InterviewWir sitzen im gleichen Boot

Frau Grünschläger, Sie sind als Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Menden Teil des Netzwerks „Digitalisierung und E-Government im Märkischen Kreis“: Mit welchen Erwartungen sind Sie in die Zusammenarbeit gestartet?

Ich bin bereits seit der Gründung des Netzwerks im Jahr 2021 dabei. Damals wurde das Netzwerk auf Initiative meiner Vorgängerin, Karin Glingener, ins Leben gerufen. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung standen wir zunächst vor vielen offenen Fragen. 2021 gab es nur spärliche und kaum strukturierte Informationen. Die einzelnen Inhalte, Themen und Lösungsvorschläge mussten wir selbst recherchieren. Gleichzeitig lagen bereits verschiedene Ansätze, politische Vorgaben und Anforderungen vor. Was fehlte, war ein konkretes Konzept, wie das Ganze in der eigenen Behörde und ganz praktisch umgesetzt werden könnte. So entstand die Idee, sich fachspezifisch mit den benachbarten Kommunen zu vernetzen. Ziel war, nicht nur Gleichgesinnte zu finden, sondern vor allem praxisnahe Lösungen zu erarbeiten. Das Netzwerk sollte den Austausch ermöglichen, konkrete Erfahrungen teilen und gemeinsam Hindernisse überwinden. Ich bin zunächst offen und neugierig auf das Netzwerk gewesen und hatte gar keine großen Erwartungen. Ich wünschte mir vor allem Ansprechpersonen zu inhaltlichen Fragestellungen.

Welche konkreten Bedarfe haben 2021 zur Gründung des Netzwerks geführt?

Letztendlich stehen alle rund 11.000 Kommunen in Deutschland vor den gleichen Herausforderungen: Sie wollen ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren, die Verwaltungsmodernisierung vorantreiben und gleichzeitig die Anforderungen vom Bund sowie die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger erfüllen. Ein Austausch mit 11.000 Kommunen ist nicht zielführend – unabhängig von der Anzahl der Akteure haben alle Bundesländer und Regionen auch ihre ganz eigenen Bedarfe und Anforderungen. In der Praxis hat sich deshalb ein pragmatischer Ansatz etabliert, in dem wir uns auf den räumlichen Umkreis konzentrieren und in unserem Landkreis mit 15 weiteren Kommunen in den Austausch kommen. Zu Beginn war das Netzwerk mit einem großen Aufatmen verbunden und dem Bewusstsein, dass wir alle im selben Boot sitzen. Wir haben Gleichgesinnte gefunden, mit denen wir strukturelle Gegebenheiten und Vorgaben von Land und Bund gemeinsam kritisch hinterfragen und dabei trotzdem konstruktiv weiterarbeiten können.

„Durch den kontinuierlichen Austausch entsteht ein gemeinsames Lernfeld.“

Wo liegt aus Ihrer Sicht der größte Mehrwert für die beteiligten Verwaltungen?

Ich habe tolle Kolleginnen und Kollegen in anderen Kommunen kennengelernt und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit aufgebaut. Alle sind gleichberechtigt, alle lernen voneinander, jede und jeder hat etwas Hilfreiches beizutragen. Wir haben schnell festgestellt, dass die Themen ähnlich sind, es aber unterschiedliche Affinitäten und Prioritäten gibt. So weiß man mittlerweile, welche Fachexpertise in welcher Nachbarstadt einen kurzen Ratschlag oder Tipp liefern kann. Auch wenn jede Verwaltung unterm Strich noch ihre Eigenheiten hat und nicht jeder Ansatz und jedes Vorgehen in jeder Behörde umsetzbar ist, ist der Austausch gewinnbringend. Wir lernen gegenseitig aus den Lösungen und Fehlern der anderen, Erfahrungen werden geteilt und neue Perspektiven eröffnet.

Welche Bedeutung hat der interkommunale Austausch im Netzwerk für Ihre tägliche Arbeit?

In vielen Besprechungen wird immer wieder deutlich, dass wir nicht die erste Kommune sind, die das jeweilige Problem lösen muss. Das Netzwerk bietet den idealen Rahmen, um eine kurze Anfrage zu stellen und von den bereits gesammelten Erfahrungen anderer zu profitieren. Gleiches gilt bei der Weiterleitung von Informationen. Für die Digitalisierung relevante Informationen von Land, Bund oder anderen Stellen erreichen die Digitalisierungsbeauftragten oder zuständigen Fachbereiche häufig nicht unmittelbar. Sind Informationen für alle Netzwerkkommunen relevant, werden sie einfach geteilt. Das gleiche Prinzip lässt sich auf Wissen über unterschiedliche Systeme, Hersteller oder Best‑Practice‑Beispiele anwenden. Wenn jemand eine neue Lösung sucht, wird zunächst im Netzwerk nachgefragt, bevor eigenständig recherchiert wird. Auf diese Weise wird Wissen kompakt geteilt, alle sind informiert, und Doppelarbeiten können reduziert werden. Für mich persönlich geht es darüber hinaus aber noch um einen grundlegenden Mindset‑Wechsel: Die Scheuklappen, die den Blick ausschließlich auf den eigenen Behörden‑Kosmos beschränkten, werden abgelegt. Durch den kontinuierlichen Austausch über aktuelle Herausforderungen, innovative Ansätze sowie Erfolge und Misserfolge entsteht ein gemeinsames Lernfeld. Das stärkt die Weitsicht und fördert ein Handeln und Denken, das nicht nur reaktiv, sondern proaktiv Lösungen entwickelt.

