VeranstaltungMut zum E-Government

„E-Government ist für viele Verwaltungen noch ein Schlagwort ohne Hintergrund und mit vielen Fragezeichen versehen“, sagte Manfred Allgaier von der Kommunalen Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU), in seiner Begrüßung zur ersten Regionalkonferenz E-Government vor 120 Teilnehmern in Tübingen. Die Konferenz stellte den Auftakt zu einer Veranstaltungsreihe dar, für welche die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister, Vitako, und das Bundesministerium des Innern (BMI) verantwortlich zeichnen. Vertreter von Bund, Ländern und Kommunen tauschten sich über den Sachstand der E-Government-Initiative des Bundes sowie des E-Government-Gesetzes aus. Mitveranstalter waren das Innenministerium Baden-Württemberg sowie der DV-Verbund Baden-Württemberg.

E-Government-Initiative des Bundes

„Wir wollen Sie ermuntern E-Government in Ihre Häuser hineinzutragen“, beschreibt Allgaier das Ziel der Konferenz. Einen Rundumschlag der E-Government-Initiative des Bundes gab Frank-Rüdiger Srocke vom BMI. Aktuell seien 23 Millionen neue Personalausweise (nPA) ausgestellt – bei lediglich 6,7 Millionen sei die Online-Funktion freigeschaltet: „Damit sind wir nicht zufrieden.“ Um die Einschaltquoten zu erhöhen, will das BMI nicht nur die AusweisApp vereinfachen, sondern strebt auch eine Browser-Unabhängigkeit an. Ein weiteres Problem sei, dass es noch immer zu wenig Einsatzmöglichkeiten gibt. „Das wiederum hat zur Folge, dass die Bürger nicht in das Kartenlesegerät investieren wollen. Tablet-PC und Smartphone sind deshalb das Ziel: Auf lange Sicht sollen die Bürger in der Lage sein, den nPA so einfach zu nutzen, wie die Apps auf ihrem mobilen Endgerät“, so Srocke. Nicht zuletzt wirke sich die Beratungsqualität in den Kommunen entscheidend auf die Freischaltquoten aus. Sie variieren je nach Kommune zwischen 10 und 100 Prozent. Deshalb habe das BMI die Informationsmaterialien für die Kommunen in diesem Jahr optimiert. Weitere Anpassungen seien geplant.
Das Bekenntnis zu nPA und De-Mail ist laut Srocke zukunftsweisend. „Deutschland übernimmt hier eine Vorbildrolle. Kein anderes Land hat bislang zwei Infrastrukturen mit hohem Datenschutz realisiert. Dafür werden wir international bewundert.“ Der Staat habe mit nPA und De-Mail rechtzeitig die Voraussetzungen geschaffen, um sich einfach und sicher im Internet ausweisen und Dokumente versenden zu können. „Vieles verlagert sich zunehmend ins Internet. Die Bürger wollen beispielsweise für einen Behördengang keinen halben Urlaubstag mehr nehmen. Andererseits nimmt das Sicherheitsbewusstsein der Bürger zu.“ Mithilfe des nPA können sie sich sicher im Internet ausweisen. Ferner werden Behördengänge überflüssig, Bearbeitungsvorgänge beschleunigt und Portokosten entfallen. „Diese Vorteile werden die Bürger auf lange Sicht erkennen“, ist Srocke überzeugt. „Noch erfüllen De-Mail und der neue Personalausweis nicht alle Anforderungen. Aber wenn wir unsere Hausaufgaben machen, sind wir auf einem guten Weg“, bewertet er den Sachstand. Einen entscheidenden Aufschwung für den neuen Personalausweis könne die Wirtschaft liefern, wenn diese erst einmal in die nPA-Struktur zu investieren beginne.

