Kreis BayreuthRelaunch gut geplant

Weil der in die Jahre gekommene Internetauftritt des Landkreises Bayreuth kaum noch mit aktuellen technologischen Entwicklungen Schritt halten konnte – so waren etwa die Einhaltung der Barrierefreiheit, ein responsives Design oder die Optimierung auf mobile Endgeräte nur bedingt möglich –, entschloss sich die Kreisverwaltung für eine grundlegende Neugestaltung. Neben elementaren Aspekten wie Navigation, Bedienbarkeit, Suchfunktion oder Responsive Design, denen das neue Content-Management-System (CMS) genügen sollte, legte der Landkreis bei seiner Suche auch Wert auf eine transparente Darstellung des angebotenen CMS mit den geforderten Zusatztools und den damit entstehenden Kosten. Eine weitere wichtige Anforderung: Das neue CMS sollte eine möglichst nahtlose und reibungslose Integration der mit der Software Formcycle des Anbieters XIMA Media erstellten Formulare erlauben. 

Der Formularbaukasten Formcycle kommt im Kreis Bayreuth seit dem Jahr 2010 zum Einsatz; zum Teil werden damit auch mehrstufige interne Genehmigungsverfahren über verschiedene Hierarchien abgebildet. „Der Landkreis Bayreuth war einer der ersten Kunden in Bayern, der die Formularsoftware der Firma XIMA erfolgreich eingesetzt hat“, erläutert Roland Thiem, stellvertretender Leiter des Bereichs Informations- und Kommunikationstechnik im Landrats­amt Bayreuth. „Wir waren somit mehr oder weniger Wegbereiter für den erfolgreichen großflächigen Einsatz im Freistaat.“

Open-Source-Lösung machte das Rennen

Der Landkreis Bayreuth nutzt Formcycle, um digitale Verwaltungsdienstleistungen auch für solche Bereiche anbieten zu können, in denen keine fertigen Produkte zur Verfügung stehen und bei denen die Anzahl der Einreichungen zum Teil unter 100 Anträgen pro Jahr liegt. Hier können mittels des Formularbaukastens entsprechende Nischenlösungen entwickelt werden. Darüber hinaus wird die Lösung für eine Vielzahl von internen Meldungen und Anträgen verwendet. 

Nach einer produktneutralen Suche für das neue CMS entschied sich die Kreisverwaltung schließlich für das Open-Source-basierte Redaktionssystem TYPO3. Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung spielten die große Community und der damit verbundene Support. Auch die Möglichkeit, Webseiten auf Basis des aktuellen Designs klonen zu können und das Multi-Domain-Konzept waren für den Landkreis relevante Kriterien. Ferner ist die Abhängigkeit von einem Dienstleister bei einem TYPO3-Redaktionssystem nur bedingt gegeben. 

„Durch den Einsatz der Open-Source-Software entstehen dem Landkreis auch kaum Kosten. Kostenpflichtig sind lediglich die Implementierung und die projektspezifische Integration einer Weiterentwicklung in das vorhandene CMS. Und das in der Anwendung bereitgestellte Redakteurshandbuch erlaubt uns ein schnelles und unkompliziertes Onboarding für neue Mitarbeitende. Single-Sign-On und die grobe Berechtigungssteuerung über Gruppen im Active Directory runden das Anwendungsspektrum ab“, nennt Roland Thiem weitere Vorteile des Systems. Die automatische Suchmaschinenoptimierung des gesamten Auftritts unterstütze die Redakteure zudem bei der Optimierung der Webinhalte.

Benutzerfreundlich in der Anwendung

Ein besonderes Augenmerk legte der Kreis Bayreuth außerdem auf die Migration und Anbindung von externen Inhalten, wie zum Beispiel des Abfuhrkalenders, des Dienstleistungs- oder Telefonverzeichnisses oder des regionalen Veranstaltungskalenders, dessen Inhalte nun automatisiert in die Website des Kreises eingeblendet werden können. 

