StudiePotenziale von DMS

Eine Projektarbeit über die Potenziale, die bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) entstehen, haben fünf Studenten der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW (FHöV) unter der Leitung von Professor Christoph Erdenberger und Georg Schnüttgen, Leiter des Hauptamtes der Stadt Olpe, erstellt. Damit wurde erstmals in Deutschland für ausgewählte Prozesse dokumentiert, welche Einsparpotenziale bei der Nutzung eines DMS konkret möglich sind, so Georg Schnüttgen. Die Auswertungen beziehen sich sowohl auf Standardprozesse, wie etwa Ablage einer E-Mail oder Erstellen eines Briefes mit Kopfbogen, als auch auf spezielle Geschäftsprozesse in der Kämmerei, im Sozial-, Steuer- und Ordnungsamt. Die Ergebnisse seien repräsentativ, da die jeweiligen Anstellungsbehörden der Studenten die Möglichkeit gaben, Vergleiche zu dort praktizierten analogen Verfahrensweise zu ziehen, so Schnüttgen weiter. Außerdem gewährleiste die Projektarbeit einen Überblick darüber, wie effektiv und effizient die medienbruchfreie Arbeit in einer Verwaltung organisiert werden kann. Weiterhin werde in sehr detaillierter Form der aktuelle Stand der DMS-Einführung in Nordrhein-Westfalen inklusive der eingesetzten Software-Verfahren abgebildet. Die Projektarbeit kann gegen Zahlung einer Aufwandspauschale von 50 Euro bei der studentischen Projektgruppe angefordert werden.