HilleVollstreckungsverfahren optimiert

Mit der digitalen Vollstreckungsakte hat das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) im vergangenen Jahr ein neues Aktenmodul mit Anbindung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) an das Vollstreckungsverfahren avviso realisiert (wir berichteten). Die E-Akte stellt sowohl in avviso als auch über einen verfahrensunabhängigen DMS-Client alle vorgangsrelevanten Dokumente zur Verfügung und erleichtert so die Sachbearbeitung. Diese Lösung nutzt seit Kurzem auch die nordrhein-westfälische Gemeinde Hille. Wie das krz berichtet, mussten die Arbeitsabläufe in der Gemeinde Hille durch die digitale Vollstreckungsakte aber nicht stark umgestellt werden: Lediglich der Arbeitsschritt des Scannens von externem Schriftverkehr sei hinzugekommen, damit dieser ebenfalls in der digitalen Akte enthalten ist. Auch Kundenschreiben, Drittschuldnererklärungen oder Postzustellungsurkunden finden sich nun in avviso und dem DMS wieder. Ein besonderer Vorteil der Lösung ist nach Angaben des krz, dass die Bearbeiter schnell und parallel, auch im Vertretungsfall, Zugriff auf die notwendigen Informationen haben, qualifiziert Auskunft erteilen sowie Vorgänge effizient bearbeiten können. „Neue Technologien können Kommunen dabei helfen, schneller und effektiver zu vollstrecken. Die Mitarbeiter im Außendienst werden entlastet, da sie keine Papierakten mehr mitführen müssen. Durch den avviso.Tourer für einen Tablet-PC können die Touren automatisch am effektivsten geplant werden und es besteht Zugriff auf alle relevanten Daten, inklusive der digitalisierten Akten“, erläutert Timm Mühlenweg vom krz. „Die Mitarbeiter der Vollstreckung müssen sich weniger um Bürokratie kümmern und haben mehr Zeit um das zu tun, wofür sie ausgebildet worden sind.“