DigitalisierungBlick in die Glaskugel

Künstliche Intelligenz (KI), IT-Sicherheit, Automatisierung, Cloudtechnologie, Standardisierung, Integration – die Liste der aktuellen Trendthemen in der Verwaltungsdigitalisierung ist lang. Agil, bürokratiearm und Ende-zu-Ende digitalisiert sollen die Behörden im Jahr 2030 sein. Das jedenfalls ist die Vision. Doch wenn wir ehrlich sind, sind viele Verwaltungen hierzulande noch weit davon entfernt. Umgekehrt zeigt ein Blick auf den Kalender, dass bis 2030 nicht mehr viel Zeit bleibt. Wo also wird die Verwaltung in fünf Jahren tatsächlich stehen?

Derzeit befinden sich die Kommunen noch inmitten des digitalen Wandels. Es gilt für sie nicht nur, mit der digitalen Transformation Schritt zu halten. Sie müssen diese auch zum Wohle aller gestalten. Eine Zielgruppe sind die Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen, die einfacher zu nutzende digitale Verwaltungsleistungen erwarten. Die zweite Zielgruppe ist die Verwaltung selbst. Denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich einen modernen Arbeitsplatz, an dem zeitgemäße IT-Lösungen zum Standard gehören. Gleichzeitig müssen die Kommunen ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen. Und während der Erwartungsdruck von außen steigt, sinkt der Personalbestand in den Verwaltungen – eine Herausforderung, mit der sich viele Kommunen allein gelassen fühlen. Die staatliche Aufgabenwahrnehmung geht deshalb an die Substanz der Menschen in den Verwaltungen und greift die Widerstandskraft der Organisationen an.

Fachkräftebedarf wird steigen

Fest steht: Ohne Digitalisierung und Automatisierung wird eine Aufgabenerfüllung im heutigen Umfang auf der kommunalen Ebene nicht mehr möglich sein. Der Einsatz neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Relevant ist jedoch nicht nur die technologisch beste Lösung. Es müssen auch kluge und ganzheitlich durchdachte Prozesse umgesetzt werden. Das digitale Umfeld sollte den Kommunen Vorteile verschaffen. Gleichermaßen sollten sie sich Handlungskompetenzen im Umgang mit neuen und sich weiterentwickelnden Technologien aneignen. Nur so kann das Ziel einer echten digitalen Verwaltung erreicht werden. Doch wie weit können wir auf dem Weg bis 2030 wirklich kommen?

Wagen wir gemeinsam einen realistischen Blick in die Glaskugel: In der digitalen Verwaltung des Jahres 2030 stehen Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen im Vordergrund aller Bemühungen der Kommunen. „Wir werden einen anderen öffentlichen Dienst als heute erleben“, erklärt Florian Gilbert, Dozent an der Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen (HSPV NRW). „Rund 1,3 Millionen Kolleginnen und Kollegen werden den öffentlichen Dienst bis zum Jahr 2030 verlassen haben, der Bedarf an weiteren Fachkräften wird auf rund eine Million gestiegen sein.“

Fachverfahren sorgen für Entlastung

Gleichzeitig werden wir in den Verwaltungen moderne Fachverfahren basierend auf Software-as-a-Service(SaaS)-Technologien vorfinden. Die Fachverfahren stärken mittels Automatisierung, Prozesssicherheit und intuitiver Bedienbarkeit die Resilienz der öffentlichen Verwaltung. Sie sind wesentlich stärker vernetzt und sorgen durch einen effizienten, auf modernen Standards basierenden Datenaustausch für Entlastung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind somit weniger mit repetitiven und Daten sammelnden Aufgaben beschäftigt. Stattdessen haben sie mehr Zeit für jene Aufgabenfelder, in denen besonderer Sachverstand, menschliche Interaktion, Ermessen oder Entscheidungen in außergewöhnlichen Fallkonstellationen erforderlich sind. Die Bürgerinnen und Bürger nehmen deutlich mehr staatliche Leistungen online in Anspruch und profitieren vom effizienten Datenaustausch.

So kann die Verwaltung aussehen, sofern wir gemeinsam Schritt für Schritt weiter daran arbeiten. Dennoch werden die Dinge ihre Zeit brauchen. Nach Angaben von Rolf Beyer, Geschäftsführer der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), beträgt der kommunale Verzögerungsfaktor erfahrungsgemäß 2,5. Das sollten wir einkalkulieren und entsprechend realistische Ziele setzen. Denn Zielbilder sind wichtig. Sie sollten allerdings motivieren und Anreize schaffen, statt zu überfordern. Wir werden immer vor Herausforderungen stehen – heute, morgen und auch noch im Jahr 2030.