BlombergDigitale Grundstücksakte

Die Stadt Blomberg führt die digitale Grundstücksakte des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) ein. Aktuell laufen nach Angaben des IT-Dienstleisters die Vorbereitungen zur Inbetriebnahme. Durch einen Schimmelbefall sämtlicher Haus- und Grundstücksakten musste kurzfristig eine Lösung zur Reinigung und Digitalisierung gefunden werden. „Wir sind sehr froh darüber, mit dem krz einen kompetenten und fachlich versierten Ansprechpartner an der Seite zu haben. Nur so ist diese Herkulesaufgabe für uns als kleinere Kommune überhaupt zu bewältigen“, beschreibt Dirk Lohmann von der Stadtverwaltung die Situation. „Derzeit befinden sich sämtliche Akten im Reinigungs- und Scan-Prozess, wobei das Rechenzentrum bereits bei Ausschreibung und Leistungsbeschreibung unterstützte. Die gelieferten Digitalisate werden im krz verarbeitet und im Dokumenten-Management-System (DMS) bereitgestellt. Dank der Unterstützung durch die krz-Teams können wir das Projekt bis Ende des Jahres abschließen. So können wir bald schnell und ohne gesundheitliche Beeinträchtigungen auf unsere Akten zugreifen.“
Die digitale Grundstücksakte kann laut dem Serviceprovider aus Lemgo bestehende Altakten wie auch laufende Vorgänge aufnehmen und revisionssicher aufbewahren. Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen können direkt und parallel auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Auch eine Anzeige des dazugehörenden Kartenmaterials aus Geo-Informationssystemen ist möglich. Die E-Akte ist an die krz-Geodaten-Infrastruktur mit Web-GIS-Oberfläche Mapbender angebunden.
Wie das krz weiter mitteilt, ist die Lösung seit 2017 bei der Gemeinde Rödinghausen und der Stadt Lage im Einsatz. Die Gemeinden Stemwede und Kalletal nutzen die Grundstücksakte ebenfalls. Der Bestand im krz-DMS nscale umfasse derzeit circa 21.000 Akten und wachse stetig.
Bei der Gemeinde Kalletal wurden etwa 4.500 Altakten von einem externen Scan-Dienstleister digitalisiert und im Lemgoer Rechenzentrum weiterverarbeitet. Im Vorfeld erfolgten laut krz Abstimmungen zu Straßentabellen, Aktenunterteilungen, Berechtigungen sowie umfangreiche Prüfungen. Nach Abnahme durch die Kommune richtete das DMS-Team die Systeme entsprechend ein und schulte die zuständigen Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Seit Mai 2019 greifen die Sachbearbeiter auf die E-Akten zu.
Die Stadt Vlotho ließ sich durch eine Demonstration der digitalen Grundstücksakte im praktischen Betrieb überzeugen und erteilte dem krz den Auftrag zur Produktivsetzung der E-Akte-Lösung.