MaternaNeues Modul eVorgangsbearbeitung

Eine weitere Ergänzung zu seinem eAkte-Basispaket hat das Unternehmen Materna auf dem Kongress neue Verwaltung vorgestellt (6.-7. Mai 2014, Leipzig). Das neue Modul eVorgangsbearbeitung ist nur zusammen mit dem eAkte-Basispaket und unter Microsoft SharePoint 2013 einsetzbar. Behördenmitarbeiter können damit nach Angaben von Materna interaktiv aus Microsoft Office 2013 heraus Umlaufmappen für die gemeinsame Bearbeitung erstellen. Durch die Verwendung von zuvor gespeicherten Vorlagen und einen automatisierten Prozessablauf würden Arbeitsabläufe somit vereinfacht und beschleunigt. Wie der Hersteller weiter mitteilt, lassen sich die Umlaufmappen auf Basis von Nintex Workflow direkt aus der elektronischen Akte heraus erstellen. Über ein Kontextmenü wählt der Sachbearbeiter aus, welche Personen am Umlauf teilnehmen sollen, weist ihnen Aufgaben zu und legt Fristen fest, bis zu denen diese erledigt sein müssen. Der Prozess muss dann nur noch über einen Workflow angestoßen werden. Der Initiator behält dabei stets den Überblick über den Status der Umlaufmappe und kann bei Fristverzug sofort handeln. Am Ende des Umlaufs nimmt der Initiator die Mappe wieder in Empfang. Wurden Word-Dokumente währenddessen weiter bearbeitet, werden die Ergebnisse gespeichert und automatisch ein Protokoll generiert, in dem die Daten aller mitwirkenden Personen und die erfolgten Änderungen lückenlos dokumentiert werden. Dies führe zu einem vollständig transparenten Aktenverlauf. Das Ergebnis werde abschließend als PDF-Dokument im Vorgang abgelegt.