E-Government-Gesetz des Bundes

Was mit dem E-Government-Gesetz des Bundes auf die Kommunen zukommt, erläuterte Tanja Laier vom Bundesministerium des Innern. „Das E-Government-Gesetz ist ein Ermöglichungsgesetz. Es zwingt zu nichts, eröffnet aber Chancen“, so Laier. „Es gibt den Rechtsrahmen für die künftige Verwaltung vor, hat aber nicht zum Ziel, IT in die Landschaft zu setzen.“ Das E-Government-Gesetz nimmt vorrangig Bundesbehörden in die Pflicht. Laier fordert die Kommunen allerdings dazu auf, sich freiwillig zu engagieren. Beispielsweise sollte überprüft werden, für welche Formulare eine gefühlte aber keine tatsächliche Schriftformerfordernis besteht. „Diese Dokumentvorlagen können dann gegebenenfalls gegen digital versendbare Formulare ausgetauscht werden.“ Auch eine Prozessanalyse mit Blick auf eine Optimierung kann auf Landes- und Kommunalebene vorteilhaft sein. Laier geht ferner davon aus, dass die Schriftformerfordernis betreffend nPA und De-Mail wortgleich in das Verwaltungsverfassungsgesetz der Länder übernommen wird.

nPA und De-Mail im Einsatz

Wie der neue Personalausweis in der kommunalen Praxis eingesetzt werden kann, berichtete Felix Geibig vom Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis. Seit März 2012 können dort Kfz-Zulassungsvorgänge über ein Web-Portal beantragt und bezahlt werden. Dank der Einbindung der eID-Funktion des nPA ist seit August 2013 die Identifizierung ohne Behördengang möglich. Die Zulassungsstelle profitiert von fehlerfrei übermittelten Halterdaten. Rückfragen beispielsweise beim Einwohnermeldeamt entfallen dank der via nPA gewährleisteten Authentifizierung des Antragstellers. Ein Problem ist das für den nPA-Einsatz notwendige Kartenlesegerät. „Laut unseren Befragungen stellt das Gerät das größte Hindernis dar, den neuen Personalausweis einzusetzen und den Zulassungsvorgang komplett online abzuwickeln.“ Trotzdem profitieren in der Kommune sowohl Bürger als auch die Verwaltung von Kfz-online. „Unsere Evaluierung hat ergeben, dass die meisten Anträge zwischen 9 und 23 Uhr eingereicht werden. Diese Verfügbarkeit könnten wir ohne Kfz-Online gar nicht anbieten.“ Das Kunden-Feedback sei positiv. Auch die Mitarbeiter in der Verwaltungsstelle profitieren, denn sie können die Anträge jetzt planbarer und über den Tag verteilt bearbeiten.
Über die Integration von eID-Funktion und De-Mail in das elektronische Antragsverfahren BAföG berichtete Ines Schulz vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg. Formblattverwaltungsvorschrift, Schriftformerfordernis sowie die unterschiedlichen Zuständigkeiten von Studentenwerken und Schulämtern machen das Verfahren besonders komplex. Trotzdem soll mit De-Mail und nPA in allen Kommunikationsprozessen ein medienbruchfreies Antragsverfahren gelingen. „Bislang haben Studenten und Auszubildende bei der Antragstellung mit zu viel Papier zu kämpfen“, schildert Schulz die Ausgangssituation. „Und auch die Sachbearbeiter in den Verwaltungen sind unglücklich, da 90 Prozent der Anträge unvollständig eingehen. Das verzögert die Bearbeitung und die Antragsteller müssen länger auf ihr Geld warten.“ Mithilfe von nPA und De-Mail könnte die Verwaltung hingegen schlanker und schneller agieren. „Die Behörde erhält die Formulare leserlich ausgefüllt und mit hoher Datenqualität. Die Daten können direkt in das Fachverfahren übernommen werden und bei Folgeanträge kann wiederum auf die bereits elektronisch vorliegenden Daten zurückgegriffen werden.“ Laut Schulz ist das elektronische Antragsverfahren seit August 2013 mit allen Formblättern verfügbar. Als Pilot ist das Studentenwerk Konstanz vorgesehen. Der flächendeckende Start sei spätestens für das Wintersemester 2014/2015 geplant.