E-RechnungHandlungsbedarf bei Kommunen

Rund vier von zehn (39 Prozent) befragten Kommunen sind noch nicht bereit für die E-Rechnung. Das hat eine aktuelle Studie des Instituts ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag von GiroSolution und giropay gezeigt (wir berichteten). Ein knappes Drittel (28 Prozent) hat noch nicht mit der Umsetzung begonnen. Dabei sind ab 18. April 2020 alle Kommunen verpflichtet, Rechnungen digital zu empfangen und weiterzuverarbeiten.
Rund 43 Prozent der befragten Kommunen haben laut GiroSolution mit der Umsetzung begonnen und erwarten, sie bis Fristablauf abgeschlossen zu haben. Positiv sei, dass fast jede fünfte der befragten Kommunen (19 Prozent) bereits heute in der Lage ist, Rechnungen elektronisch zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Allerdings drucken 68 Prozent der Empfänger digitaler Rechnungen diese nach Erhalt aus und bearbeiten sie manuell weiter. Ein ebenso hoher Anteil (68 Prozent) gibt die Daten aus einer elektronischen Rechnung manuell in das behördeneigene IT-System ein.
„Wenngleich bei fast 40 Prozent der Kommunen noch dringender Handlungsbedarf besteht, ist es doch positiv zu sehen, dass ein etwas größerer Anteil sich bereits auf einem guten Weg zum digitalen Rechnungsprozess befindet“, kommentiert Markus Hild, Geschäftsführer von GiroSolution. „Überraschend jedoch ist, wie viel Potenzial zur Zeit- und Kosteneinsparung durch den Medienbruch, bereits digital vorliegende Rechnungen wieder in einen papierbasierten Prozess zu überführen, auf der Strecke bleibt.“ So gaben die Befragten an, für die rein papierbasierte Bearbeitung des gesamten Rechnungsprozesses im Durchschnitt 21 Stunden aufzuwenden. Werden Papierrechnungen in einen digitalen Workflow überführt, dauert die Bearbeitung nur knapp 13 Stunden. Wird der Vorgang vollständig digital erledigt, reduziert sich der Zeitaufwand auf lediglich 9 Stunden.
Zu den größten zu erwartenden Hürden bei der Einführung der E-Rechnung gehören laut der Befragung die Anpassung der Prozessabläufe (70 Prozent), die Schaffung der Akzeptanz innerhalb der Organisation (69 Prozent) sowie die technische Umsetzung der bestehenden Abläufe und die Integration der E-Rechnung in die IT (jeweils 48 Prozent).