EssenDigitale Personalakte

In Essen geht jetzt das Amt für Zentralen Service mit seinen digitalen Personal- und Kindergeldakten produktiv. Wie die Ruhrmetropole mitteilt, handelt es sich um den ersten Fachbereich der Stadtverwaltung, der mit dem zentralen Dokumenten-Management-System (DMS) d.velop documents arbeitet.
Entstanden sei die Personalaktenlösung unter der Projektleitung der städtischen Digitalisierungsstrategie. Zum Entwickler-Team zählte neben Software-Anbieter d.velop public sector und dem Amt für Zentralen Service auch das Essener Systemhaus (ESH). Die Partner konnten mit d.velop documents nicht nur eine digitale Personalaktenstruktur mit Anbindung an die vorhandene SAP-Schnittstelle realisieren, heißt es vonseiten der Stadt weiter. Auch Posteingangsprozesse und fachbereichsübergreifende Berechtigungsstrukturen ließen sich umsetzen. Dem Fachbereich stehe somit ein medienbruchfreier Weg vom Posteingang bis zur Bearbeitung der Personal- und Kindergeldakten zur Verfügung.
Parallel habe die zentrale Scan-Stelle der Stadt ihre Arbeit aufgenommen, welche die komplette Papierpost direkt in das DMS digitalisiere. Bereits am ersten Tag im Echtbetrieb habe das Amt für Zentralen Service knapp 200 Dokumente mit über 300 Seiten gescannt, mehr als 200 Dokumente in über 30 Personalakten abgelegt und mehr als zehn Workflows abgeschlossen. Die Einbindung der circa 14.000 Bestandspersonalakten soll in Kürze folgen. Mit dem erfolgreichen Start im Pilotbereich sind laut Essen die Weichen für das digitale Arbeiten im neu geplanten BürgerRatHaus gestellt. Alle Erfahrungen, die während des Projekts und beim Produktivstart gesammelt wurden, können der flächendeckenden DMS-Einführung in der Verwaltung dienen. Das betreffe nicht nur technische, rechtliche oder strukturelle Aspekte, sondern auch den Change-Management-Prozess für die weitere Digitalisierung der Stadtverwaltung.