E-RechnungJetzt umstellen

Jedes Jahr sind in Deutschland zwischen sechs und sieben Milliarden Rechnungen im Umlauf. Der Anteil elektronischer Rechnungen macht insgesamt zehn Prozent aus. Dabei ist die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für die Gesamtwirtschaft nur eine Frage der Zeit. Insbesondere die öffentliche Verwaltung steht aufgrund der Digitalen Agenda 2020 und einer EU-Richtlinie unter Zugzwang. Bis zum Jahr 2018 sollen die Kommunen komplett auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt haben. So wären also dringend erste Schritte zur Umstellung nötig. Bislang übt sich aber das Gros der Länder und Kommunen in Zurückhaltung. Den Kommunen kommt allerdings im Umstellungsprozess eine besondere Rolle zu, denn alle Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungen der öffentlichen Verwaltung. Eine Umstellung auf E-Invoicing im Public Sector führt demnach unweigerlich auch zu einem Umdenken in der Privatwirtschaft.

Ab 2018 gesetzlich vorgeschrieben

Die Politik hat bereits diverse Richtlinien und Gesetze erlassen, welche die Digitalisierung vorantreiben sollen, etwa die Verordnungen zur Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf Basis des Standards X-Rechnung, die Initiative ZUGFeRD, verschiedene EU-Richtlinien sowie den kürzlich veröffentlichten Gesetzentwurf des Bundesministeriums des Inneren zur elektronischen Rechnung. Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und der für Deutschland vorliegende Gesetzentwurf bilden die wichtigste treibende Kraft für die Umstellung auf elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. Auftraggeber und Vergabestellen werden durch den Beschluss dazu verpflichtet, ihre Prozesse zu digitalisieren. Im Umkehrschluss müssen die teilnehmenden Unternehmen der Privatwirtschaft fortan Rechnungen elektronisch einreichen. In einem ersten Schritt erfolgt die Einführung einer europäischen Norm für elektronische Rechnungen. Des Weiteren soll ein semantisches Datenmodell festgelegt werden. Ab dem Jahr 2018 ist die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse dann gesetzlich vorgeschrieben.
Auf Bundesebene ist die Umstellung durch die Agenda 2020 unter dem Punkt Digitale Verwaltung 2020 explizit geregelt. Die Bundesregierung hat es sich zur Aufgabe gemacht, Deutschland in eine bürgerfreundliche, digitale Zukunft zu führen. Durch das Regierungsprogramm leistet also der öffentliche Sektor seinen Beitrag dazu, auf das langfristige Ziel einzuzahlen: Die Schaffung verbindlicher Standards für eine flächendeckende Digitalisierung der Verwaltungsprozesse in der Gesamtwirtschaft.

Marktdurchdringung noch gering

Als bundesweit größte Rechnungssteller und -empfänger spielen Länder und Kommunen eine wesentliche Rolle im flächendeckenden Umstellungsprozess. 6,5 Milliarden Euro pro Jahr könnten allein die Kommunen in Deutschland mit dem Wechsel von papierbasierten hin zu elektronischen Rechnungsprozessen sparen. Im Jahr 2015 hat das Unternehmen crossinx eine repräsentative Umfrage unter deutschen Kämmerern durchgeführt. Knapp 20 Prozent der befragten Kommunen planten demnach die Einführung von E-Invoicing. Fast drei Viertel der befragten Kommunen sahen allerdings zum Umfragezeitpunkt noch keinerlei Handlungs- oder Planungsbedarf. Angesichts der gesetzlich verpflichtenden Umstellung bis 2018 sind diese Zahlen alarmierend.
Für die aktuell geringe Marktdurchdringung von E-Invoicing gibt es unterschiedliche Gründe. Aufseiten der Kommunen können das Sicherheitsbedenken sein, aber auch die Angst vor den Kosten oder der technischen Machbarkeit der Umstellung. Viele Beteiligte im Public Sector wissen jedoch nicht, dass in der Theorie häufig alle technischen Möglichkeiten für eine funktionierende Zusammenarbeit von Rechnungssteller und -empfänger gegeben sind. Außerdem können sich die Kosten für die Umstellung bereits nach wenigen Monaten amortisiert haben. Die Umstellungszeit auf die elektronische Rechnung beträgt darüber hinaus nur wenige Wochen.
Letztlich scheitert es oft am fehlenden Glauben an die Zuverlässigkeit digitaler Rechnungsprozesse – geht es doch immerhin um äußerst sensible Zahlungsdaten. Bedenken hinsichtlich der Sicherheit oder Zuverlässigkeit der elektronischen Rechnungsverarbeitung kann der richtige Provider leicht ausräumen. Die Datensicherheit ist durch gesetzliche Bestimmungen explizit geregelt. Die Zuverlässigkeit kann der Provider durch verschiedene Absicherungsmechanismen gewährleisten: Gewissenhaft digitalisierte Rechnungsprozesse sind deutlich weniger fehleranfällig und um Längen zuverlässiger als jede manuelle Lösung, die sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt.

Den richtigen Anbieter wählen

Schlussendlich führt für den öffentlichen Sektor kein Weg an der Digitalisierung seiner Rechnungsprozesse vorbei. Im Zuge der Einführung der E-Rechnung gilt es vor allem, bestimmte Kriterien zu beachten, um den richtigen Provider zu finden, der die Umstellung gemeinsam mit der Kommune technisch umsetzt. Ein zentraler Punkt bei der Anbieterwahl sind die nationalen und internationalen steuerrechtlichen Anforderungen, inklusive entsprechender Zertifizierungen. Der Umgang mit den hochsensiblen Zahlungsdaten muss zudem allen Compliance-Richtlinien und Sicherheitsanforderungen entsprechen und die Lösung sollte sich in bestehende Enterprise-Resource-Planning-Systeme oder die Systeme der kommunalen Rechenzentren integrieren lassen.
Für den öffentlichen Sektor in Deutschland gilt es, sich ein Beispiel an den europäischen Nachbarn zu nehmen: Die Schweiz, Österreich oder Skandinavien sind im Bereich der Digitalisierung des öffentlichen Sektors um Längen voraus. Um die Richtlinien und Datenformate möglichst zeitnah und reibungslos umzusetzen, müssen Länder und Kommunen alle nötigen logistischen Voraussetzungen schaffen und sich auf die Suche nach dem passenden E-Rechnungs-Anbieter machen, mit dem sie die Umstellung noch bis zur gesetzlichen Frist realisieren können.