Kreis BayreuthRelaunch gut geplant
Weil der in die Jahre gekommene Internetauftritt des Landkreises Bayreuth kaum noch mit aktuellen technologischen Entwicklungen Schritt halten konnte – so waren etwa die Einhaltung der Barrierefreiheit, ein responsives Design oder die Optimierung auf mobile Endgeräte nur bedingt möglich –, entschloss sich die Kreisverwaltung für eine grundlegende Neugestaltung. Neben elementaren Aspekten wie Navigation, Bedienbarkeit, Suchfunktion oder Responsive Design, denen das neue Content-Management-System (CMS) genügen sollte, legte der Landkreis bei seiner Suche auch Wert auf eine transparente Darstellung des angebotenen CMS mit den geforderten Zusatztools und den damit entstehenden Kosten. Eine weitere wichtige Anforderung: Das neue CMS sollte eine möglichst nahtlose und reibungslose Integration der mit der Software Formcycle des Anbieters XIMA Media erstellten Formulare erlauben.
Der Formularbaukasten Formcycle kommt im Kreis Bayreuth seit dem Jahr 2010 zum Einsatz; zum Teil werden damit auch mehrstufige interne Genehmigungsverfahren über verschiedene Hierarchien abgebildet. „Der Landkreis Bayreuth war einer der ersten Kunden in Bayern, der die Formularsoftware der Firma XIMA erfolgreich eingesetzt hat“, erläutert Roland Thiem, stellvertretender Leiter des Bereichs Informations- und Kommunikationstechnik im Landratsamt Bayreuth. „Wir waren somit mehr oder weniger Wegbereiter für den erfolgreichen großflächigen Einsatz im Freistaat.“
Open-Source-Lösung machte das Rennen
Der Landkreis Bayreuth nutzt Formcycle, um digitale Verwaltungsdienstleistungen auch für solche Bereiche anbieten zu können, in denen keine fertigen Produkte zur Verfügung stehen und bei denen die Anzahl der Einreichungen zum Teil unter 100 Anträgen pro Jahr liegt. Hier können mittels des Formularbaukastens entsprechende Nischenlösungen entwickelt werden. Darüber hinaus wird die Lösung für eine Vielzahl von internen Meldungen und Anträgen verwendet.
Nach einer produktneutralen Suche für das neue CMS entschied sich die Kreisverwaltung schließlich für das Open-Source-basierte Redaktionssystem TYPO3. Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung spielten die große Community und der damit verbundene Support. Auch die Möglichkeit, Webseiten auf Basis des aktuellen Designs klonen zu können und das Multi-Domain-Konzept waren für den Landkreis relevante Kriterien. Ferner ist die Abhängigkeit von einem Dienstleister bei einem TYPO3-Redaktionssystem nur bedingt gegeben.
„Durch den Einsatz der Open-Source-Software entstehen dem Landkreis auch kaum Kosten. Kostenpflichtig sind lediglich die Implementierung und die projektspezifische Integration einer Weiterentwicklung in das vorhandene CMS. Und das in der Anwendung bereitgestellte Redakteurshandbuch erlaubt uns ein schnelles und unkompliziertes Onboarding für neue Mitarbeitende. Single-Sign-On und die grobe Berechtigungssteuerung über Gruppen im Active Directory runden das Anwendungsspektrum ab“, nennt Roland Thiem weitere Vorteile des Systems. Die automatische Suchmaschinenoptimierung des gesamten Auftritts unterstütze die Redakteure zudem bei der Optimierung der Webinhalte.
Benutzerfreundlich in der Anwendung
Ein besonderes Augenmerk legte der Kreis Bayreuth außerdem auf die Migration und Anbindung von externen Inhalten, wie zum Beispiel des Abfuhrkalenders, des Dienstleistungs- oder Telefonverzeichnisses oder des regionalen Veranstaltungskalenders, dessen Inhalte nun automatisiert in die Website des Kreises eingeblendet werden können.
