HofReisekosten papierlos abrechnen

Die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) hat bei der Stadt Hof ihr neues Reisekostenverfahren eingeführt. Dies geschah in enger Zusammenarbeit mit der städtischen Personalabteilung und der Firma BBS. Eine besondere Herausforderung bei der Einrichtung des Verfahrens war laut AKDB die so genannte Mehrmandantenfähigkeit. Diese ist notwendig, da neben der Verwaltung weitere Einrichtungen, wie Theater und Zweckverband, abgerechnet werden. Bei dem papierlosen Workflow im Zusammenhang mit mehrstufigen Genehmigungsverfahren von Dienstreisen werden bei Beantragung einer Reise E-Mails an die genehmigenden Personen versandt; eine Reise wird dann per Link genehmigt oder abgelehnt. Zahlreiche Schnittstellen zu Finanzprogrammen und der Datenaustausch mit OK.PWS runden das neue Verfahren nach Herstellerangaben ab. Die Berechnung des Zahlungsanspruchs erfolgt vollautomatisch und kann auch vom Antragsteller eingesehen werden. Dabei seien alle Konstellationen des Bayerischen Reisekostengesetzes und des Steuerrechts berücksichtigt. Die Software berechnet und weist den zu versteuernden und fallweise zu versichernden Anteil vollautomatisch aus und übermittelt ihn bei Bedarf an Nachbarsysteme.