ekom21Service auf Augenhöhe

Die Rolle und das Selbstverständnis des kommunalen IT-Dienstleisters ekom21 haben sich im Laufe der Jahrzehnte stets weiterentwickelt – mit den komplexer werdenden Themen in immer rasanterem Tempo. Einst schlossen sich die hessischen Kommunalen Gebietsrechenzentren zusammen und haben dafür gesorgt, dass die automatisierte Datenverarbeitung auch in kleinen Kommunen Einzug gehalten hat. Der Betrieb und die Anforderungen an Produkte sowie Dienstleistungen wuchsen, sodass die ekom21 heute eines der größten BSI-zertifizierten kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmen in Deutschland und für hessische Verwaltungen der zen­trale Full-Service-Dienstleister ist.

Zu den 540 Mitgliedern in Hessen und weiteren Kunden bundesweit gehören rund 29.000 Endanwender aus Kommunalverwaltungen und anderen öffentlichen Einrichtungen. Als kommunaler Zweckverband sind die Mitglieder de facto Eigentümer der ekom21 und bestimmen die Geschicke in verschiedenen Gremien, wie der Verbandsversammlung, mit. Der Community-Gedanke ist schon seit der Gründung im Jahr 1970 die Basis einer gemeinschaftlichen Zusammenarbeit. Um gegenwärtige Herausforderungen zu meistern, hat ekom21 diesen Gedanken gerade in den vergangenen zwei Jahren gestärkt – so können mit den Mitgliedern die Anforderungen der Kunden zielgerichtet erfüllt werden.

Fachverfahren auf dem aktuellen Stand

Zu den Aufgaben gehört beispielsweise die Bereitstellung und Weiterentwicklung von Fachverfahren. Neben der Beratung, der Schulung von Anwendern und dem dazugehörigen Support beschäftigt sich die ekom21 auch mit relevanten Gesetzesänderungen. Durch regelmäßige Anpassungen werden die Fachverfahren auf dem aktuellen Stand gehalten. Bei neuen Gesetzesvorhaben bringen sich die hessischen IT-Profis in Arbeitskreisen auf Landes- und Bundesebene mit ihrer Expertise ein. So beschäftigt sich die ekom21 mit aktuellen Themen und Herausforderungen, wie der Verordnung der Europäischen Union zur Regulierung von Künstlicher Intelligenz (AI Act) oder den Überlegungen auf Bundesebene zur Digitalisierung, Zentralisierung und Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur.

Anspruch der ekom21 ist es, nicht nur als Einkäufer für Kunden am Markt tätig zu sein und Produkte ausschreibungsfrei weiterzugeben, sondern die nächsten Schritte auf Augenhöhe mit den Kunden zu gehen und durch stetige Beratung zur Effizienz der Kommunen beizutragen. Die hessischen IT-Experten bieten ihren Mitgliedern und Kunden hierfür ein umfassendes Portfolio an Produkten sowie Dienstleistungen, das zur Verwaltungsmodernisierung und Entlastung der Mitarbeitenden in den Behörden beiträgt.

Modernisierung und Entlastung in einem

Produkte müssen sich verzahnen und positive Ergebnisse erzielen können. Ein aktuelles Beispiel aus der Praxis ist eine kommunale App, die durch das Contentmanagementsystem cms21 bestückt werden kann. In der App werden nicht nur Onlineservices angeboten, sondern auch allgemeine Bürgerdienste, wie Mängelmelder, Abfallkalender, Event- und Terminkalender sowie Jobangebote aus der Region. Vereine können beispielsweise Marktplätze errichten und sich mit ihren Mitgliedern intern austauschen oder auch Interessenten aktiv mit ihrem Programm ansprechen. Das Besondere an der kommunalen App ist, dass in Verbindung mit dem Redaktionssystem cms21 kein doppelter Pflegeaufwand anfällt. Homepage und App werden durch ein System verwaltet und gesteuert.

Durch Künstliche Intelligenz (KI) und Automationslösungen können Kommunen Zeit sparen und ihre Fachkräfte können sich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren. Die ekom21 baut derartige Lösungen gezielt in bestehende Fachverfahren ein und bietet hierfür auch Dienstleistungen an. Seit mehr als einem Jahr können Kommunen das Produkt EMMA als Lizenz über den IT-Dienstleister erwerben.

Mit EMMA Zeit gewinnen

EMMA ist eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), die mittels Sehen und Hören in einem festgelegten Schema sich wiederholende Aufgaben erledigen kann. Werden im Controlling beispielsweise noch eingescannte Rechnungen manuell in die E-Akte oder Ordnerablagen verschoben, kann dies mittels eines EMMA-Prozesses automatisch eingeordnet werden, was einen immensen Zeitgewinn darstellt. Der nächste Schritt des Produktmanagements ist auch hier, eine Community an Kommunen aufzubauen, die gemeinsam Prozesse designt und dabei vom hessischen IT-Dienstleister unter anderem mit Schulungen und Consultingleistungen weiter unterstützt wird.

Diesen Gedanken greift die ekom21 auf, indem sie den Digital Knowledge Hub zur Verfügung stellt. Hierbei handelt es sich um eine Initiative für mehr Wissen, Gemeinschaft, Innovation und Transformation – mit dem Ziel, Beteiligung auf allen Ebenen zu fördern. Im Fokus stehen die vier Kernbereiche Campus, Community, Creation und Change.