Den Auftrag für den Relaunch vergab das Landratsamt an die Firma XIMA. Innerhalb von rund sechs Monaten konnte diese den neuen Onlineauftritt des Kreises Bayreuth realisieren – und ist künftig auch für die technische Überwachung und die Wartung der Server zuständig. „Gerade die Einführung neuer Webserver stellt im Hinblick auf Performance, Sicherheit und Stabilität besondere Herausforderungen an die IT-Abteilung“, weist Roland Thiem auf technische Herausforderungen des Relaunchvorhabens hin. Seien Probleme aufgetreten, hätten diese aber stets schnell und auf kurzen Wegen zwischen den IT-Ansprechpartnern im Landratsamt und der Firma XIMA gelöst werden können.
Die direkte Integration der Formcycle-Formulare in die neue Website habe erheblich dazu beigetragen, die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern, meint Roland Thiem: „Insbesondere das schnelle Hinzufügen von Formularen mit einem Klick ist sehr benutzerfreundlich für die CMS-Redakteure. Im bisher verwendeten CMS mussten die notwendigen Links und die Veröffentlichungseinstellungen direkt übertragen werden. Dieser Schritt entfällt nun vollends. Die direkte Einbindung der Formulare fügt sich nahtlos in das Design des Webauftritts ein und signalisiert den Bürgerinnen und Bürgern, dass sie sich weiterhin auf den Servern des Landkreises befinden. Dadurch entsteht eine einheitliche Benutzeroberfläche und alle Interaktionen finden im Kontext der Website statt.“ Der Landkreis Bayreuth verspricht sich davon eine weiter steigende Akzeptanz für seine digitalen Angebote.
Frühzeitige Planung und Jours fixes
Ein wesentlicher Vorteil der direkten Verknüpfung der Homepage mit dem Formular- und Prozessmanagementsystem Formcycle ist nach Angaben von Roland Thiem zudem die Ende-zu-Ende-Digitalisierung, die das Landratsamt Bayreuth insbesondere im internen Bereich nutzt. Prozesse zur Mitzeichnung, Genehmigung und die anschließende Ablage in einer digitalen Akte werden vollautomatisiert durchgeführt. Dabei werden bei in Formcycle getroffenen elektronischen Entscheidungen auch automatisiert Vorgesetzte oder andere hausinterne Stellen zum Beispiel zur Kenntnisnahme informiert. Arbeitsprozesse lassen sich bequem über die vorhandene Benutzeroberfläche per Drag-and-drop konfigurieren. Dabei können verschiedene Workflow-Wege automatisiert abgearbeitet oder Word- und PDF-Dokumente automatisch generiert werden. Sobald Fehler im Workflow auftreten, besteht die Möglichkeit, Personen automatisiert zu informieren.
Für Kommunen, die ebenfalls vor der Herausforderung eines umfassenden Relaunchs ihres Onlineauftritts stehen, hat Roland Thiem vor allem einen Tipp: „Die Planungen für einen Relaunch des eigenen Internetauftritts sollten frühzeitig und unter Einbeziehung aller relevanten Entscheidungsträger erfolgen. Denn die Erstellung und interne Freigabe eines neuen Designs, Umstrukturierungen des Webauftritts und die Zusammenstellung, welche (externen) Dienste und Webseiten einzubinden sind, nehmen eine erhebliche Zeit in Anspruch.“ Im Rahmen der Umsetzung rät Thiem kommunalen Verantwortlichen außerdem dazu, regelmäßige Jours fixes zur Evaluierung der bisherigen Fortschritte und zur Besprechung von Testergebnissen zu nutzen, um eventuelle Änderungswünsche frühzeitig einarbeiten zu können: „Damit wird sowohl dem Auftragnehmer als auch dem Auftraggeber unnötiger Aufwand erspart.“
Wuppertal: KI übersetzt Internetseiten
[03.12.2024] Die Internetseiten der Stadt Wuppertal werden mittels Künstlicher Intelligenz in 16 Sprachen übersetzt. Zum Einsatz kommt hierfür das Programm DeepL. mehr...
Portale: Witten rekordverdächtig
[29.11.2024] Gemeinsam mit dem Unternehmen Nolis hat die Stadt Witten in Rekordzeit ein neues Kommunalportal auf die Beine gestellt. Bereits beim Go-live konnte die Kommune 40 Onlinedienstleistungen anbieten. Was waren die Erfolgsfaktoren? mehr...
