Kreis SchwandorfAusländeramt arbeitet mit E-Akte

Das Ausländeramt im Landratsamt Schwandorf stellt auf die E-Akte um. Wie die bayerische Kommune mitteilt, erfolgt der Abschied vom Papier in der Kommune etappen- beziehungsweise amtsweise. Immer mehr Anwendungen aus unterschiedlichen Fachbereichen werden angebunden. „Die Mitarbeiter des Ausländeramts äußerten vermehrt den Wunsch, alle relevanten Informationen an einem Ort zu haben, um noch effektiver arbeiten zu können“, erklärt Projektleiter Georg Hoffmann von der IT-Stelle des Kreises. Insbesondere eine einfache Ablage von elektronischen Dokumenten wie Bescheide oder E-Mails sollte dabei ermöglicht werden. „Das Ausdrucken und Abheften stellte aus unserer Sicht einen unnötigen Mehraufwand dar. Gerade im Hinblick auf die stetig steigende Daten- und Informationsmenge wollten wir durch die Umstellung eine Effizienzsteigerung im Ausländeramt erreichen und unseren Kundenservice nachhaltig verbessern.“
Seit fast 20 Jahren wird im Ausländeramt Schwandorfs mit Fachverfahren gearbeitet, berichtet die Kommune weiter. Um die Voraussetzungen für die Implementierung von Unterlagen zu schaffen, sei ein Modul Digitales Archiv geschaffen worden, das die Kontrolle über die Dokumentenablage übernehme. „Flüssiger Ablauf und möglichst wenig Verzögerungen im Dienstbetrieb waren unsere Arbeitsziele“, sagt Hoffmann. „Aus diesem Grund haben wir versucht, alle notwendigen Programm-Updates am frühen Morgen oder nach Feierabend durchzuführen.“ Insgesamt nahm die Umsetzung laut Kreisangaben rund drei Monate in Anspruch. Sie sei per Fernwartung aus der Entwicklung heraus geleistet worden, vor Ort wurde eine Schulung der Mitarbeiter durchgeführt. „Unsere Kollegen aus der IT haben sehr eng mit den Software-Spezialisten der Programmentwickler zusammengearbeitet. Gemeinsam konnten wir erreichen, dass alle Anpassungen, die sich nach dem ersten Aufsetzen der Schnittstellenlösung aus der Praxis ergeben haben, relativ schnell umgesetzt werden konnten. Jetzt läuft die Lösung stabil“, resümiert Projektleiter Hoffmann.
Wie die Kommune ankündigt, steht im Ausländeramt jetzt die Digitalisierung der Altakten zu durchsuchbaren PDF-Dateien an. Schon vor dem Scannen werden alle Dokumente über eine Kategorisierung im Fachverfahren erfasst. Das soll gewährleisten, dass sie über eine Fallsuche schnell wiedergefunden und über eine Schnittstelle überführt werden können. Die Sachbearbeiter können somit die einzeln eingereichten Papierdokumente direkt am Arbeitsplatz einscannen und zur E-Akte hinzufügen. Einen weiteren Vorteil sieht die Kommune darin, dass die digitale Akte auch an Arbeitsplätzen eingesehen werden kann, an denen kein Fachverfahren zur Verfügung steht. „Ein Blick in das digitale Archiv zeigt alle Dokumente, egal ob E-Mails, Bescheide, Altakten oder Bilder“, erklärt Georg Hoffmann. „Dadurch fällt es unseren Mitarbeitern leichter, Zusammenhänge nachzuvollziehen und letzten Endes eine konkrete Entscheidung treffen zu können.“