JugendhilfeTransparente Fälle

Es geht um Familien in finanzieller Not, um Missbrauch, um häusliche Gewalt. Und um Kinder, die Pflegeeltern brauchen. Immer wenn Kindeswohl auf dem Spiel steht, wird das Jugendamt aktiv. Mit sozialpädagogischer Unterstützung, mit Fortbildungs- oder Freizeitangeboten – und mit Geld. Kein Wunder, dass Jugendämter so viele Bereiche und Mitarbeiter haben. Im Saarland gibt es sechs Jugendämter, die Zahl der Kindeswohlgefährdungen im Jahr 2018 ist gestiegen, trotz gesunkener Geburtenrate. Und so fällt immer mehr Arbeit an.
Im Kreisjugendamt Saarlouis ist diese auf fünf Bereiche verteilt, mit insgesamt 95 Mitarbeitern. „Der größte Bereich war und ist der Allgemeine Soziale Dienst“, sagt Hans-Ludwig Kiefer, stellvertretender Jugendamtsleiter. Der zweitgrößte Bereich ist die Leistungsabteilung, die finanzielle Aspekte regelt: Beiträge für Kindertagesstätten, betreutes Wohnen, Heime. Und Beiträge für außerschulische Jugendarbeit, also für Fortbildung, Freizeiten, kulturelle Angebote.

Internes Fach-Controlling

„Auch die Kosten sind gestiegen. Das ist zum einen ein bundesweiter Trend, zum anderen hat es mit der Ankunft minderjähriger, unbegleiteter Flüchtlinge zu tun“, sagt Kiefer. Nach eingehender Prüfung durch einen externen Beratungsdienstleister stand fest: Es musste ein internes Fach-Controlling eingerichtet werden, das für die Prüfung und Verbesserung der Arbeits- und Organisationsabläufe im Jugendamt zuständig war. Und man wollte die Sozialarbeit messbar machen.
Das neue Fach-Controlling formulierte eine Handlungsempfehlung: „Wir mussten Abläufe neu denken, verschlanken, und vor allem die Arbeit im Allgemeinen Sozialen Dienst und in der Jugendgerichtshilfe digitalisieren. Bisher wurde dort nämlich alles händisch erfasst und in Excellisten gespeichert. Das war nicht mehr zeitgemäß. So sah der eine Sachbearbeiter die Daten nicht, die sein Kollege erfasst und auf seinem Computer gespeichert hatte. Das führte zu Verzögerungen und Mehrarbeit.“

Direkt aus dem Programm heraus

Die Frage war: Wie sollte es weitergehen? Welche Software sollte zum Einsatz kommen? „In den Bereichen Unterhaltsvorschuss, Beistandschaften sowie in der Leistungsabteilung hatten wir bis dato OK.JUG genutzt“, erinnert sich Kiefer. „Und wir waren mit der Betreuung zufrieden. Als wir hörten, dass die AKDB die Software OK.JUG allmählich durch die neue SYNERGO-Software OK.JUS ersetzt, haben wir uns für diesen Wechsel entschieden. Erst einmal im Allgemeinen Sozialen Dienst, in der Jugendgerichtshilfe und in der Leistungsabteilung.“
Was Kiefer dabei besonders über­zeugte, war die neue, zeitsparende Art, Fälle in der Software abzubilden und zu bearbeiten. „Die unterschiedlichen Bereiche sind komplett integriert und miteinander verzahnt: Wenn der Sozialarbeiter im Allgemeinen Sozialen Dienst ein Leistungspaket erstellt mit allen Daten zum Fall, dann kann er gleich Dokumente erstellen, hinterlegen und das Paket an die Leistungsabteilung weiterleiten. Direkt aus dem Programm heraus.“

Verschiedene Abteilungen vernetzen

Oft kommt es vor, dass ein Fall, der in der Jugendgerichtshilfe angesiedelt ist, Berührungspunkte mit dem Allgemeinen Sozialen Dienst hat. Etwa wenn ein straffälliger Jugendlicher gleichzeitig Erziehungshilfen bezieht oder in einem Heim untergebracht ist. Beide Abteilungen haben dann Einblick in den Fall.
Der stellvertretende Jugendamtsleiter erläutert: „Außerdem vermeiden wir so, dass finanzielle Mittel an Personen fließen, die keinen Anspruch mehr darauf haben. Zum Beispiel, wenn ein Jugendlicher, der bei einem Elternteil lebte, irgendwann in einem Heim untergebracht wird. Dann erlischt nämlich sein Anspruch auf Unterhaltsvorschuss. Heute kann der Sachbearbeiter der Leistungsabteilung das ganz leicht ermitteln.“
Nachdem die Entscheidung für OK.JUS Ende 2017 gefallen war, fand im April 2018 eine Kick-off-Veranstaltung statt, bei der die Vorgehensweise definiert wurde. Das Jugendamt richtete eine halbe Systemadministrator-Stelle ein. Ab jetzt sollte Michael Theobald, der in der Leistungsabteilung arbeitete, den Migrations- und Installationsprozess federführend begleiten. „Es gab zuerst Workshops, in denen Kernprozesse definiert wurden“, erinnert sich Theobald. „Die sind ja von Jugendamt zu Jugendamt etwas unterschiedlich. Diese Prozesse wurden in der Software umgesetzt. Dann wurde eine Beta-Testung durchgeführt und erst dann die Mitarbeiter durch die AKDB-Tochter kommIT geschult. Anschließend pflegten die Mitarbeiter aus den Fachgebieten die Falldaten ins System ein.“ Die Ergebnisse wurden in einer Fach-Controlling-Gruppe diskutiert, evaluiert und bei Bedarf angepasst.

Geschwisterregelung bald abbildbar

Viele Daten mussten neu eingepflegt werden, da die Sozialen Dienste bis dato keine digitale Unterstützung nutzten. Lediglich bei der Übernahme der Kita- und Ganztagsschulbeiträge erfolgte eine Migration der in OK.JUG vorliegenden Stammdaten. „Dann erst ging es in den Echtbetrieb“, erklärt Michael Theobald. Die ersten Auszahlungen an die Bürger fanden Anfang 2019 statt, dem offiziellen Startschuss für OK.JUS. Das Fazit ein Dreivierteljahr später: „Wir freuen uns über die Gesamtperformance von OK.JUS“, sagt Theobald. „Hier und da muss noch angepasst werden, besonders an einigen Schnittstellen und bei der Massenverarbeitung. Aber daran arbeiten wir zusammen mit der AKDB und der kommIT. Auch neue Regelungen, wie die Geschwisterregelung, werden bald in OK.JUS abgebildet. Unsere Dienstleister haben uns nie allein gelassen mit unseren Fragen oder Problemen.“

Sozialarbeit wird messbarer

Jetzt geht es zügig weiter: Im Januar 2020 mit den Administratorenschulungen für Amtsvormundschaften und Beistandschaften, ab Mitte 2020 mit dem Bereich Unterhaltsvorschuss. Hans-Ludwig Kiefer freut sich ganz besonders, dass Sozialarbeit durch OK.JUS endlich messbar geworden ist. Die Fallzahlen, die jährlich an das Statistische Landesamt gemeldet werden müssen, erstellt das Jugendamt jetzt einfach aus der Software heraus. Aktuell steht noch der Aufbau der Controlling-Plattform CAP aus, hier verspricht sich der Landkreis erweiterte Auswertungsmöglichkeiten, die sowohl in der Personalbemessung wie auch in der Haushaltsplanung notwendig sind. Für die Amtsleitung ist es so viel leichter, Entscheidungen zu treffen und für die Zukunft zu planen.