Stehen bei den Treffen eher strategische Fragen oder konkrete Umsetzungsprobleme auf der Agenda?

Der Fokus liegt meistens auf konkreten und operativen Umsetzungsthemen. Wie wird ein nachnutzbarer EfA-Dienst technisch angebunden? Gibt es Erfahrungswerte zur Portalanbindung? Welche Software wird genutzt, und wer ist für welchen Aufgabenbereich verantwortlich? Gleichzeitig gewinnt der Austausch über Herangehensweisen, Organisationsstrukturen und strukturelle Gegebenheiten an Bedeutung. Und die Schwerpunkte verschieben sich: Stand vor einigen Jahren noch die Einführung von Online-Anträgen im Vordergrund, rücken heute Themen wie Künstliche Intelligenz und Automatisierung in den Fokus. Aber nicht jede digitale Lösung lässt sich ohne Anpassungen auf alle Kommunen übertragen, weil interne Zuständigkeiten, technische Rahmenbedingungen und Prioritäten von Behörde zu Behörde variieren.

Konnten Sie bereits konkrete Impulse aus dem Netzwerk in Ihrer Verwaltung umsetzen?

Aus dem Netzwerk konnten wir bereits verschiedene Impulse und Lösungsansätze in unserer Verwaltung umsetzen. Dazu zählt zum Beispiel die Nachnutzung von verschiedenen Online-Anträgen, die wir einfach bei uns einbinden konnten oder die Umsetzung von internen Schulungen und Lernmaterialien, um Kolleginnen und Kollegen auf unterschiedlichen Wegen an neue digitale Tools heranzuführen und sie aktiv in Veränderungsprozesse einzubinden.

„Das Netzwerk kann wertvolle Impulse geben, indem es den Austausch über erfolgreiche Methoden, Beteiligungsformate und Praxisbeispiele fördert.“

Mit welchen Themen sollte sich das Netzwerk Ihrer Ansicht nach künftig noch stärker beschäftigen?

In den kommenden Jahren sollten im Netzwerk insbesondere Themen rund um die ganzheitliche Gestaltung der digitalen Transformation in den Fokus rücken. Denn Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet längst nicht mehr nur die Einführung neuer technischer Lösungen oder Softwareanwendungen. Vielmehr geht es darum, Veränderungsprozesse umfassend zu gestalten und organisatorische, kulturelle sowie personelle Aspekte gleichermaßen mitzudenken. Dabei sollten Mitarbeitende und Führungskräfte noch stärker in den Mittelpunkt rücken. Die digitale Transformation verändert Arbeitsweisen, Rollenverständnisse und Anforderungen an Kompetenzen. Ein weiterer Schwerpunkt sollte die interdisziplinäre Zusammenarbeit sein. Digitale Projekte erfordern zunehmend die enge Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT, Organisation, Personalentwicklung und Kommunikation. Das Netzwerk kann hier wertvolle Impulse geben, indem es den Austausch über erfolgreiche Methoden, Beteiligungsformate und Praxisbeispiele fördert.

Was würden Sie anderen Kommunen oder Digitalisierungsbeauftragten raten, die überlegen, sich stärker interkommunal zu vernetzen?

Wenn man das Interesse in anderen Kommunen abfragt, zeigt sich schnell, wie groß die Bereitschaft zur Zusammenarbeit ist. Viele sind dankbar, wenn jemand die Initiative ergreift und Themen anstößt. Entscheidend ist daher, einfach zu starten, Erfahrungen zu sammeln, zu schauen, was gut funktioniert, und bei Bedarf nachzusteuern sowie die Ergebnisse realistisch zu evaluieren. Natürlich gibt es auch einige Rahmenbedingungen, die sich als hilfreich erwiesen haben. Eine feste Struktur, etwa durch einen regelmäßigen Turnus, schafft Verbindlichkeit und Orientierung für alle Beteiligten. In unserem Netzwerk treffen wir uns einmal pro Quartal. Die organisatorische Federführung wechselt jährlich. Dabei übernehmen in der Regel größere Kommunen oder Behörden mit breiterer personeller Aufstellung diese Aufgabe. Wichtig ist jedoch, den organisatorischen Aufwand bewusst überschaubar zu halten. Grundlage eines funktionierenden Netzwerks ist außerdem die Freiwilligkeit. Es lebt davon, dass die Beteiligten einen echten Mehrwert für ihre tägliche Arbeit erkennen und davon profitieren. Nicht zu unterschätzen ist dabei der persönliche Kontakt. Unsere Treffen finden überwiegend digital statt, dennoch versuchen wir, einmal im Jahr ein persönliches Treffen vor Ort zu organisieren. Diese Begegnungen stärken den Zusammenhalt spürbar. Mit der Zeit ist daraus fast ein kleines Klassentreffen geworden, bei dem man sich nicht nur fachlich austauscht, sondern auch den persönlichen Kontakt pflegt.