FachverfahrenVerknüpfung bringt’s

Der Anspruch von Bürgern und Gewerbetreibenden an ein Bürgerbüro beinhaltet heutzutage, möglichst alle Amtsgeschäfte an einer Stelle in der Verwaltung erledigen zu können. Die fachübergreifende Abwicklung von Verwaltungsvorgängen erfordert aber nicht nur entsprechend ausgebildetes Personal. Auch die Werkzeuge, die kommunalen Fachanwendungen, müssen diesen Anforderungen Rechnung tragen und in der Lage sein, medienbruchfrei und interdisziplinär zu arbeiten.

Aus der Praxis

Am Beispiel einer Gewerbeanmeldung können die fachbereichsübergreifenden Aufgaben im Bürgerbüro beschrieben werden: Eine Familie, die in ihr neues Haus gezogen ist, kommt ins Bürgerbüro und möchte sich am neuen Wohnort anmelden. Zudem plant die Frau in den Erdgeschossräumlichkeiten des Hauses ein eigenes Kosmetikstudio zu eröffnen. Dieses geplante Gewerbe muss ebenfalls angezeigt werden. Mit der passenden Fachanwendung für das Einwohnermeldewesen kann die Anmeldung sofort beginnen. Um diese abzuschließen, bittet eine Sachbearbeiterin die Frau um ihren Personalausweis. Sie stellt fest, dass dieser bald abläuft. Nach dem entsprechenden Hinweis beantragt die Frau sofort einen neuen. Die Gebühr für den neuen Personalausweis (nPA) wird direkt an das integrierte Kassenverfahren übergeben. Dort öffnet sich ein neuer Warenkorb und die Leistung wird hinzugefügt. Die Anmeldung im Einwohnermeldewesen führt zu einem neuen Adresseintrag innerhalb des verwaltungsinternen Adressdienstes. Aufgabe dieses zentralen Dienstes ist es, sicherzustellen, dass auch andere Fachanwendungen jederzeit auf aktuelle Anschriften der Einwohner zugreifen können.
Nach Abschluss der Anmeldung und dem Beantragen des nPA soll das Kosmetikstudio angemeldet werden. Auf Nachfrage, ob zusätzliche Unterlagen notwendig sind, gibt die Sachbearbeiterin die Auskunft, dass ein Kosmetikstudio zwar anmelde- und anzeigepflichtig ist, bis auf den Personalausweis und eine Handwerkskarte jedoch keine speziellen Unterlagen notwendig seien. Die Anmeldung kann sofort erfolgen. Sie wird gemeinsam in der Fachanwendung zum Gewerbewesen vorgenommen. Angaben wie etwa die Anschrift können aus dem zentralen Adressdienst übernommen werden und müssen nicht neu erfasst werden. Weitere Daten wie zum Beispiel Rechtsform, Name des Unternehmens, Tätigkeitsschlüssel, Gegenstand des Gewerbes und Betriebsstätte werden nach und nach befüllt. Abschließend wird für das Gewerbe ein eigener Eintrag im zentralen Adressdienst erzeugt. Dies ermöglicht unter anderem die Nutzung dieser Adressdaten bei der Veranlagung der Gewerbesteuer. Die Anmeldung ist ebenfalls mit einer entsprechenden Verwaltungsgebühr belegt. Über das integrierte Kassenverfahren wird diese dem bestehenden Warenkorb als weitere Leistung hinzugefügt. Der Gewerbetreibenden wird eine Empfangsbescheinigung ausgehändigt.
Die Übermittlung der Gewerbemeldung nach §14 Gewerbeordnung an Empfänger wie das Statistische Landesamt, Landratsamt, Finanzamt, IHK, Handwerkskammer und die Bundesagentur für Arbeit erfolgt zum größten Teil elektronisch über die Datenübermittlungsformate DatML/RAW und in Bayern per GEWAN. Voraussetzung ist, dass die empfangsberechtigte Stelle die Daten elektronisch in diesem Format empfangen kann.
Nach Abschluss der verschiedenen Prozesse wird der gesamte Warenkorb in Rechnung gestellt. Die Familie kann nun wählen, ob sie die erhaltenen Leistungen bar oder mit Karte bezahlt. Entscheidet sie sich für die Zahlung mit Karte, wird die Transaktion über ein angeschlossenes Terminal direkt durchgeführt. Der Kassenvorgang führt anschließend automatisch zu einer entsprechenden Soll/Ist-Buchung im Finanzverfahren der Verwaltung. Nachdem die Familie alle gewünschten Leistungen innerhalb kürzester Zeit im Bürgerbüro erhalten hat, müssen durch die Sachbearbeiterin noch Folgetätigkeiten im Gewerbewesen erfolgen. Über die integrierte Vorgangsverwaltung wird sie durch diese Schritt für Schritt geführt. Sie muss Mitteilungen innerhalb der Verwaltung sowohl an das Steueramt zur künftigen Veranlagung der Gewerbesteuer als auch an den Bürgermeister für ein offizielles Begrüßungsschreiben als neue Gewerbetreibende senden. Hat der Gewerbetreibende sein Einverständnis gegeben, übermittelt sie die Adresse zusätzlich an den örtlichen Gewerbeverein.

Übergreifende Unterstützung

Die Betrachtung des gesamten Vorgangs verdeutlicht die starke Verknüpfung der zahlreichen Verwaltungsprozesse. Insbesondere der Prozess der Gewerbeanmeldung hat Auswirkungen auf unterschiedliche Bereiche innerhalb der Verwaltung. Die Mitarbeiter in einem Bürgerbüro benötigen somit Werkzeuge, die nicht nur die jeweiligen Fachprozesse abbilden, sondern vor allem die fachübergreifenden Verbindungen unterstützen.