GöttingenEinzug der E-Akte

In Göttingen werden jetzt weniger Papierakten gewälzt. Wie die Firma SER meldet, hat die Stadt in den ersten Organisationseinheiten die elektronische Aktenführung gestartet. Eingesetzt werden die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV), eine Fachverfahrenslösung mit Schnittstelle zur Software-Anwendung OPEN/PROSOZ und eine Beschwerde-Management-Lösung. Alle Anwendungen wurden mit dem Produkt Doxis4 von Software-Anbieter SER umgesetzt. „Der Funktionsumfang im Standard, die Skalierungsmöglichkeiten der Lösung und die Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen der Stadt Göttingen gaben den Ausschlag für Doxis4 von SER“, erklärt Stefanie Ahlborn, E-Government-Koordinatorin der niedersächsischen Kommune. Laut SER ist das Projekt mit der Integration der Software OPEN/PROSOZ im Fachbereich Soziales gestartet. Dort profitieren 40 Mitarbeiter von der Verknüpfung zwischen ihrem Fachverfahren und den elektronischen Doxis4-Akten, in denen die OPEN/PROSOZ-Dokumente nun verwaltet werden. Die Integration weiterer städtischer Fachverfahren wie Infoma Steuern, Infoma Kassen und pmOWI sei bereits in der Umsetzung. Eine Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und der E-Akte ermögliche die automatische Übernahme von Dokumenten und Metadaten und vereinfache damit den Arbeitsablauf. Die Allgemeine Schriftgutverwaltung soll nach Angaben von SER überall dort eingesetzt werden, wo Akten nicht über Fachverfahren geführt werden. Das umfasse neben den Einzelakten vieler Organisationseinheiten auch die General- oder Hauptakten jeder Organisationseinheit. Die ASV wurde zunächst in den Querschnittsbereichen Referat des Oberbürgermeisters, Rechtsreferat sowie Personal und Organisation eingeführt. 46 Sachbearbeiter nutzen hier die E-Akte. Als nächstes sollen die Bereiche Finanzen, Soziales und Jugend angebunden werden. Drei weitere Mitarbeiter arbeiten bereits mit dem neuen elektronischen Beschwerde-Management-Tool, das die IT-Abteilung auf Basis der SER-Software selbst erstellt hat. „Durch das Arbeiten mit der elektronischen Akte werden monotone Such- und Ablagearbeiten reduziert und Arbeitsabläufe optimiert“, erklärt Stefanie Ahlborn. „Durch den hohen Digitalisierungsgrad werden die Prozesse transparenter und es kann jederzeit ortsunabhängig auf Akten zugegriffen werden. Gerade Letzteres ermöglicht beispielsweise alternierende Telearbeit. Damit sind wir als Arbeitgeber für viele junge Familien oder Beschäftigte, die zu Hause Eltern betreuen, attraktiv. Die E-Akte hilft, uns selbst in die Lage zu versetzen, auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels weiterhin unsere Aufgaben erfüllen und Dienstleistungen anbieten zu können.“ Die Zugriffsrechte auf die elektronischen Akten und ihre Inhalte werden anhand des Musterplans der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) vergeben. In die E-Akten können sowohl Dokumente aus den diversen Fachverfahren als auch Office-Dateien, E-Mails und Scans von Papierdokumenten übertragen werden. Ziel ist die elektronische Ablage aller Dateien und Dokumente, die früher im Aktenordner abgeheftet worden sind. Neben den E-Akten der ASV stehen den Mitarbeitern der Stadt Göttingen zudem verschiedene Workflows zur Verfügung, mit denen sie standardisierte Vorgänge steuern können.