krzDigitale Vollstreckungsakte

Digitale Vollstreckungsakte heißt die neu entwickelte Lösung des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz). Damit hat der kommunale IT-Dienstleister laut eigenen Angaben die Anbindung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) an das Vollstreckungsverfahren avviso realisiert. Die Digitale Vollstreckungsakte stelle sowohl in avviso als auch über einen verfahrensunabhängigen DMS-Client alle Dokumente zur Verfügung: von der Ankündigung der Vollstreckung bis zur Kontenpfändung. Vollstreckungssachbearbeiter der Städte Detmold, Enger und Herford sowie Experten des krz haben das Konzept für die Dokumenten-Management-Lösung erarbeitet. Die Digitale Vollstreckungsakte ermöglicht den direkten Aktenzugriff aus dem Fachverfahren, eine verfahrensunabhängige Recherche mittels DMS-Client für Zugriffsberechtigte, verkürzte Such- und Bearbeitungszeiten, eine automatische Aktenbildung und Ablage, die vollständige elektronische Dokumentenverwaltung und Aktenführung sowie eine revisionssichere, zentrale Ablage im Dokumenten-Management- und Archivsystem. „Durch die Umstellung auf die digitale Akte haben wir jetzt einen zentralen Zugriff auf alle Vorgänge“, sagt Esther Rosenbrock, Sachbearbeiterin im Bereich Vollstreckungsmanagement der Stadt Detmold und Mitglied des Projekt-Teams. „Das lästige manuelle Anlegen und Archivieren der Papierakten gehört der Vergangenheit an.“ Die Arbeitsabläufe innerhalb des Detmolder Vollstreckungsteams mussten laut Rosenbrock nur minimal angepasst werden. „Als Pilotkommune konnten wir im Vorfeld in einer für uns geschaffenen Testumgebung alles ausgiebig ausprobieren und Änderungen sowie Verbesserungsvorschläge zusammentragen, die im Echtbetrieb dann allen Anwendern zugutekommen.“ Das krz-Team habe die Detmolder Wünsche und Anforderungen außerdem hervorragend programmtechnisch umgesetzt. Wie das krz weiter mitteilt, nutzen auch Bad Oeynhausen und die Stadtwerke Bad Oeynhausen, die ebenfalls das Vollstreckungsgeschäft mit avviso durchführen, die Schnittstelle zum nscale DMS.