits im Vorfeld durch Absenkung des Wirtschaftsplans um 2,77 Millionen Euro. Zusätzlich ist es gelungen, kostenintensive Qualitätsverbesserungen ohne weitere Inanspruchnahme der Verbandsmitglieder zu realisieren. Ein Beispiel ist die Errichtung eines neuen, energieeffizienten Rechenzentrums nach dem aktuellen Stand der Technik, welches vollständig im Rahmen der Konsolidierung finanziert wurde. Zusätzlich wurden neu entstandene weitere Aufgaben und Kosten abgefedert, die im Untersuchungszeitraum noch nicht absehbar waren, so zum Beispiel die Einführung des neuen Personalausweises.

Verfolgenswerter Weg

Die Ergebnisse sprechen für sich. Der noch in Arbeit befindliche Jahresabschluss 2011 wird aller Voraussicht nach ebenfalls sehr positiv ausfallen. Solche Ergebnisse vorzeitig zu erreichen – und das in einem Zweckverband mit einer Spannbreite von der 13.000-Einwohnerstadt Rommerskirchen bis hin zur international aufgestellten Landeshauptstadt Düsseldorf mit einem Haushaltsvolumen von knapp drei Milliarden Euro – zeigen das Potenzial auf, das, den gemeinsamen Willen und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe vorausgesetzt, im Zuge einer Fusion möglich ist. So hat denn auch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW in einem Prüfbericht vom Juli 2011 festgestellt: „Den eingeschlagenen Weg und die weitere Ergebnisentwicklung der ITK Rheinland halten wir für verfolgenswert, und zwar sowohl für die Verbandsgemeinschaft als auch für alle anderen kommunalen Dienstleister in NRW. Wenn die ITK detailliert und plausibel vorrechnet, welches Synergiepotenzial sich allein bei der Personalstruktur erschließt und noch erschließen wird, müsste dies in vielen Kommunen Entscheidungen hervorrufen, die zu einer breiten Reorganisation der kommunalen IT in Nordrhein-Westfalen beitragen.“

Handlungsdruck nimmt zu

Das gelungene Beispiel der ITK Rheinland verstärkt den Handlungsdruck in Nordrhein-Westfalen: Die vom Stärkungspakt profitierenden Kommunen dürften die ersten sein, die mit den in der IT nachgewiesenen Einsparpotenzialen angesprochen und konfrontiert werden. Ungünstige Altersstrukturen und der zunehmende Wettbewerb um IT-Fachkräfte werden den Druck weiter erhöhen, Personal zu konzentrieren. Erste weitere Fusionen, wie die von regio iT aachen und Infokom Gütersloh zur regio iT oder auch die geplante Fusion von Citkomm mit der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd zu einer südwestfälischen Datenzentrale (Südwestfalen-IT) belegen dies.

Weiterentwicklung der ITK Rheinland

Die ITK Rheinland, mittlerweile zweitgrößter IT-Zweckverband in Nordrhein-Westfalen, wird in den nächsten Jahren synergetisch weiter an sich arbeiten, auch mit dem Anspruch, Impulse für effizientere und kostengünstigere Strukturen, neue Formen, Inhalte und Plattformen kommunaler IT zu liefern: Eingesetzte Verfahren und praktizierte Betriebsformen, Fertigungsbreiten und -tiefen der IT-Dienstleistungen werden auch künftig dahingehend überprüft, ob durch Standardisierung und Konzentration wirtschaftliche Optimierungen möglich sind. Neue Betriebsmodelle wie Cloud Computing können und sollen ebenfalls einen Beitrag dazu leisten, die Kosten einzudämmen. Darüber hinaus ist selbst eine Ausweitung der angestammten Tätigkeitsfelder durch IT-nahe Verwaltungsdienstleistungen, beispielsweise in der Rechnungseingangsbearbeitung oder im Buchungsgeschäft, inzwischen durchaus diskussionsfähig. Strategisch könnte zu den Aufgaben der IT-Dienstleister auch die Beratung zur Prozessoptimierung beim E-Government gehören – niemand kennt die Organisation und die Strukturen der eigenen Verbandsmitglieder besser. Dies ist im Übrigen auch ein Feld für ÖPP-Modelle im IT-Bereich.
Der hohe Kostendruck, unter dem die kommunalen Verwaltungen in Nordrhein-Westfalen stehen, fordert auch und ganz besonders die kommunalen IT-Dienstleister, eine aktive Rolle zu übernehmen. Wenn sie sich selbst neu organisieren und neue Wege einschlagen, können sie einen substanziellen Beitrag dazu leisten, dass Kommunalverwaltungen auch zukünftig leistungsfähig bleiben.