Bochum App: Erfolgreiches erstes Jahr
[25.11.2024] Die Bochum App steht seit einem Jahr als smarter Alltagsbegleiter zur Verfügung. Besonders beliebt sind der Abfall- und der Veranstaltungskalender, der Mängelmelder oder die Möglichkeit, Verwaltungsservices über das Smartphone zu nutzen. Die App soll fortlaufend weiterentwickelt werden. mehr...
Stuttgart: Barrierefreier Stadtführer sucht Unterstützung
[22.11.2024] Stuttgart hat einen barrierefreien Online-Stadtführer, der mobilitätseingeschränkten Menschen Informationen zur Zugänglichkeit öffentlicher Einrichtungen bietet. Jetzt werden Helferinnen und Helfer gesucht, um die Daten aktuell zu halten. mehr...
Halle (Saale): Neues Kitaportal gestartet
[19.11.2024] Ein neues Kitaportal hat jetzt die Stadt Halle (Saale) freigeschaltet. Über die Plattform können Familien ihre Bedarfsmeldungen online einreichen und werden über den Stand des Vergabeprozesses auf dem Laufenden gehalten. mehr...
Darmstadt: Neue Website ist online
[13.11.2024] Darmstadts Website zeigt sich nach Relaunch im modernen Design. Optimiert für Smartphones und mit verbesserter Benutzerführung soll der neue Auftritt schnellen Zugang zu städtischen Informationen bieten. 90 Prozent der Inhalte sind bereits verfügbar. mehr...
Emmerich am Rhein: Neue Stadt-App verfügbar
[07.11.2024] Die Stadt Emmerich am Rhein hat in Zusammenarbeit mit den Stadtwerken Emmerich und der Wirtschaftsförderungs- und Marketinggesellschaft eine umfassende Stadt-App entwickelt. Sie ist ab sofort kostenlos für iOS und Android verfügbar. mehr...
AKDB: Bürgerdienste gezielt optimieren
[07.11.2024] Die AKDB-Plattform FRED unterstützt Kommunen bei der Digitalisierung: Mit Dashboards und Nutzerfeedback ermöglicht sie eine bessere Verwaltung und steigert die Nutzung digitaler Angebote. Ziel ist eine bürgerfreundliche, durchgängig digitale Verwaltung. mehr...
Frankfurt am Main: Modernes Betreuungsplatz-Portal
[05.11.2024] Ihr Portal zur Vergabe von Kita-Betreuungsplätzen modernisiert die Stadt Frankfurt am Main. Die IT-Dienstleister ekom21 und Lecos betreuen die Neuentwicklung, die im Dezember nutzerfreundlicher und mobiloptimiert starten soll. mehr...
Soest: Mit App auf virtueller Stadttour
[01.11.2024] Um Touristen und Einwohnern eine innovative und interaktive Möglichkeit zu bieten, die Geschichte der Stadt Soest zu erleben, wurde von der Firma EVOspark die SoesTour-App entwickelt. Mithilfe von Augmented Reality (AR) werden dabei historische Gebäude und Orte virtuell wieder zum Leben erweckt. mehr...
Karlsruhe: Vielsprachiger Webauftritt
[31.10.2024] Der Webauftritt der Stadt Karlsruhe ist künftig in zehn weiteren Sprachen verfügbar. Die rund 7.000 Seiten werden dabei KI-basiert in Echtzeit übersetzt. mehr...
Münster: Plattform für die Pflegedienst-Suche
[17.10.2024] Um auf den demografischen Wandel und den steigenden Bedarf an Pflegeleistungen zu reagieren, hat die Stadt Münster eine Onlineplattform zur Suche nach einem passenden Pflegedienst entwickelt. Über den Marktplatz können zahlreiche – dort registrierte – Pflegedienste gleichzeitig erreicht werden. mehr...
d.velop: Beteiligung an optiGov
[17.10.2024] Mit der Beteiligung an der Firma optiGov kann das Unternehmen d.velop künftig eine ganzheitliche Digitalisierungslösung anbieten – von der Authentifizierung über die interne Abwicklung in den Fachbereichen bis hin zur rechtlich konformen Zustellung von Dokumenten. mehr...
Hamburg: Kampagne „Digital für dich“ gestartet
[15.10.2024] Unter dem Motto „Digital für dich“ hat die Freie und Hansestadt Hamburg eine Marketingkampagne gestartet, um auf ihre digitalen Services aufmerksam zu machen. mehr...