UlmAktenordner ade

Eine digitale Projektakte soll jetzt in Ulm schwere Aktenordner und Papierstapel ersetzen. Zusammen mit dem Unternehmen exxcellent solutions hat die Stadt die Software ProMIS entwickelt. Über die Lösung haben alle Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche Dokumente ihrer Projekte. Nicht nur vom Rechner am Arbeitsplatz, sondern auch mobil via Laptop oder Tablet-PC kann auf die Dokumente zugegriffen werden. Abgelegt werden in ProMIS sowohl MS Office-Dokumente als auch PDFs, Bilddateien oder E-Mails. Alle Mitarbeiter eines Projekts können sich per E-Mail informieren lassen, sobald bestimmte Dokumente geändert wurden. Zudem unterstützt das System eine Versionierung, sodass bei Bedarf jederzeit auch ältere Bearbeitungsstände nachgeschlagen werden können. Nach Angaben des baden-württembergischen Software-Entwicklers ist Ulm Pilotanwender der Software. Derzeit arbeiten in der Stadtverwaltung rund 120 Nutzer mit ProMIS. Dazu gehören insbesondere Mitarbeiter, die in die laufenden Großprojekte wie den City-Bahnhof oder die Sedelhöfe involviert sind. „Für uns hat dieses Werkzeug einen extremen Effizienzgewinn gebracht. Allein die Tatsache, dass nicht mehr Megabytes an E-Mails hin und hergeschickt werden, sondern alle Beteiligten online mit der jeweils aktuellsten Version arbeiten können, spart immens Zeit und Ressourcen ein“, lobt der Ulmer Finanzbürgermeister Gunter Czisch, der die Entwicklung der Lösung initiiert hatte.