BergheimAntragsmanagement mit KI

Im Ideenwettbewerb Gemeinsam wird es KI sucht die Denkfabrik des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) Ideen und vielversprechende Ansätze für einen gesellschaftlichen und sozialen Fortschritt mit künstlicher Intelligenz. Nicht fertige Lösungen sind gefragt, stattdessen sollen die Einreichenden weiter an ihren Ideen arbeiten und sie in die Umsetzung bringen. Teil nimmt auch die nordrhein-westfälische Kreisstadt Bergheim. Dabei wird sie als Mitglied von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) unterstützt.
Wie die KGSt berichtet, will die Stadt KI für das Antragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung einsetzen. Gemeinsam mit ihrem Projektpartner, dem KI-Start-Up Westphalia DataLab, habe die Kommune ihre Projektidee eingereicht. Im März 2021 sei die Idee im Wettbewerb ausgezeichnet worden, seither werde ein konkreteres Konzept zur Umsetzung entwickelt. Im Kern der geplanten Lösung stehe eine KI-gestützte Software, die Informationen aus Antragsdokumenten extrahiere und analysiere. Dies ermögliche einen differenzierten Überblick über das Antragsaufkommen der Behörde und könne Sachbearbeitende dabei unterstützen, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, fasst die KGSt das geplante Vorhaben zusammen.
So sollen etwa gleichartige Anträge für eine gebündelte Bearbeitung auffindbar werden. Es soll auch möglich sein, Anträge per Algorithmus nach Schwierigkeitsgrad zu klassifizieren oder Unstimmigkeiten aufzuspüren. Wer einen Antrag stellt, könne ebenfalls von der Lösung profitieren: etwa durch Prognosen zur voraussichtlichen Bearbeitungszeit. Dafür würden Art und Inhalt des Antrags und die Auslastung der Behörde herangezogen, so die KGSt. Nach dem Aufbau einer Datenhistorie von mindestens einem Jahr sei es auch möglich, dem intelligenten Antragsmanagement Forecasting-Funktionen zum Antragsaufkommen hinzuzufügen. Derzeit würden die Anforderungen und das Design iterativ erarbeitet. Zudem stehe das Projekt-Team im Austausch mit dem DMS-Hersteller d.velop public sector, um der KI-gestützten Software einen Zugriff auf das Dokumenten-Management-System zu ermöglichen.