Relevante Daten nutzbar machen

Campus steht für das umfangreiche Schulungsangebot der ekom21. Unter Community können die Mitglieder und Kunden ein kommunales Netzwerk zum gemeinsamen Austausch nutzen. Creation fördert die Weiterentwicklung von kommunalen Produkten und Lösungen. Mit Change begleitet der IT-Dienstleister seine Kunden aktiv auf dem Weg der digitalen Transformation. Ziel von allem ist, Wissen, Erfahrungswerte und Zukunftsvisionen der kommunalen Gemeinschaft gemeinsam begreif- und erlebbar zu machen – als Blaupause für alle Arbeitsprozesse.

Wissen nutzbar zu machen, ist ohnehin ein großes Ziel, dem sich die ekom21 nicht nur im Umfeld von Smart City/Smart Region verpflichtet fühlt. Seit Jahren setzt das Unternehmen auf das Datencockpit cosma21, um verschiedene Daten für Endnutzer sichtbar zu machen. Dadurch werden Datensilos von bestehenden Fachverfahren aufgebrochen. Die Entwicklung von Schnittstellen zu bei ekom21 gehosteten Fachverfahren steht hier im Vordergrund. Ein nicht zu unterschätzender Schritt, damit Informationen ungehindert zwischen Systemen wechseln und genutzt werden können. Aufwand und Kosten dafür werden oft kritisiert – sind aber unerlässlich, um Smart City/Smart Region effizient und vor allem realitätsgetreu zu nutzen. Nur wenn eine Kommune in der Lage ist, relevante Daten zu verwerten, kann sie Resilienz aufbauen und sich gegen Bedrohungen von außen wappnen. Gleichzeitig kann sie so das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger gezielter ausbauen.

Die Datenplattform cosma21 bietet Kommunen eine Vielzahl von Anwendungsfällen: Hochwasserwarnung und -vorhersage, effizientes Energiemanagement zur Optimierung des Energieverbrauchs in öffentlichen Gebäuden, Smart Parking mit Echtzeitinformationen über freie Parkplätze, umweltfreundliche Beleuchtung mit intelligenten Straßenlaternen, Hitzeinseln mit Echtzeittemperaturen oder effizientes Abfallmanagement. Das cosma21-Cockpit wurde konsequent weiterentwickelt, um den steigenden Anforderungen der Verwaltungen gerecht zu werden. Aktuell stehen die erweiterten Möglichkeiten zur Individualisierung und Konfiguration im Fokus.

Schulungskonzept für Digitalisierungsbeauftragte

Ein weiterer Bereich, in dem ekom21 Kommunen unterstützt, sind Neueinstellungen von Personen, die fachfremd in die Behörde kommen und ein effektives Onboarding für Digitalisierungsfragen benötigen. Hier bietet die ekom21 seit diesem Jahr ein neues Schulungskonzept an. Denn in der Praxis zeigte sich, dass die Digitalisierungsbeauftragten in Hessen häufig vor großen Herausforderungen stehen. Meist ist ihre Rolle unklar definiert und es fehlen konkrete Handlungsleitlinien. Während Digitalisierungsbeauftragte in kleineren Kommunen mit begrenzten Ressourcen und vielfältigen Aufgaben umgehen müssen, sind sie in größeren Verwaltungen mit einer Komplexität durch zahlreiche Beteiligte konfrontiert.

Daher hat ekom21 ein Onboarding-Programm speziell für Digitalisierungsbeauftragte ins Leben gerufen – mit dem Ziel, diese Rolle zu schärfen. Interessierte werden dort abgeholt, wo sie stehen und es wird Hilfe zur Selbsthilfe vermittelt. Teil dieses Angebots sind Community-Workshops. Hier konzentriert sich der IT-Dienstleister darauf, die Bedarfe seiner Kunden zu ermitteln und eine gezielte Unterstützung anzubieten. Im zweiten Schritt geht der Digi-Hub genau die Themen an, die in den Community-Workshops erarbeitet wurden und stellt quasi ein Verteilzentrum für Wissen in Form von Seminaren dar. Letztendlich bietet das One-on-One eine individuelle Beratung, bei der die Anforderungen vor Ort in der Kommune untersucht und Lösungsansätze entwickelt werden.

Mit Hessen eng verbunden

Die ekom21 greift bei all ihren Entwicklungen und Bestrebungen auf ein weitreichendes Netzwerk von Lieferanten und Partnern zurück. Besonders eng ist die Verbindung mit dem Land Hessen und den hessischen kommunalen Spitzenverbänden, beispielsweise bei dem Kommunalen Dienstleistungszentrum Cybersicherheit (KDLZ-CS), das Teil der ekom21 ist und 2016 vom Land Hessen sowie den Spitzenverbänden ins Leben gerufen wurde. Mit dem „Aktionsprogramm Kommunale Cybersicherheit“ unterstützt das Land jährlich das Gemeinschaftsprojekt mit 1,5 Millionen Euro, um hessische Kommunen in ihrer Cyber- und IT-Sicherheit zu stärken.

Das KDLZ-CS bietet individuelle Beratungsleistungen rund um den BSI-Standard 200-4 sowie Workshops im Business Continuity Management durch zertifizierte Expertinnen und Experten der ekom21. Auch die Finanzierung der Digitalisierungsplattform civento durch das Land Hessen gehört dazu. Die Softwarelösung ist die maßgebliche technologische Basis zur Digitalisierung von Prozessen in hessischen Kommunalverwaltungen und bietet allen Kommunen die Möglichkeit, eingehende Anträge in einem durchgängigen elektronischen Prozess zu bearbeiten.

Die Entwicklungen im Informations- und Kommunikationssektor sind rasend schnell und die Zyklen werden immer kürzer. Die ekom21 begleitet die kommunale IT schon seit 55 Jahren und passt sich an neue Begebenheiten und Trends an, um ihren Mitgliedern und Kunden auch künftig mit passender Beratung und Lösungen zur Seite zu stehen.