Den Auftrag für den Relaunch vergab das Landratsamt an die Firma XIMA. Innerhalb von rund sechs Monaten konnte diese den neuen Onlineauftritt des Kreises Bayreuth realisieren – und ist künftig auch für die technische Überwachung und die Wartung der Server zuständig. „Gerade die Einführung neuer Webserver stellt im Hinblick auf Performance, Sicherheit und Stabilität besondere Herausforderungen an die IT-Abteilung“, weist Roland Thiem auf technische Herausforderungen des Relaunchvorhabens hin. Seien Probleme aufgetreten, hätten diese aber stets schnell und auf kurzen Wegen zwischen den IT-Ansprechpartnern im Landratsamt und der Firma XIMA gelöst werden können. 

Die direkte Integration der Formcycle-Formulare in die neue Web­site habe erheblich dazu beigetragen, die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern, meint Roland Thiem: „Insbesondere das schnelle Hinzufügen von Formularen mit einem Klick ist sehr benutzerfreundlich für die CMS-Redakteure. Im bisher verwendeten CMS mussten die notwendigen Links und die Veröffentlichungseinstellungen direkt übertragen werden. Dieser Schritt entfällt nun vollends. Die direkte Einbindung der Formulare fügt sich nahtlos in das Design des Webauftritts ein und signalisiert den Bürgerinnen und Bürgern, dass sie sich weiterhin auf den Servern des Landkreises befinden. Dadurch entsteht eine einheitliche Benutzeroberfläche und alle Interaktionen finden im Kontext der Website statt.“ Der Landkreis Bayreuth verspricht sich davon eine weiter steigende Akzeptanz für seine digitalen Angebote. 

Frühzeitige Planung und Jours fixes

Ein wesentlicher Vorteil der direkten Verknüpfung der Homepage mit dem Formular- und Prozessmanagementsystem Formcycle ist nach Angaben von Roland Thiem zudem die Ende-zu-Ende-Digitalisierung, die das Landratsamt Bayreuth insbesondere im internen Bereich nutzt. Prozesse zur Mitzeichnung, Genehmigung und die anschließende Ablage in einer digitalen Akte werden vollautomatisiert durchgeführt. Dabei werden bei in Formcycle getroffenen elektronischen Entscheidungen auch automatisiert Vorgesetzte oder andere hausinterne Stellen zum Beispiel zur Kenntnisnahme informiert. Arbeitsprozesse lassen sich bequem über die vorhandene Benutzeroberfläche per Drag-and-drop konfigurieren. Dabei können verschiedene Workflow-Wege automatisiert abgearbeitet oder Word- und PDF-Dokumente automatisch generiert werden. Sobald Fehler im Workflow auftreten, besteht die Möglichkeit, Personen automatisiert zu informieren.

Für Kommunen, die ebenfalls vor der Herausforderung eines umfassenden Relaunchs ihres Onlineauftritts stehen, hat Roland Thiem vor allem einen Tipp: „Die Planungen für einen Relaunch des eigenen Internetauftritts sollten frühzeitig und unter Einbeziehung aller relevanten Entscheidungs­träger erfolgen. Denn die Erstellung und interne Freigabe eines neuen Designs, Umstrukturierungen des Webauftritts und die Zusammenstellung, welche (externen) Dienste und Webseiten einzubinden sind, nehmen eine erhebliche Zeit in Anspruch.“ Im Rahmen der Umsetzung rät Thiem kommunalen Verantwortlichen außerdem dazu, regelmäßige Jours fixes zur Evaluierung der bisherigen Fortschritte und zur Besprechung von Testergebnissen zu nutzen, um eventuelle Änderungswünsche frühzeitig einarbeiten zu können: „Damit wird sowohl dem Auftragnehmer als auch dem Auftraggeber unnötiger Aufwand erspart.“